Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата за командировку выплачивается с авансом, как отразить НДФЛ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
Удержание НДФЛ при увольнении
Увольнение – процедура расторжения трудовых отношений между работодателем и сотрудником, которая подразумевает произведение полного расчета с последним и выдачу ему всех необходимых бумаг. Однако окончательная сумма будет включать в себя несколько различных выплат:
- заработную плату за фактически отработанное время со всеми положенными надбавками и премиями;
- пособие, если оно предусмотрено для данного сотрудника;
- компенсацию за неиспользованные дни отпуска.
В соответствии со ст. 178 ТК РФ рассчитывать на получение выходного пособия может сотрудник, увольняемый в связи с ликвидацией предприятия, сокращением штата или его призывом в армию. Кроме того, данная норма распространяется на тех, кто не согласен с переводом на новую должность, а также при невозможности продолжения выполнения трудовых функций по состоянию здоровья.
Согласно ст.84.1 и ст.140 ТК РФ окончательный расчет с увольняемым работником предприятия должен быть произведен в последний его рабочий день. Исключением являются только случаи, когда сотрудник по каким-либо причинам не может явиться для получения денежных средств. Тогда расчет производится на следующий день после поступления от него просьбы о выдаче полагающихся сумм.
Из-за того, что расчет зачастую производится не во время совершения налоговых отчислений, часто возникают вопросы относительно перечисления НДФЛ при увольнении. В указанном выше письме даются подробные разъяснения относительно совершения платежей в данной ситуации.
Основная налоговая ставка, которой облагается в том числе заработная плата граждан, составляет 13%. Однако на величину итоговой суммы отчислений могут влиять различные факторы, в том числе налоговые вычеты. Ярким их примером является вычет на детей. В 2021 году его величина составляет 1400 рулей в месяц на каждого несовершеннолетнего ребенка или учащегося до 24 лет. Но это не значит, что сотрудник будет получать зарплату больше на эту сумму. Вычет используется при расчете НДФЛ. Он представляет собой сумму, не облагаемую налогом. Таким образом, из общей величины заработка работника отнимается налоговый вычет и уже с оставшейся суммы взимаются налоговые отчисления.
Также в НК РФ, а именно ст.217, закреплен перечень доходов, из которых не производятся отчисления НДФЛ. К ним относятся:
- Гос. пособия, выплаты и иные меры соц. защиты, направленные на поддержку финансового состояния граждан, в том числе по безработице и беременности. Начисляются при наличии достаточных оснований в соответствии с нормами действующего законодательства.
- Пенсии, назначенные в установленном порядке.
- Различные виды компенсаций, выплачиваемых из средств ОМС.
- Алиментные перечисления.
- Научные, культурные или образовательные гранты, предоставленные российскими или иностранными организациями для поддержания соответствующих отраслей.
- Отечественные или зарубежные премии за выдающиеся достижения.
- Материальная помощь, выплачиваемая работодателем семьям погибших работников или сотруднику, в связи с кончиной члена семьи.
- Стипендии.
- Доходы от продуктов, выращенных в личных хозяйствах (растения, живность и т.д.).
- Доходы ЛКХ или ЛФХ, приобретенные в данном хозяйстве.
- Наследство в материальной или денежной форме.
- Подарки, за исключением объектов недвижимого имущества, транспортных средств, ценных бумаг, долей, паев.
В общем же порядке с заработной платы уплачивается налог стандартного размера. В соответствии с действующим законодательством, расчет при увольнении НДФЛ, а также его перечисление должно совершаться в том же порядке, что и при выплате ежемесячной заработной платы.
Что делать с НДФЛ, если оплата за командировку выплачивается в аванс?
При заполнении ведомости на выплату аванса, если с авансом выплачивается средний заработок за время командировки, то в Ведомости автоматически заполняется сумма НДФЛ с командировки. НДФЛ с авансов мы не перечисляем. Нужно удалить НДФЛ из ведомости или оставить?
Оплата за период командировки – доход, учитываемый по коду 2000, т.е. относится к оплате труда. Дата получения дохода для него – последний день месяца, следовательно, при выплате командировки в межрасчет или с авансом НДФЛ с сумм оплаты за командировку можно сразу не перечислять.
До ЗУП 3.1.8 в этом случае требовалась ручная корректировка ведомости на выплату. В ЗУП 3.1.8 реализована возможность не удерживать НДФЛ при выплате командировок с авансом, поэтому описанные ниже действия в ЗУП 3.1.8 не требуются!
В ЗУП 3.1.11 появилась возможность управления моментом исчисления и удержания НДФЛ в межрасчетных документах (в т.ч. в документе Командировка), поэтому описанные ниже действия в ЗУП 3.1.11 не требуются!
Решение до ЗУП 3.1.8:
В программе в этом случае НДФЛ из ведомости нужно удалить, иначе будет зарегистрирован удержанный налог со сроком перечисления – следующий после выплаты день.
