Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Я твой должник: как бизнесу работать с дебиторкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.
Причины возникновения
Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:
- контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
- у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
- вы столкнулись с недобросовестным партнером;
- ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
- контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.
-
По возможности используйте для расчетов альтернативные инструменты, например, факторинг, работу по предоплате и т.д.
-
Следите за тем, чтобы дебиторской задолженность, если она у вас появилась, считалась уже вашей прибылью, а не суммой, из которой вы сами должны расплачиваться по своим счетам.
-
Убедитесь, что в договоре с новым контрагентом будут зафиксированы цены и тарифы, прописан момент возникновения обязанности оплаты, предусмотрены санкции за несвоевременные платежи и проч.
-
При составлении договора обсудите с контрагентом возможность включения обеспечения, права удержания товара или результата работ.
-
Рассмотрите вариант страхования дебиторской задолженности.
-
Обязательно собирайте, правильно оформляйте и храните договоры и документацию, подтверждающую ту или иную операцию с контрагентом.
-
Подписывайте акты сверки взаимных расчетов.
-
Контролируйте сроки платежей.
-
Напоминайте о предстоящем платеже.
-
Установите и пропишите порядок действий в случае просрочки.
-
Выделите отдельного человека (не продавца), который будет собирать «дебиторку».
-
Пропишите алгоритм или схему действий, как должен работать человек, который собирает дебиторку.
-
Будьте жестки в плане сбора дебиторки с вашими клиентами. Не бойтесь потерять тех, кто вам не платит.
Цели и задачи управления дебиторской задолженностью: зачем это все
Главная цель в управлении дебиторской задолженностью сводится к тому, чтобы:
- сократить ее до минимума;
- избежать просроченных сумм.
Первое важно, потому что дебиторка – это хоть и активы компании, но выходит так, что временно они работают не на нее, а на контрагента. К примеру, организация отгрузила товар покупателю с отсрочкой платежа в две недели. В эти полмесяца у контрагента уже есть товар и еще не отданы деньги. А продавец довольствуется лишь записью на бухгалтерскому счете о том, что ему должны. Очевидно: в такой ситуации выигрывает дебитор.
Второе необходимо, потому что если уж текущий долг не особенно выгоден кредитору, то просроченная оплата – и подавно. Ведь у организации есть собственные обязательства. Как правило, они погашаются за счет возвращенной дебиторской задолженности. А если она не поступает в срок, значит, компании придется самой превращаться в не платящего вовремя должника, либо срочно изыскивать источники покрытия своей кредиторской задолженности, к примеру, брать кредит.
Цель определяет задачи управления долгами. Вот они:
- еще до подписания договора навести справки о потенциальном покупателе и решить, стоит ли отгружать ему продукцию или оказывать услуги с отсрочкой. А если это поставщик, то разумно ли платить ему наперед;
- решить, сколько времени компания готова ждать денег от своих покупателей. Заодно продумать, как будут варьироваться эти сроки в зависимости от типа контрагента, например, перспективности сотрудничества или имеющегося опыта работы с ним;
- продумать, как стимулировать контрагентов на досрочную оплату. Речь про скидки и прочие лояльности в обмен на скорейшее пополнение денежного оборота;
- закрепить систему контроля и ответственности по просроченным долгам. Сюда относятся напоминания контрагентам о приближающейся дате оплаты, подготовка претензий тем, кто решил пока не платить, поход в суд за правдой или продажа долгов коллекторам;
- автоматизировать процесс отслеживания дебиторки с момента появления ее на балансе до даты закрытия. Организовать аналитику в разрезе контрагентов, счетов, временных периодов, ответственных лиц и т.п.;
- установить критерии для оценки эффективности управления дебиторкой, чтобы понимать: работает система или дает серьезные сбои и надо что-то менять.
Чем грозит для бизнеса задержка платежей
Любой бизнес ведет свою деятельность за счет оборотного капитала — разницы между поступлениями и платежами. Самое неприятное последствие бесконтрольного роста дебиторской задолженности — это кассовый разрыв. Если вы не получаете платежи за оказанные услуги или поставленные товары в срок, но при этом расплачиваетесь с поставщиками, вы это делаете за счет собственных средств, которые могли бы направить на развитие бизнеса. Либо еще хуже — за счет заемных средств.
У любых денег, которые вы «вытаскиваете» из бизнеса, есть определенная стоимость. Когда вы привлекаете кредит или открываете кредитную линию, чтобы покрыть кассовые разрывы, вы платите процент за заемные средства. Негативное влияние на потенциал и динамику развития вашего бизнеса очевидно. Если вы задерживаете выплаты поставщикам, вы можете испортить с ними отношения или даже потерять их, либо получить штрафные санкции за задержки оплаты, если таковые предусмотрены договором.
Но чем раньше вы начнете предпринимать правильные действия, тем выше вероятность, что оплату все-таки удастся получить.
Практика применения метода проведения переговоров
Применение указанного метода проведения переговоров можно рассмотреть на практическом примере, и особенно нужно обратить внимание на пятый этап как самый важный.
— Павел Сергеевич, как вы считаете, что нужно сделать, чтобы закрыть долг в 300 тыс. руб. к 1 ноября?
|
— Это не получится. Сейчас нет денег, и неизвестно, когда они появятся. |
Вполне обычный ответ. Нужно сделать вид, что он для кредитора ничего не значит. |
|
— У вас денег нет вообще? Вы планируете провести банкротство? |
Нужно показать абсурдность возражения оппоненту. |
|
— Нет, банкротство не планируем, просто сейчас недостаток средств. |
Нужно добиться понимания абсурдности возражения оппонентом по вопросу отсутствия средств. |
|
— Павел Сергеевич, я понимаю — в бизнесе редко бывают свободные деньги. Однако нам все же нужно решить вопрос с вашей задолженностью, чтобы к 1 ноября закрывающие документы были подписаны обеими сторонами. Что вы предлагаете предпринять для этого? |
Нужно выразить понимание для сохранения с дебитором эмоционального контакта. |
|
— Мы может направить вам 30 тыс. на этой неделе. Но это максимально, что мы можем сделать. |
Наблюдается небольшое продвижение в переговорах, клиент переключился на волну «как погасить долги», но пока еще слабо. |
|
— Это, конечно, хорошо, Павел Сергеевич. Но все же этого недостаточно, поскольку до 1 ноября остался всего месяц. А такими темпами вы сможете погасить меньше половины долга. Я напомню, что с 1 ноября будет полгода, как по законодательству произошло нарушение договорных обязательств. И вы уже полгода пользуетесь оборотными средствами. Средний процент за пользование оборотными средствами сейчас составляет 10% в год. Сумма вашей задолженности может возрасти с учетом этого момента на 30 тыс. руб. Именно поэтому нам нужно решить вопрос с погашением долга до 1 ноября в полном объеме. |
Нужно повторно вернуться к цели переговоров — возврат дебиторской задолженности — и передать эту цель дебитору. Нужно поселись в голове оппонента мысль о необходимости возврата долга. Этот метод сравним с методом «заезженной пластинки», когда одна и та же мысль повторяется несколько раз. И одновременно с этим задается вопрос о том, что делать в такой ситуации. Иногда бывает бесполезно предлагать дебитору варианты действий, пока он сам не настроится, что это нужно сделать, и не начнет думать о возврате долга. Также оппонента нужно похвалить — «Хорошо, Павел Сергеевич». Но в то же время надо показать, что решение, принятое дебитором, не полностью соответствует поставленной цели — возврат долга. Нужно сформулировать необходимость оплатить в полном объеме и подчеркнуть увеличение обязательств с течением времени, а не уменьшение. При этом следует на конкретном примере показать, на сколько увеличатся обязательства, и пресечь попытку оплатить долг позже обозначенной даты. И в качестве итога — еще раз повторить необходимость достижения обозначенной цели в указанный срок. |
|
— А если не погасим долг, что вы сделаете? |
Дебитор хочет оценить происходящую ситуацию и понять, что выгоднее — заплатить долг или еще подождать. |
|
— В такой ситуации я лично уже ничего не смогу сделать для решения вопроса. Именно поэтому я предлагаю вам гасить задолженность равными частями по 75 тыс. руб. в неделю, чтобы к 1 ноября закрыть этот вопрос. |
На этом шаге нельзя угрожать, но нужно обозначить, что угроза вполне возможна, и вы не сможете никак на нее повлиять. Нужно внушить дебитору мысль, что лучше оплатить долг сейчас, чем ждать негативные последствия и разбираться с ними. Также вполне уместно подсказать должнику, как именно можно решить вопрос. И, не дожидаясь ответа, вновь обозначить цель переговоров — погашение задолженности в полном объеме к установленной дате. |
|
— Это очень большая сумма! |
Сопротивление со стороны дебитора вполне допустимо. |
|
— Есть и другой вариант решения вопроса. Можно погасить долг двумя равными платежами по 150 тыс. руб. |
В этом случае происходит пресечение попыток дебитора сопротивляться предложенным вариантам с помощью повышения ставки с 70 до 150 тыс. руб. При этом кредитор демонстрирует непоколебимость, но в то же время сохраняет эмоциональное расположение к партнеру. |
|
— Такой вариант вообще нереальный! |
Данный ответ соответствует задуманному плану переговоров. |
|
— Тогда подскажите, какой вариант для вас реальный для погашения долга к 1 ноября? |
Предоставляем должнику возможность предоставить свой вариант, проявив активность и волю при решении вопроса. |
|
— У меня есть возможность платить по 50 тыс. руб. |
Очень хорошо, поскольку планка поднялась с 30 до 50 тыс. руб. |
|
— Однако к 1 ноября это только 200 тыс. рублей. |
Нужно показать недовольство и несоответствие такого варианта конечной цели — уплата долга полностью. |
|
— Это максимально, что я могу сделать. |
Должник подтверждает, что, по всей вероятности, достигнут максимум, на который он может пойти без ущерба для себя. |
|
— Полагаю, что такой вариант может отсрочить передачу вашего вопроса в службу безопасности. Для нас главное — восстановление экономической безопасности компании и сохранение конструктивного взаимодействия с каждым партнером, даже если есть какие-то временные трудности. Что касается второй части вашего долга, предлагаю обсудить этот вопрос в конце октября, например, числа 24-25, после погашения первой части долга. Павел Сергеевич, еще раз уточним, когда для вас оптимально вносить еженедельные платежи в 50 тыс. руб. для погашения первой части долга? |
Нужно показать, что дебитор предложил верный вариант, который помог отодвинуть нависшую над ним угрозу, однако не в полной мере. Надо обозначить, что угроза все же сохраняется, и она целиком зависит от его действий. Только дебитор может ее устранить, закрыв долг полностью. Обозначаем точную цифру — договоренность на еженедельную оплату 50 тыс. руб. В дополнение нужно установить конкретную дату следующих переговоров для решения вопроса по погашению оставшейся части долга. |
Управление дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:
- учет дебиторской задолженности на каждую отчетную дату;
- диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;
- разработка адекватной политики и внедрение в практику фирмы современных методов управления дебиторской задолженностью;
- контроль за текущим состоянием дебиторской задолженности.
Суть дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — это кредит. Зачастую, когда мы даем кому-то кредит, это является негативным сигналом к тому, что человек либо не умеет распределять ресурсы и вести бизнес, либо изначально ориентируется на то, что платить необязательно.
В 90% случаев люди планируют возвращать долг. Две основные причины невозврата: неумение грамотно спланировать бюджет и, как следствие, неверный расчет собственной платежеспособности и жизнь в розовых очках — принятие желаемого за действительное.
Рассмотрим на примере:
Компания взяла у вас в долг продукции на 100 тыс. руб., рассчитывая вернуть за нее средства через месяц. К такому выводу владелец пришел, исходя из среднемесячной прибыли в 150 тыс. руб. за последние полгода. Но, он не учел, что:
- во-первых, большая часть дохода у него уходит на обязательные расходы (заработную плату двум сотрудникам, аренду офисного помещения, оплату расходных материалов, налоги и т. д.) и в итоге на руках остается всего 50 тыс. руб. чистыми (а надо еще и себе на жизнь что-то оставить);
- во-вторых, что закупленный товар может продаваться хуже, чем планировалось, либо крупный клиент, на которого он рассчитывал, может отказаться от покупки.
В итоге отдать 100 тыс. руб. через месяц он не сможет.
Давая деньги в кредит, мы замораживаем собственные средства и увеличиваем свои затраты. У денег есть своя стоимость — на сегодняшний день примерно 24% годовых. Давая отсрочку на 2 месяца, мы теряем 4%.
Если клиент взял товара на 1 млн. руб. с отсрочкой платежа в 60 дней, мы потеряем 40 тыс. руб. Мы можем либо осознанно пойти на утрату этих денег, либо повысить стоимость на эти 40 тысяч руб. Как вариант, можно сделать различия в прайсе — при оплате в момент получения товара предложить клиенту скидку в 2%. В этом случае недополученная прибыль составит вполовину меньше — 20 тыс. руб. Это выгоднее, чем кредитовать человека и терять 4% + рисковать, что дебиторка станет просроченной.
Что делать, если клиент все равно не платит?
В 80% случаев, если предприняты все перечисленные выше меры, клиент возвращает долг. Главное, постоянно напоминать и жестко выполнять поставленные условия. Если в договоре написано, что в случае просрочки поставки прекращаются, то даже при обещании клиента оплатить, поставки следует прекратить. В противном случае, клиент перестанет воспринимать прописанные санкции всерьез.
