Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила и нюансы изменения фамилии в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Какие документы нужны
Чтобы произвести запись в трудовой о смене фамилии работнику кадровой службы потребуется ряд документов, на основании которых будет издан приказ о внесении исправлений и подготовлено допсоглашение к трудовому контракту.
При определении перечня, подтверждающего факт перемены в личных сведениях, руководствуются п.2.3 Инструкции по оформлению трудовых, утвержденной Постановлением Министерства труда №69 в 2003 году.
Список бумаг, предоставляемый в кадровую службу, включает:
- Новый паспорт.
- Свидетельство о рождении, о регистрации или расторжении брака.
- Подтверждающие справки, оформляемые государственными органами.
Ссылку на документ, давший основание для корректировки, указывают на внутренней стороне первой страницы формуляра. Если фамилия изменена на основании свидетельства о браке, внутри бланка трудовой пишут серию, номер свидетельства, дату оформления.
Корректируя личную информацию и документы работницы, работодатель и сотрудник дополнительно оформляют:
- заявление от сотрудницы с просьбой внести исправление (заполняют по образцу отдела кадров);
- приказ руководства о необходимости корректировки;
- дополнительное соглашение;
- внутренние регламенты, табели учета и т.д.
Исправление некорректно внесенных данных
Инструкция по заполнению трудовых книжек, к сожалению, не содержит четких указаний относительно того, как быть, если в документ были внесены ошибочные данные. В случае оформления документа впервые особых сложностей не будет, ведь книжку можно уничтожить и завести новую. При этом оплачивает замену бланка работодатель.
Но каковы должны быть действия сотрудника кадровой службы, если документ содержит в себе записи с других предприятий? В этом случае необходимо внести новые данные об измененной фамилии с пометкой «взамен ошибочной». Все это также нужно скрепить подписью кадрового работника и печатью компании.
Если были обнаружены ошибки, внесенные на предыдущем месте работе, то, согласно постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, исправления должен произвести работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник.
Осуществить это можно на основании официальной бумаги с предыдущего места работы. Если фирма была реорганизована, тогда от ее правопреемницы, если же ликвидирована, тогда на основании документа, удостоверяющего данный факт.
Порядок действий и образец трудовой книжки при смене фамилии
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества или вследствие других причин – обязанность отдела кадров, но инициировать это должен сам сотрудник путем устного или письменного заявления об этом. Если работник не предоставит информацию для изменения своей фамилии в трудовой книжке, то это может иметь негативные последствия. Дело в том, что документы с неактуальными персональными данными перестают быть действительными.
Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии. Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.2003 года ).
Законодательная база по изменению личных данных работников
Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.
Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.
12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).
Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.
Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта.
Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.
Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах
Работница вышла замуж и изменила фамилию.
Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?
Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»
- Ответим на все вопросы по порядку.
- Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ
- «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».
Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.
Заявление о смене фамилии
Подача заявления на смену фамилии осуществляется лично лицом, которое эту фамилию меняет. В территориальном ЗАГСе заявитель заполняет бланк по форме №15.
Сведения, подлежащие обязательному отражению в заявлении:
- действующие фамилия, имя, отчество;
- число, месяц и год рождения, а также место рождения;
- гражданская принадлежность;
- семейное положение;
- реквизиты записей актов гражданского состояния, уже имевшие место на момент подачи заявления;
- анкетные данные несовершеннолетних детей, по каждому ребенку отдельно;
- фамилия, избранная взамен имеющейся;
- основание, послужившее смене фамилии;
- опись документов, приобщаемых к заявлению;
Заявление полежит обязательному подписанию и датированию заявителем.
Бумаги, подлежащие приобщению к заявлению:
- фото для документов с изображением заявителя;
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- автобиография, в которой излагается информация о дате и месте прежней регистрации актов гражданского состояния;
- свидетельство о браке либо свидетельств о его расторжении;
- свидетельства о рождении имеющихся несовершеннолетних детей;
- иные документы, подтверждающие наличие предусмотренного в законе основания для смены фамилии.
Причины изменения фамилии
Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.
Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина
Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию
Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.
Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.
Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.
12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).
Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.
В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:
На основании пп. «а» п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.
Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.
Какие существуют правила внесения данных и на какие этапы можно разделить этот процесс?
Чтобы иметь четкую картину и представление о процессе замены данных, ниже приведено 4 этапа, в которые проходит переработка:
- Первым делом уполномоченный сотрудник вносит новую фамилию в специализированную графу, в которую вписывается фамилия сотрудника на начальном листе при первом развороте и во вкладыше. В этой строчке ручкой вычеркивается старая фамилия одной ровной линией. Если пространство рядом с зачеркнутым словом позволяет вписать новую фамилию, то записывают рядом, если не позволяет, то пишут сверху или снизу.
- Главные параметры из справки (выданной в ЗАГСе) записывают на второй разворот в специально отведенной строчке. Сделать это нужно так, чтобы оставалась область для еще одного изменения. Особенно, если это смена данных при замужестве.
- После того, как основные данные записаны, нужно внести фамилию имя и автограф человека, который делал эти исправления.
- В самом конце ставят печать, правильный вариант расположения печати не должен закрывать ни одну букву из вписанного, и должна быть возможность все прочесть однозначно.
Как изменить фамилию в трудовой книжке?
После обращения в локальный ЗАГС с заявлением об изменении фамилии и завершении проведения данной процедуры, гражданин получает документ с откорректированными сведениями. На этом основании в трудовую книжку будут вноситься новые данные. Важно учитывать, что книжка относится к документам строгой отчетности, а значит – запись должна вноситься в соответствии с требованиями законодательства, по установленному алгоритму.
Правовые акты не фиксируют сроки, когда субъект, сменивший фамилию, должен оповестить нанимателя об указанном факте. Однако рекомендуется донести информацию до управленца максимально оперативно, так как неверные сведения в кадровом отделе могут спровоцировать ряд неблагоприятных последствий для лица в дальнейшем.
Внести корректирующую запись может как управленец компании, так и уполномоченное лицо, занимающееся учетом трудовых книжек. Зачастую им является кадровый инспектор или начальник кадрового подразделения. Для этого ответственный субъект должен получить документальное доказательство измененным персональным данным.
Прежде чем разбираться в самой процедуре, стоит узнать, кто должен менять СНИЛС при смене фамилии – работник или работодатель. Дело в том, что процедура оформления ССОПС (страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования) имеет свои особенности. Согласно ст. 8 ФЗ № 27, сведения о застрахованных лицах передаются в ПФР их страхователями. Это же правило действует и в случае изменения у гражданина паспортных данных.
Страхователем по отношению к официально трудоустроенному работнику является его работодатель. То есть в случае смены паспортных данных именно работодатель должен передавать сведения об этом в ПФР. У него же можно будет и получить новый СНИЛС при смене фамилии – работодатель самостоятельно получает его в отделении ПФР для передачи работнику под роспись. Но как заменить ССОПС лицу, которое не имеет работодателя?
Согласно ст. 10 ФЗ № 27, лица, которые самостоятельно уплачивают за себя страховые взносы, передают информацию об изменении данных также самостоятельно. Например, ИП, адвокаты, нотариусы и прочие. Этот же порядок на практике работает и в отношении лиц, работающих неофициально либо вообще не работающих и не состоящих на учете в центре занятости.
Если поменяли фамилию ребенку, заменить ему страховое свидетельство могут его законные представители (до 14 лет) либо он может сделать это самостоятельно (с 14 лет). В отношении безработных, стоящих на учете на бирже, именно центр занятости будет страхователем, а потому именно он должен будет заниматься оформлением нового ССОПС.
Исправление некорректно внесенных данных
Инструкция по заполнению трудовых книжек, к сожалению, не содержит четких указаний относительно того, как быть, если в документ были внесены ошибочные данные. В случае оформления документа впервые особых сложностей не будет, ведь книжку можно уничтожить и завести новую. При этом оплачивает замену бланка работодатель.
Но каковы должны быть действия сотрудника кадровой службы, если документ содержит в себе записи с других предприятий? В этом случае необходимо внести новые данные об измененной фамилии с пометкой «взамен ошибочной». Все это также нужно скрепить подписью кадрового работника и печатью компании.
Если были обнаружены ошибки, внесенные на предыдущем месте работе, то, согласно постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, исправления должен произвести работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник.
Осуществить это можно на основании официальной бумаги с предыдущего места работы. Если фирма была реорганизована, тогда от ее правопреемницы, если же ликвидирована, тогда на основании документа, удостоверяющего данный факт.
Действия работника после изменений персональных данных
При смене фамилии, отчества или имени, работник должен сообщить об этом работодателю или сотрудникам отдела кадров.
После этого необходимо придерживаться такого алгоритма действий:
- Работнику следует подготовить необходимый пакет документов.
- Внесение изменений в трудовую книжку обязанность сотрудника отдела кадров.
- Прежде, чем в трудовую будут внесены изменения, работник должен внимательно прочесть приказ, который ему выдаст работодатель.
- Работнику не обязательно видеть факт внесения изменений в трудовой документ, но для собственного спокойствия лучше осмотреть книжку и проверить правильность заполнения новой информации.
Процедура внесения записей в трудовую книжку осуществляется после заявления сотрудника с просьбой о внесении изменений в трудовую.
Затем на его основании создается приказ руководителя организации о произведении соответствующих исправлений в отношении сотрудника.
Как внести в трудовую книжку запись об изменении фамилии после замужества?
Как известно, любой работник при смене персональных данных должен оповещать об этом работодателя. Для этого не обязательно использовать письменную форму, достаточно будет устного уведомления. Благодаря оповещению сотрудник не столкнется с риском признания документации недействительной. Подтверждается изменения после замужества либо паспортом, либо свидетельством о браке.
После этого за работу берутся сотрудники кадрового подразделения предприятия, на сохранении которых находится трудовая книжка и которые отвечают за внесение любых поправок. Они перечеркивают старую информацию, на ее месте записывают обновленную. Дополнительно они удостоверяют смену специальной записью на развороте, где дополнительно ставится подпись работника и печать.
Дополнительные факты, которые относятся к теме статьи
Первый факт — после развода фамилия вернулась на девичью. Потребуется подать вновь заявление и в книжке зачеркнут фамилию бывшего супруга и запишут старую. Эти действия так же подкрепляются свидетельствами, которые указываются на втором развороте.
Второй факт — в кодексе нет предписаний о правилах действий при внесении данных с ошибкой. Поэтому стоит быть особенно внимательным. Оговорен случай, в котором ошибочные данные занесены во время первичного оформления трудовой книжки. Если такое произошло, то ее выбрасывают и заполняют по новой.
Третий факт — если что-то ошибочно записано по вине работодателя, то все расходы на замену или покупку новой книжки он должен взять на себя согласно пункту 42 Кодекса России.
Четвертый факт — хоть и кодексом не прописаны условия исправления ошибок, данная ситуация случается, и кадровики исправляют с пометкой «правки внесены из-за первоначально ошибочных действий».
Пятый факт — за несвоевременную замену ответственность несет кадровик.
Хоть и весь процесс переоформления личных бумаг затратный и длительный, все же это не сложно. Ситуация с трудовой книжкой — одна из самых простых, ведь не придется ничего платить и почти всю работу выполняет соответствующий работник, а не сам гражданин.