Способы начисления аванса
Как было уже сказано, четких дат выплаты зарплаты за первую половину месяца нет. То же самое относится и к величине денежной выплаты, а также к способам начисления. Это позволяет предприятию организовать начисление зарплаты по своему усмотрению, но без нарушения законодательства. Кстати, Министерство финансов не рекомендует в аванс включать различного вида премии и бонусы.
Если в законе не предусмотрен порядок денежных расчетов, значит, данные обязательства переходят на локальные акты. В них и требуется установить все детали финансовых отношений между организацией и работником.
Благодаря таким исходным данным 1С получил возможность предусмотреть в программе следующие способы выплаты аванса:
- Расчет за первую половину месяца.
- Фиксированная сумма.
- Процент от тарифа.
В программе условия расчета определяются кадровыми документами. Достаточно правильно заполнить соответствующие карточки под конкретного сотрудника.
Что НК РФ говорит по удержание НДФЛ с аванса и зарплаты
НК обязывает работодателя удерживать НДФЛ из доходов работников при их фактической выплате, а затем перечислять налог в бюджет (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Но датой фактического получения дохода в виде оплаты труда (и аванса, и оставшейся части зарплаты), признается последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ). Следовательно, в последний день месяца должен быть исчислен НДФЛ с полной суммы зарплаты. А удержан налог должен быть при выплате второй части зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Значит, в соответствии с позицией контролирующих органов, НДФЛ с аванса удерживать не надо.
Последнее разъяснение Минфина подтверждает – НДФЛ с аванса удерживать не надо (Письмо Минфина от 11.06.2019 N 21-08-11/42596).
Какие расходы в командировке нужно компенсировать
Согласно ТК РФ, расходы на командировку должен оплачивать работодатель. Это логично, ведь сотрудник отправляется в другой город для выполнения служебного задания. В поездках часто возникают расходы, которых бы не было, если работник продолжал находиться в месте проживания. Вот несколько примеров таких трат:
- оплата проезда;
- аренда жилья в командировке;
- дополнительные расходы из-за проживания вне дома.
Соответственно, компания должна компенсировать работнику затраты на проезд и проживание, а также выплачивать суточные, чтобы он мог покрывать дополнительные расходы.
Все это, помимо выплаты, собственно, среднего заработка – сотрудник не может оставаться без зарплаты в поездке.
Отражение аванса в форме 6-НДФЛ
В новой форме отчета 6-НДФЛ отражение аванса не предусмотрено правилами заполнения. Суммы заработка по итогам месяца указываются во 2 разделе формы с указанием даты выплаты дохода персоналу. Все расчеты вносятся в отчет общей суммой. Срок оплаты НДФЛ в отчете должен соответствовать номам налогового законодательства.
Если доход работникам выплачивался только в первой части месяца (в качестве аванса), то сумма выплаты признается доходом в части оплаты труда на последний день месяца, за который осуществляется расчет. Величину НДФЛ, который исчислен с дохода, но не удержан т.к. с аванса налог не удерживается, нужно будет сминусовать из ближайшей денежной выплаты зарплаты сотрудника.
В подобной ситуации расчеты с персоналом отражаются в форме 6-НДФЛ следующим образом:
- аванс, который признан доходом по оплате труда отражается в общей сумме полученных доходов;
- дата удержания налога – с учетом фактически удержанного НДФЛ.
Алгоритм удержания и перечисления НДФЛ с заработной платы приведен в главе 23 Налогового кодекса. В нем фигурируют два понятия: «дата фактического получения дохода» и «день выплаты дохода». На первый взгляд может показаться, что это разные формулировки одного и того же события. Но на самом деле речь идет о совершенно разных вещах.
Под датой фактического получения дохода, по сути, подразумевается день, когда стала известна окончательная величина дохода. Именно в этот момент можно сформировать облагаемую базу и начислить НДФЛ. В случае с заработной платой таким моментом является последний день месяца, за который она была начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).
День выплаты дохода — это дата, когда деньги на зарплату или на аванс списаны с расчетного счета, либо выданы из кассы. Даты выплат каждый работодатель устанавливает самостоятельно. Иногда аванс выдают 25-го числа текущего месяца, а зарплату — 10-го числа следующего месяца, иногда аванс приходится на 15-е число, а зарплата на 1-е число и т. д.
От даты выплаты дохода зависит момент, когда работодатель обязан удержать и перечислить в бюджет налог на доходы. Так, удержать НДФЛ необходимо при фактической выплате денег сотруднику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить деньги в бюджет (за исключением налога с отпускных и больничных) нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Из буквального прочтения этих норм можно сделать вывод, будто НДФЛ следует удерживать и перечислять два раза в месяц: с аванса и с зарплаты.