Повторюсь, что большинство клиентов, видя ваше серьезное отношение к дебиторке, платят по своим обязательствам. Когда человек начинает юлить и не брать трубку, в дело должен вступить менеджер по продажам. Идти на прямой шантаж стоит только в крайнем случае. Если у клиента есть просрочка, важно встать на его место и понять, в чем действительно причина.
Объективно говоря, сложные ситуации у клиента вполне могут возникнуть. Но важна не столько сама ситуация, сколько то, как клиент планирует из нее выходить. Допустим, ваш клиент ждет платежей от своих клиентов. Что вы должны предпринять? Вы должны уточнить, что он сделал для возвращения средств — выслал ли письма-напоминания, уточнил ли причину и т. д.
- В случае просрочки важно не начать прессовать клиента без прояснения ситуации, а попытаться помочь ему найти деньги для возврата. Нужно понимать, какие он прикладывает усилия, чтобы достать требуемые ресурсы.
- Еще один вариант решения проблемы — дать человеку дополнительные услуги, которые не будут ничего стоить вам, но помогут ему разрулить ситуацию. Следует подумать, как вы можете ему помочь минимальными усилиями.
Главное во всем этом, понять, готов ли клиент действовать по предложенному вами алгоритму. Участие в проблемах клиента позволит убить сразу двух зайцев:
- показать, что его трудности вам небезразличны, и вы готовы помогать.
- в случаях, когда клиент отказывается от вашей помощи, с чистой совестью, требовать возврата средств без каких-либо вариантов.
Важно показать клиенту, что вы готовы пойти навстречу, но в случае отказа от помощи вправе требовать полного возврата.
Автоматизация управления дебиторской задолженностью
По нашему мнению, для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В компании, условно названной ООО “Посредник”, система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д.
Личный опыт
Антон Ходарев
У нас на текущий момент учет дебиторской задолженности осуществляется в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из 1С. Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.
Алексей Федосеев, директор по информационным проектам компании “Инталев” (Москва)
Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в бо’льших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов.
Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены:
– количество учетных операций в день;
– количество работников, задействованных в системе;
– требования к объемам архива данных;
– необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.
Практически в каждой информационной ERP-системе есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.
Александр Антипов, директор по развитию бизнеса СМБ компании SAP в странах СНГ и Балтии (Москва)
Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, – способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:
– автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
– автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
– на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
– оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.
Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками – менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.
Наталья Тимофеева
У нас в компании используется собственное программное обеспечение, которое охватывает все отделы предприятия, в том числе в нем есть модуль учета и контроля дебиторской задолженности. В системе предусмотрена программа предупреждения о превышении лимитов и сроков исполнения обязательств.
Каждая компания имеет дело с дебиторской задолженностью, поэтому руководитель и ответственные сотрудники компании должны знать методы управления дебиторскими долгами и использовать подходящие способы взыскания «дебиторки».
Судебные споры о взыскании дебиторской задолженности – одна из наиболее популярных категорий судебных дел. Однако наша профессиональная помощь в работе с дебиторской задолженностью не сводится к написанию иска, поскольку инициирование судебного разбирательства не всегда является наиболее адекватным и приемлемым способом взыскания долга. Каждый случай имеет нюансы.
По этой причине, обратившись к нам, вы можете рассчитывать не только на составление требуемых бухгалтерских и юридических документов, но и на комплексный анализ ситуации с алгоритмом ваших возможных действий и рекомендацией наилучшей стратегии.
Причины возникновения дебиторки
Дебиторская задолженность – это сумма долгов, которую должны выплатить в счет фирмы покупатели или партнеры (дебиторы). Дебиторка возникает, например, если организация оказала услуги в рассрочку, но клиент не заплатил в предусмотренные договором сроки.
В зависимости от времени погашения долгов задолженность бывает:
- нормальная, когда вся сумма долга гасится в предполагаемые сроки;
- просроченная, когда долги в определенные сроки не закрываются, и эта задолженность может превратиться в дебиторскую.
По степени вероятности погашения долгов выделяют:
- ожидаемую задолженность, время погашения которой не превышает пределы согласованного срока;
- сомнительную, которая не гарантирует возврат долга по причинам отсутствия соответствующих документов;
- безнадежную, когда время исковой давности просрочено (оно составляет 3 года), или же долги эти принадлежат организации, находящейся на стадии банкротства.
Как правильно работать с дебиторской задолженностью, что с ней делать, в каждой компании решают самостоятельно. В целом можно выделить несколько последовательных этапов, которые проходят все предприятия, желающие удерживать ДЗ на оптимальном уровне: проверка дебиторов, внимание к каждому из соглашений, комплексный подход к процессу уведомления контрагентов о соблюдении сроков и просрочках, а также другие моменты.
Если дебиторка активно растет и ухудшается ее качество, фирма становится менее платежеспособной. Дефицит оборотных средств приводит к росту кредиторской задолженности, а значит, падает рентабельность производства. Иногда не избежать процедуры банкротства. По этим причинам крайне важно обеспечить бесперебойную работу, направленную на уменьшение долгов. Это касается не только взаимодействия с уже существующими дебиторами, но и профилактических мероприятий.
О предоплате в договоре
Если вы согласились дать предоплату покупателю, пропишите в договоре, что окончательный расчет покупатель оплачивает после получения извещения о готовности к отгрузке.
Извещение о готовности – это документ, которым фирма-производитель сообщает фирме-покупателю, что продукция готова (или будет готова в определенный срок) к отгрузке. То есть ваша фирма не отгрузит продукцию до тех пор, пока не получит деньги от покупателя.
Да, вы изготовили продукцию частично за свой счет, но зато вы застрахованы от просрочки оплаты в будущем, да и цикл оборота капитала вы сокращаете на максимально возможный срок. Фактически, по бухгалтерскому учету вся операция будет проходить как отгрузка после получения 100% оплаты. А это очень хороший показатель для отчета Совету директоров.
4.1. Основным источником информации о состоянии ДЗ является внутренняя бухгалтерская отчетность Общества. Порядок и сроки ее представления регламентируются локальными нормативными документами.
4.2. Бухгалтерия не позднее 10 рабочих дней после окончания сроков подготовки ежеквартальной отчетности Общества направляет в электронном виде в ПБ и лицу, ответственному по договору, реестры дебиторов с указанием сумм просроченной задолженности.
4.3. В целях оперативного мониторинга состояния ДЗ Общества ПБ вправе запрашивать и получать от Центров ответственности по соответствующим направлениям деятельности информацию о существующей на определенную дату текущей и просроченной ДЗ, а также о мероприятиях, предпринятых в целях урегулирования просроченной ДЗ.
10.1. ПД осуществляет анализ и обобщение результатов работы с ДЗ с целью:
• выявления причин возникновения просроченной ДЗ и недопущения возникновения такой задолженности в дальнейшем;
• выявление Центров ответственности, в ходе деятельности которых наиболее часты случаи возникновения просроченной ДЗ;
• выявление организаций-дебиторов, ДЗ которых перед Обществом носит систематический характер;
• определения результативности мероприятий по урегулированию просроченной ДЗ.
10.2. Результаты анализа результатов работы с ДЗ ежеквартально доводятся до сведения руководителя ПД.
Порядок и способы взыскания дебиторской задолженности
Просроченная дебиторская задолженность всегда приносит ущерб компании, особенно если речь идет о существенных для фирмы суммах. Предприятие вынуждено тратить часть своей прибыли на оплату материалов, расчеты с работниками, погашение задолженности по налогам.
Существуют профилактические меры, препятствующие возникновению дебиторской задолженности.
- Инвентаризация долгов. Проводится в обязательном порядке 1 раз в год перед составлением годового отчета, чаще — по решению руководства компании. В компаниях среднего и крупного бизнеса есть смысл проводить инвентаризацию задолженности раз в квартал. Это позволит руководителям подразделений быть в курсе проблемных ситуаций с расчетами и вовремя предпринять меры для их разрешения.
- Проверка платежеспособности контрагента. Информация об основных финансовых показателях большинства компаний сейчас находится в открытом доступе. Есть смысл проводить экспресс-анализ финансовой ситуации партнера и на его основе принимать решение о долгосрочных отношениях. Также нужно следить за тем, не попадает ли кто-либо из контрагентов под процедуру банкротства, чтобы вовремя войти в реестр кредиторов.
- Четкая система документооборота. Компания должна определить перечень лиц, ответственных за правильность и своевременность оформления первичных документов. Чаще всего это входит в обязанности бухгалтеров и менеджеров. Недостаточность контроля за первичкой может обернуться серьезными проблемами. Например, если товар был отгружен в долг, а оплата так и не пришла, клиент может заявить, что не получил товар. Нет подписанной накладной — нет отгрузки, платить не за что. Придется компании найти другие существенные доказательства факта выполнения обязательств для разбирательства в суде или попрощаться со своими деньгами.
В случае, если профилактические мероприятия были проведены недостаточно эффективны, компания будет вынуждена прибегнуть к досудебным разбирательствам и, при отсутствии результата, обратиться в суд.