Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правомерно ли удержание денежных средств за спецодежду при увольнении?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник по статье 243 ТК РФ несет материальную ответственность за причинение работодателю ущерба. Если человек не вернул имущество работодателя обратно, он обязан возместить полностью ущерб. Обычно это делается путем подачи письменного заявления от работника. В тексте человек указывает, что не может по определенным причинам вернуть работодателю его имущество. В заявлении также указывается, что остаточную стоимость имущества необходимо изъять из заработной платы. После написания заявления руководитель составляет приказ.
Оперативный учет спецодежды.
Согласно абз. 1 п. 13 Межотраслевых правил работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль выдачи работникам СИЗ в установленные сроки.
В Методических указаниях оперативному учету специальной одежды посвящен одноименный разд. VII.
К сведению:
Под ведением оперативного учета подразумевается в первую очередь отражение в личных карточках факта выдачи работникам и возврата ими спецодежды. Форма личной карточки приведена в приложении к Межотраслевым правилам. Карточки заводятся на каждого работника в отдельности, в них указываются срок носки и процент годности СИЗ на момент выдачи.
В приложении к Межотраслевым правилам закреплено право работодателя на учет выдачи работникам специальной одежды с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.
К сведению:
Работодатель вправе организовать выдачу работникам СИЗ и их сменных элементов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом требуются персонификация работника и автоматическое заполнение данных о выданных ему СИЗ в электронной форме карточки учета выдачи СИЗ (п. 13 Межотраслевых правил в редакции Приказа Минтруда РФ от 12.01.2015 № 2н).
С целью установления контроля за сроками нахождения специальной одежды в производстве (эксплуатации) на ней можно ставить штамп с указанием даты выдачи работникам.
Можно ли взыскать с работника стоимость спецодежды при увольнении?
Спецодежда является собственностью организации и подлежит возврату. Работодатель вправе взыскать с работника при увольнении стоимость спецодежды, но только в случае, если работник сам не вернет ее.
Обязанность работника возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб закреплена в ст. 238 ТК РФ. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Октябрьский городской суд Республики Башкортостан принял к рассмотрению исковое заявление от ООО «Ойл-Сервис». Представитель организации обратился в суд с просьбой взыскать с уволившегося работника сумму за невозвращенные средства индивидуальной защиты. По существу дела было сообщено следующее:
- В организации трудился работник, который исполнял обязанности машиниста подъемника.
- В связи со спецификой профессии сотрудник был обеспечен спецодеждой в виде утепленного мужского костюма и спецобувью, в виде зимних сапог.
- Работник написал заявление на увольнение по собственному желанию и в законные сроки контракт с ним был, расторгнут.
- Однако при расчете он не вернул выданные ему СИЗ.
Работодатель пытался решить вопрос мирно и посылал письменные запросы уволенному с просьбой вернуть СИЗ или деньги, но ответы на них так и не были получены.
По представленной теме сделаем несколько основных выводов:
- Работник несет обязательство сдачи спецодежды работодателю при увольнении.
- Если работник не желает сдавать спецодежду, работодатель вправе произвести взыскание в размере не более двадцати процентов.
- Для взыскания задолженности из зарплаты сотрудника работодателем издается приказ. Он является основанием для удержаний.
- Приказ не имеет специальной формы. Он оформляется в свободном виде.
- Если заработной платы недостаточно для удержания суммы долга, работодатель может взыскать ущерб через суд или составить акт о списании.
- Не разрешено задерживать выплату расчета или выдачу трудовой книжки работнику при его отказе сдавать спецодежду.
- Работодатель вправе провести процедуру списания спецодежды и не требовать возмещение ущерба с работника или возврата имущества.
Удержание стоимости спецодежды с работника
Работник по статье 243 ТК РФ несет материальную ответственность за причинение работодателю ущерба. Если человек не вернул имущество работодателя обратно, он обязан возместить полностью ущерб. Обычно это делается путем подачи письменного заявления от работника. В тексте человек указывает, что не может по определенным причинам вернуть работодателю его имущество. В заявлении также указывается, что остаточную стоимость имущества необходимо изъять из заработной платы. После написания заявления руководитель составляет приказ.
В приказе должны быть следующие пункты:
- ответственное лицо за исполнение приказа;
- стоимость СИЗ;
- дата и подпись руководителя, печать компании.
Приказ вступает в действие, бухгалтерия перерасчитывает заработную плату сотрудника. При удержании стоимости СИЗ из заработной платы установлено, что вычет не должен превышать 20% от заработной платы.
ВАЖНО: Если при увольнении сотрудник не вернул СИЗ, работодатель не вправе его задерживать. Кроме того, работодатель не имеет права не выдать ему трудовую книжку, иные документы, не произвести окончательный расчет с человеком.
Всегда ли нужно возвращать спецодежду?
Законодательство обязывает работодателя обеспечивать сотрудников спецодеждой из средств организации. Бывают случаи, когда работник приобретает средства защиты самостоятельно, а затем получает компенсацию стоимости СИЗ. Спецодежда – это собственность работодателя, следовательно, возвратить ее работник обязан. Исключение составляет случай, когда СИЗ приобретается за собственные средства работником, но до момента увольнения ему не успели произвести никаких выплат и поставить на учет комплект спецодежды.
В бухгалтерском учете возврат не всегда оформляется проводками. Если срок использования спецодежды меньше года, ее можно списать на затраты непосредственно после выдачи сотруднику (пр. №135н п. 21). Проводок БУ в момент сдачи такой спецодежды не делается, поскольку она не числится в учете. В то же время при сдаче ее увольняющимся сотрудником по решению созданной комиссии возможно оприходование ветоши – актом, с подписями ответственных лиц.
Это важно знать: С какого дня начинается отсчет 14 дней при увольнении
Удержание за спецодежду при увольнении законно?
При расторжении трудового договора обязанность расчета возлагается не только на работодателя, но и на работника. Если в организации применяется спецодежда, то увольняющийся сотрудник должен вернуть ее в обязательном порядке, т.к. она является имуществом предприятия.
Часто бывает так, что срок службы спецодежды при увольнении работника подходит к концу, но он возвращать ее не собирается, а отдавать ее новому сотруднику, прибывшему на его место, просто нет смысла, т.к. через несколько недель ее все равно придется менять. Увольняющиеся пользуются этим и оставляют форму себе для собственных нужд, однако даже если до окончания срока носки остается один день, он должен передать ее ответственному лицу, заполнив надлежащие документы.
Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты, а сроки ее использования зависят от того, для какого времени года она предназначена:
- Утепленные брюки и куртки – 3, а зимние сапоги – 4 года.
- Демисезонные сапоги – 3 года, куртки и брюки – 2,5 года.
- Одежда без мембранных вставок, с подкладкой – 2 года, обувь – 2,5 года.
- Полушубки – 4 года, меховые рукавицы – 2 года.
Стоит отметить, что работодатель имеет право корректировать по своему желанию период службы спецодежды, а если он уже истек, но сотрудник уволился и не сдал ее, то в этом случае организации не наносится какой-либо ущерб – соответственно, удержание из зарплаты будет неправомерным.
Законодательством также установлены отрасли, в которых должна применяться спецодежда:
- Рыболовство и сельское хозяйство.
- Сквозные профессии в экономической сфере.
- Переработка и добыча полезных ископаемых.
- Целлюлозно-бумажное производство, обработка древесины.
- Химическое, металлургическое, транспортное производство.
- Производство оптического или электронного оборудования.
- Строительство, связь, транспорт, торговля, предоставление услуг.
- Обеспечение безопасности, госуправление.
- Здравоохранение, наука, образование, спорт.
В некоторых отраслях обязанность по использованию спецодежды зависит от конкретного вида деятельности, но если она необходима для обеспечения безопасности работников или людей, обращающихся в организацию, то сотрудники должны ее надевать каждый раз перед началом рабочего дня или смены.
Помимо спецодежды, к средствами индивидуальной защиты относятся каски, шлемы, противогазы, защитные наушники, различные привязи, пневмокостюмы, очки, лицевые щитки, обувь, средства защиты кожных покровов и т.д.
Так как спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты, то и порядок ее выдачи регламентируется Приказом Министерства здравоохранения и соцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой…». Данный Приказ гласит, что обеспечение работников СИЗ должно подкрепляться соответствующими документами:
- Для начала технический директор, начальник производства или инспектор по охране труда издает Положение о выдаче спецодежды, в котором отражает количество комплектов и сроки их использования. При необходимости он может уменьшить период службы СИЗ, или же отдать распоряжение об изготовлении одежды из более прочных и износостойких материалов.
- Если на предприятии есть профсоюзный комитет, то условия Положения обсуждаются с ним.
- В Положении можно указать основания для выдачи одежды, обязанность работников по надлежащему использованию СИЗ, сроки износа, правила оформления заявок на получение спецодежды; порядок выдачи, учета и сдачи; условия списания; мероприятия по уходу.
После составления Положение должно быть согласовано с другими сотрудниками предприятия: руководителем, начальником подразделения и представителем профсоюзного органа.
Что касается выдачи СИЗ работникам, то она должна производиться следующим образом:
- Информация о выдаче спецодежды фиксируется в личной карточке учета СИЗ. Она может быть составлена как в письменном, так и в электронном виде, но в последнем случае она обязательно должна быть персонифицирована.
- Сама одежда маркируется датой выдачи: именно с этого времени начинается исчисление срока ее службы.
- Работник о получении СИЗ расписывается в карточке.
Помимо порядка выдачи средств индивидуальной защиты существуют еще и правила их применения:
- Если нарушена целостность одежды работника, задействованного на опасном производстве, то до устранения проблемы он не допускается к выполнению должностных обязанностей.
- После завершения рабочего дня сотрудники не имеют права выносить СИЗ за пределы территории предприятия.
- Если одежда пришла в негодность по причинам, не зависящим от работника, то она подлежит списанию. В акте о списании должна быть отражена следующая информация: наименование и количество, фактическая себестоимость, срок эксплуатации, дата поступления в эксплуатацию, причина списания. Если списание производится по причине порчи имущества, то в акте указывается пункт о взыскании материального ущерба с виновного лица.
- Если любое из СИЗ приходит в негодность, то сотрудники должны ставить об этом в известность ответственное лицо.
- Дезинфекция, химчистка и другие меры по уходу за спецодеждой обеспечиваются за счет предприятия.
- Для правильного хранения СИЗ руководитель должен оборудовать специальное помещение.
Существуют отдельные случаи, когда СИЗ могут находиться за пределами организации: например, при проведении аварийно-спасательных работ или ликвидации пожаров боевая экипировка является необходимым атрибутом спасателей, а ее отсутствие трактуется как грубое нарушение техники безопасности. Данное деяние подлежит административному, а если оно повлекло жертвы или причинение вреда здоровью сотрудников – уголовному наказанию.
Согласно правилам учета спецодежды, при увольнении работника она должна быть возвращена ответственному лицу, т.к. любое из СИЗ является собственностью организации. То же самое касается и перевода, если для новой должности наличие спецодежды не предусмотрено нормами законодательства, или же должна быть выдана иная экипировка.
Для подтверждения выдачи одежды для производственных, а не личных целей, работодатель должен иметь следующие документы:
- Приказ с указанием списка сотрудников и их должностей, в соответствии с которыми выдается та или иная спецодежда.
- Ведомости учета выдачи спецодежды с подписями каждого из работников.
- Акты о списании одежды, пришедшей в негодность.
Порядок выставления счетов-фактур
По общему правилу организация, являющаяся плательщиком НДС, обязана выставить соответствующий счет-фактуру не позднее пяти дней со дня отгрузки товара (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Счет-фактура составляется (на бумажном носителе) в двух экземплярах, первый из которых выставляется покупателю, а второй остается у продавца (п. 6 Правил заполнения счета-фактуры ).
Приложение 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.
Но в случаях реализации товаров (услуг) физическим лицам (как на возмездной основе, так и безвозмездно) счет-фактура может быть составлен в одном экземпляре (для отражения операции в книге продаж), поскольку физическое лицо — приобретатель не является плательщиком НДС и не принимает НДС к вычету (см. Письма Минфина России от 08.02.2016 N 03-07-09/6171, от 25.05.2011 N 03-07-09/14).
Статья Учет и списание спецодежды при увольнении работника в 1С: Бухгалтерии предприятия
Следуя указаниям трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить своих работников спецодеждой, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных режимах и связанных с загрязнением.
Если с передачей спецодежды сотрудникам обычно проблем не возникает, то в ситуации с возвратом или списанием могут возникнуть спорные вопросы. Дополнительно усложним задачу и рассмотрим случай при увольнении сотрудника, срок использования спецодежды не более 12 месяцев.
Рассмотрим первый вариант, когда на дату увольнения срок использования спецодежды истек, но спецодежда не списана и числится за сотрудником на забалансовом счете МЦ.02. В таком случае возврат спецодежды оформляется ручной операцией Дт МЦ.02 – Кт 000.
Определение спецодежды в бухучете
Как уже отмечалось выше, спецодежда предназначена обеспечивать защиту работника при исполнении им должностных обязательств, влекущих за собой опасность для здоровья и жизни. Что относится к спецодежде в бухучете, каждый бухгалтер сможет узнать, ознакомившись с перечнем, приведенным в Приказе Минтруда РФ №997н. Каждому виду профессий соответствует свой комплект экипировки, не зависимо бюджетная это организация или коммерческая. Также нормы Приказа №997н действуют и в отношении организаций на УСН и ИП. По общим нормам в состав СИЗ включаются:
- специальная обувь;
- защитная одежда;
- защитные приборы и инвентарь.
В частности к спецодежде можно отнести: комбинезоны, куртки, брюки, костюмы, халаты, тулупы. Также обувь (сапоги, ботинки), рукавицы, очки, противогазы и т.д.
Конкретный список защитной одежды зависит от особенностей производственного и технологического процесса. Перечень определяется руководством самостоятельно и утверждается внутренним приказом руководителя.
С введением новых аспектов в законодательство по вопросу выдачи униформы служащим, затраты работодателя на приобретение СИЗ теперь будут покрываться ФСС. Дежурный вопрос всех бухгалтеров, в каком размере возмещаются затраты? Расчет будет вестись таким образом: 20% отчислений в ФСС – сумма выплаты обеспечения. За основу исчисления берутся показатели предшествующего налогового периода (года). Если компания потратила сверх полученной при исчислении суммы, то эту часть компания оплачивает за счет собственных средств. Также стоит указать, что закупка СИЗ должна осуществляться только у отечественных производителей.
Право собственности на спецодежду остается за работодателем, поэтому при увольнении сотрудник обязан ее вернуть на склад.
Если спецодежда износилась раньше установленного срока, ее стоимость в бухучете спишите в прочие расходы.
При этом определить непригодность спецодежды и принять решение о ее списании должна инвентаризационная комиссия.
При списании спецодежды сделайте проводки:
Дебет 94 Кредит 10-11 – списана спецодежда с учета по остаточной стоимости;
Дебет 91-2 Кредит 94 – отражена в составе прочих расходов списанная спецодежда.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для коммерческих организаций
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу спецодежды сотрудникам
Как поступить со спецодеждой, которую вернули
Поскольку право собственности на спецодежду остается за работодателем, сотрудник обязан вернуть ее:
- при увольнении;
- при переводе на другую работу, для которой использование выданной ему спецодежды не предусмотрено.
Как вести учет спецодежды
В зависимости от нормативного срока носки спецодежды можно:
- списывать стоимость спецодежды, учтенной в составе материалов, единовременно или равномерно в течение срока использования.
Удержание стоимости спецодежды при увольнении
Особый интерес представляет бухгалтерский учет спецодежды при увольнении работника, которому она была выдана.
Напомним, что выдаваемая работникам спецодежда является собственностью работодателя. Поэтому при увольнении работника спецодежда подлежит возврату (п. 64 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н ). Не возвращенная работником спецодежда – ущерб, причиненный работником, который работодатель имеет право с него взыскать (ст.ст.238. 242. 243. 247. 248 ТК РФ ).
Если спецодежда единовременно списывалась на затраты организации при ее отпуске в эксплуатацию, по возврату спецодежды при увольнении работника проводки не формируются.
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» — Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».
Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Как учитывается спецодежда при увольнении работника в бухгалтерском учете — проводки
Важно! Если комплект спецодежды на одного работника стоит более 40 тысяч рублей, одежда должна учитываться одновременно с основными средствами компании. Стоимость таких дорогостоящих предметов списывается равными долями в течение 12 месяцев (таков оптимальный срок использования).
Спецодежда приобретается предприятием с целью ее выдачи сотрудникам, которым она положена по специфике деятельности. Передача комплекта на руки производится на основании требования-накладной. Вместе с тем бухгалтер должен сделать соответствующие проводки.
В том случае, если бухгалтер собирается списать стоимость спецодежды частично (равными долями за полный период использования работником спецодежды), делаются такие проводки:
| Проводка | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Спецодежда была выдана сотруднику | 10-11 | 10-10 |
| Стоимость спецодежды списывается каждый месяц в равных долях, распределяется на весь период эксплуатации | 20, 23, 25 | 10-11 |
| Остаток стоимости спецодежды списан на прочие затраты при ее порче, утере, возврате при увольнении работника | 91-1 | 10-11 |
Спецодежда при увольнении работника: какие налоги заплатит сотрудник
Поскольку спецодежда не принадлежит работнику, а является собственностью организации, выдавшей ее, сотрудник должен бережно относится к форме и вернуть комплект обратно на фирму. Например, если:
- подчиненный решил уволиться с компании;
- работник перешел на новую должность или на новое рабочее место;
- спецодежда стала непригодной для дальнейшей носки (по причине естественного износа или ее порчи).
| Сотрудник вернул спецодежду | Работник оставил спецодежду у себя или утратил ее |
| Спецодежда передается назад в компанию;
остаток стоимости после естественного износа формы возмещается за счет средств работника; число переданных предметов списывается с личной карточки работника; НДФЛ не платится. |
Сотрудник получил нематериальную выгоду — доход, оставив у себя одежду;
стоимость спецодежды облагается НДФЛ, который удерживается с сотрудника; налог платится в ФНС; величина дохода учитывается в справке по форме 2-НДФЛ при оформлении увольнения. |
Порядок возврата спецодежды при увольнении
ВАЖНО! Рекомендации по порядку возврата спецодежды при увольнении работника от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Увольняясь, работник обязан получить на руки выписку из личной карточки выдачи СИЗ, а затем по списку сдать спецодежду ответственному лицу: работнику склада либо иному сотруднику с аналогичными контрольными функциями. В справке-выписке целесообразно указывать не только количество единиц спецодежды, но и ее остаточную стоимость, даже если она имеет нулевое значение.
Принимающий сотрудник оценивает состояние спецодежды. Если она получена недавно, но видны следы подмены, порчи либо степень износа не соответствует срокам эксплуатации, целесообразно создать компетентную комиссию для оценки состояния СИЗ.
Если спецодежда имеет нормальный внешний вид, соответствующий сроку износа, она сдается на склад, а затем выдается повторно, после химической чистки. При принятии таких ТМЦ в документах кладовщик делает запись о сроках эксплуатации, например: «комбинезон защитный, срок эксплуатации 5 месяцев». Ответственное лицо после сдачи подписывает работнику обходной лист, в котором делает соответствующую пометку.
По общему правилу, увольняясь, работник может сдать спецодежду полностью, либо частично, либо возместить ее стоимость организации и оставить для личного пользования.
Повторное использование списанной спецодежды в качестве обтирочного материала после сдачи ее работником также должно быть подтверждено актом с подписями членов комиссии.
Справочные данные по стоимости спецодежды могут быть использованы в дальнейшем:
Правила возврата спецодежды должны быть прописаны в локальных нормативных актах организации.
На заметку! Работник, изъявивший желание выкупить спецодежду при увольнении, с выплатой стоимости должен написать заявление на имя руководителя организации. В нем указывается перечень СИЗ, за которые будет вноситься оплата, а также намерение приобрести ценности для своих нужд. Целесообразно указать и способ оплаты.