Но чиновники неоднократно разъясняли: удержание и уплату налога нужно производить только один раз — при окончательных расчетах по зарплате за отработанный месяц. Объясняется это тем, что до окончания месяца дата фактического получения дохода еще не наступила. Следовательно, работодатель не в состоянии сформировать базу по НДФЛ и рассчитать сумму налога на доходы. Это станет возможным только в последний день месяца. Поэтому удерживать и платить НДФЛ с аванса не надо. Такие комментарии содержатся, в частности, в письме ФНС России от 15.01.16 № БС-4-11/320 (см. «ФНС напомнила, что НДФЛ с выплаченных работникам авансов не удерживается») и в письме Минфина России от 22.07.15 № 03-04-06/42063 (см. «Минфин: с аванса, выплаченного работнику, НДФЛ удерживается при выплате второй части зарплаты»).
Что такое командировка
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
На оплату командировочных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.
На период командировки работнику выплачивают средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки (п. 9 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При расчете среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат (п. 2 Положения “Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы”, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
ФНС России отметила, что средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения налогом на доходы физических лиц.
ПРИМЕР 1. РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА ЗА ПЕРИОД КОМАНДИРОВКИ
Сотрудник Петров С. В. с 12 по 18 октября 2021 года включительно находился в служебной командировке на территории России. На период командировки выпало пять рабочих дней.В компании установлена пятидневная рабочая неделя. Расчетный период отработан полностью. Оклад Петрова – 30 000 руб. Других выплат не было. Доплаты за время командировки в компании не установлены. В выходные дни во время командировки Петров не работал.Расчетный период – с 1 октября 2017 года по 30 сентября 2021 года.По календарю пятидневной рабочей неделю на расчетный период приходится 246 рабочих дней.На время командировки Петрову начислено 7317,07 руб. (30 000 руб. × 12 мес. : 246 дн. × 5 дн.).Выходные дни, приходящиеся на период командировки, не оплачиваются. За эти дни работнику были выплачены суточные.
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):
- стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
См. также «Совместили командировку с отпуском, платите НДФЛ и взносы».
- комиссия за услуги аэропортов;
- стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
- провоз багажа.
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.
О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2021 — 2021 годах».
Законодательное регулирование
| Постановление Правительства РФ от 29.12.2008 № 1043 | Об отмене нормы суточных в размере 100 рублей |
| п. 3 ст. 217 НК РФ | О том, что командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу по НДФЛ |
| ст. 210 НК РФ | Об удержании НДФЛ с компенсация по оплате проживания и проезда в командировке, если суммы расходов не были подтверждены документально |
| Письмо Минфина РФ от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 | Об удержании НДФЛ со стоимости завтраков, включенных в счет за проживание в отеле |
| Письмо Минфина № 03-03-06/1/30978 | О возможности учета при исчислении налога на прибыль расходов компании на командировку дистанционного сотрудника |
Расчет аванса по заработной плате
Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения. Конкретные сроки выплаты зарплаты, а также размеры аванса Трудовой кодекс не регулирует. В части 6 статьи 136 ТК РФ лишь сказано, что заработная плата выплачивается в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовыми договорами. Роструд в письме от 06.03.2012 № ПГ/1004-6-1 уточнил, что дни выплаты зарплаты могут быть указаны в любом из перечисленных документов. В то же время порядок ее выдачи предпочтительнее установить правилами внутреннего трудового распорядка.
Допустимо ли определять размер аванса как процент от оклада? Можно ли при выдаче аванса делать удержания? Нужно ли рассчитывать аванс с учетом отпускных, доплат и премий?
К какой ответственности привлекут работодателя за невыплату аванса?
Части 6 и 7 введены в ст. 5.27 КоАП РФ Федеральным законом № 272‑ФЗ.
Обращаем ваше внимание, что арбитры встают на сторону трудовых инспекций и при назначении штрафов (постановления Судебного участка № 33 Оричевского судебного района Кировской области от 02.02.2017 № 5-78/2017, Судебного участка № 1 Нижегородского района г. Н. Новгорода Нижегородской области от 31.01.2017 № 5-5/2017), и в случае дисквалификации руководителей (постановления Верховного суда Республики Татарстан от 28.09.2016 № 4а-1390/2016, Верховного суда Республики Марий Эл от 26.02.2016 № 4А-21/2016, Решение Самарского областного суда от 08.09.2016 № 21-1880/2016).
На практике возможна и другая ситуация – когда выплата аванса предусмотрена локальными актами, но производится с задержкой.
В этом случае работодателю грозит материальная ответственность в соответствии со ст. 236 ТК РФ (в редакции Федерального закона № 272‑ФЗ). В отличие от административного штрафа, выплаты производятся в пользу работников, чьи права нарушены.
При нарушении сроков выплаты заработной платы работодатель должен выплатить работнику компенсацию за каждый день задержки. Размер такой компенсации – не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер денежной компенсации исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм.