Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
Как будут работать другие электронные подписи с 2023 года
Напоминаем, что пока продолжают действовать другие типы цифровых подписей, которые также оформляет наша компания.
Рассмотрим, сможет ли бизнес пользоваться ими в 2023 году:
1. ЭП на полномочного представителя (например, бухгалтера предприятия).
Действие таких подписей после 31.12.2022 пока под вопросом, так как нормативно-правовой акт о продлении их срока сейчас находится на рассмотрении. Если ЭП ФНС в организации нет, подпись представителя поможет с 2023 года продолжить подписывать документы, но только в случае принятия соответствующих поправок в закон.
2. ЭП физического лица.
Понадобится, чтобы подписывать документацию с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), которая также станет обязательной с 2023 года. Руководитель или ИП вправе оформить МЧД на физическое лицо уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться электронной подписью физического лица, а также прикладывать к ней доверенность. В новом году бизнес просто продолжит работать по такой схеме, даже если директор или предприниматель не получит подпись от ФНС.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Почему электронная подпись в ФНС не совсем бесплатна
Изменения в законодательстве об электронной подписи изначально предполагали, что оформление квалифицированного сертификата электронной подписи через УЦ налоговой и УЦ других ведомств будет бесплатной процедурой. Это действительно так — платить за сертификат, его переоформление ненужно. Однако если начать разбираться, как получить подпись в УЦ ФНС, то окажется, что за такую подпись всё равно нужно платить.
Дело в том, что как сертификат, так и сама электронная подпись — это не физические объекты, это цифровая информация. Поэтому фактически для получения ЭП понадобится купить носитель (токен) определённого вида, на который и будет записана эта информация. УЦ ФНС и территориальные органы ФНС токены не выдают, как и доверенные лица. Токен нужно заранее приобрести и представить для записи на него КСКПЭП и другой информации.
Электронная форма торговой накладной
Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.
Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя.
Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.
При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» — информация о доверенности уполномоченного лица.
Особенности заполнения
Формированием ТН занимаются сотрудники бухгалтерии, склада или другие работники компании, наделенные таковыми полномочиями. Единого образца, по которому требовалось бы составлять такую документацию, не существует. Можно придерживаться имеющегося общего шаблона или сформировать собственный вариант. Число строк и таблиц не регламентируется, если нужно, будет несложно уменьшить или, наоборот, — увеличить.
Соблюдая правильность оформления документов согласно товарной накладной ТОРГ-12, стоит помнить, что в ней обязаны находиться такие сведения:
- наименование продающей компании;
- информация о покупающей;
- описание продукции с указанием веса, числа и стоимости.
ТН может оформляться на одном листе или сразу на нескольких (зависит от перечня составляющих передаваемого груза). Во втором случае на титуле указывается, сколько именно страниц есть в наличии.
Бумага в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах. Один из них забирает себе непосредственно продавец, другой отправляется к покупателю. При необходимости допускается прикреплять дополнения, сведения о которых также фиксируются в самой форме.
Заполнение бумажной накладной ТОРГ-12
Если поставщик использует унифицированный бланк ТОРГ-12 из альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, необходимо соблюдать правила оформления регистра. Накладную ТОРГ-12 можно формировать и в бумажном, и в электронном виде, но для электронного бланка понадобится электронная цифровая подпись. Унифицированный документ составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Его необходимо формировать непосредственно в период поставки груза — либо в момент поставки, либо сразу после ее завершения.
Шаг 1. Заполняется вводная часть.
Вносятся данные о наименовании, адресах и банковских реквизитах следующих организаций:
- организация-отправитель и ее структурное подразделение (при необходимости);
- грузополучатель;
- поставщик;
- плательщик.
Шаг 2. В обязательном порядке указывается основание, по которому и осуществляется поставка — договор или государственный контракт. Основанием может выступать счет.
Шаг 3. Необходимо отразить коды в специально отведенной таблице справа.
Прописывают и кодировку по формы по ОКУД (0310001), и индексы предприятий по ОКПО и ОКДП, указывают номер товарно-транспортной накладной при ее наличии.
Шаг 4. Проставить актуальные номер и дату документа.
Шаг 5. Заполнить табличную часть ТОРГ-12.
| Номер строки | Название графы | Описание |
|---|---|---|
| 1 | Номер по порядку | Отгружаемые позиции перечисляются по порядку |
| 2 |
Наименование, характеристика, сорт, артикул товара |
Название поставляемых товаров с их учетными характеристиками |
| 3 | Код товара | Кодировка продукции (при наличии данных) |
| 4 | Наименование единицы измерения | Указывается единица измерения |
| 5 | Код единицы измерения | Здесь отмечается кодировка единицы измерения по ОКЕИ |
| 6 | Вид упаковки | Отмечается форма упаковки товара |
| 7 | Количество в одном месте | Количественные параметры отгружаемых товаров или партий |
| 8 | Количество мест, штук | |
| 9 | Масса брутто | |
| 10 | Количество (масса нетто) | |
| 11 | Цена | Стоимость одной единицы, указывается в рублях |
| 12 | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма считается как произведение количества продуктов и цены |
| 13 | Ставка НДС | Действующая ставка налога для организаций — плательщиков НДС. Если предприятие не платит налог, то указывается «без НДС» |
| 14 | Сумма НДС | Величина налога по каждой позиции |
| 15 | Сумма с учетом НДС | Здесь отмечается суммарное значение — стоимость продукции + расчетный показатель НДС |
Как подписывать накладную
Заполненную ТОРГ-12 должны подписывать все уполномоченные лица со стороны поставщика и заказчика.
Бывают ситуации, когда груз самостоятельно забирает представитель покупателя по доверенности. В таких случаях в графе «Груз принял» вносятся сведения о лице, который забирает продукцию, и реквизиты основания — доверенности. В графе «Груз получил» расписывается сотрудник, ответственный за размещение продуктов на складе.
Если товарная накладная составлена и направлена заказчику в электронном виде, то обе стороны должны подписать ее цифровой подписью. Электронная ТОРГ-12 формируется в одном экземпляре, но в составе документа два файла. Один создается со стороны покупателя, другой — со стороны поставщика.
Электронную накладную можно направить в территориальную Федеральную налоговую службу в XML-формате по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ подписывает руководитель, главный бухгалтер и иные ответственные лица.
Под накладной, которая составляется в бумажной форме, проставляется пять подписей:
- В графе «Груз получил» ставит свою подпись уполномоченное лицо заказчика. Право подписи закреплено в уставе организации или оформляется специальным приказом или доверенностью.
- Раздел «Груз принял» подписывает материально-ответственное лицо заказчика. В этой строке может расписываться и тот служащий, который непосредственно принимает товар. Если партию принимает руководитель, то доверенность не оформляется. Любой другой сотрудник может действовать только на основании доверенности.
- Со стороны поставщика ставятся три подписи: руководителя, бухгалтера и сотрудника, отвечающего за отгрузку товарно-материальных ценностей. Можно издать приказ, в котором будет закреплено право конкретного работника проставлять подпись от поставщика во всех трех разделах.
Порядок подписания товарной накладной по форме N ТОРГ-12 со стороны продавца
В товарной накладной по форме N ТОРГ-12 предусмотрено проставление подписей со стороны продавца с указанием фамилий, инициалов и должностей лиц, подписавших первичный учетный документ.
Если товарную накладную со стороны продавца подписывает лицо, действующее на основании доверенности, указывать ее реквизиты не нужно, так как отдельная строка в ТОРГ-12 для этого не предусмотрена.
Кто подписывает товарную накладную по форме N ТОРГ-12 со стороны продавца
Со стороны продавца товарную накладную подписывают:
- в строке «Отпуск груза разрешил» — руководитель организации (иное уполномоченное лицо);
- в строке «Главный (старший) бухгалтер» — главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии, уполномоченный на оформление накладной;
- в строке «Отпуск груза произвел» — лицо, фактически отгрузившее ТМЦ со склада.
В строке «Отпуск груза произвел» ТОРГ-12 расписывается работник продавца, фактически отпустивший товар и имеющий право подписи первичных учетных документов на отпуск ТМЦ, если товар отгружен со склада продавца.
В случае, когда продавец и грузоотправитель — разные организации (например, при транзитной торговле), подпись в строке «Отпуск груза произвел» ставит работник продавца, ответственный за оформление операции, на основании накладной, оформленной грузоотправителем, в которой имеется подпись, подтверждающая фактический отпуск ТМЦ.
Датой подписания ТОРГ-12 продавцом является дата отгрузки (отпуска) ТМЦ.
Бумажная ТОРГ-12 подписывается пятью подписями:
- Расписывается покупатель в графе «груз получил». Здесь имеет право расписываться только уполномоченное на это лицо от покупателя. Представитель может быть занесен в доверенность либо иметь право на это на основании Устава.
- Строку «груз принял» заполняет то материально-ответственное лицо, которое непосредственно и принимает этот груз. Таким лицом может быть как представитель того, кто приобретает, так и перевозчик от сторонней организации. При этом, если товар принимается самим руководителям, доверенность не нужна, и соответствующее поле остается пустым.
- Со стороны продавца расписывается три сотрудника: бухгалтер, руководитель и тот человек, который напрямую ответственен за отгрузку. Как правило, если организация крупная, подпись ставится одним сотрудником.
Товарная накладная торг-12
Гражданского кодекса поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя. Исходя из того, что основанием для передачи товара является договор, в графе «Грузополучатель» должны отражаться данные лица, являющегося покупателем или получателем, указанным в договоре поставки. Поэтому в строке «Груз получил грузополучатель» должна стоять подпись лица, являющегося конечным получателем (покупателем), либо лица выступающего от его имени. Заполнение графы «Груз принял», по нашему мнению, зависит от того, каким образом приобретенные товарно-материальные ценности доставляются покупателю, учитывая, что доставка товара может быть осуществлена силами поставщика (продавца), получателя (покупателя) или третьим лицом.
Что такое товарно-транспортная накладная и как заполнить бланк ТТН
- Первый – остаётся у отправителя, он нужен для списания товаров;
- Второй – передается адресату и является основанием для внесения груза в базу данных склада;
- Третий – необходим, чтобы рассчитаться с компанией, организующей грузоперевозку;
- Четвёртый – понадобится для учёта работы, выполненной водителем, для начисления зарплаты.
- Указанный груз – оттиск пломбы на полученном грузе;
- Количество мест – сколько мест занимает доставленная продукция;
- Масса брутто – вес (пишется прописью), а также подпись сотрудника, на которого возложена ответственность за разгрузку;
- Сдал водитель-экспедитор – ФИО и подпись шофёра;
- Принял – фамилия, имя, отчество и подпись ответственного за приёмку сотрудника.
Особенности заполнения бумажной накладной
Товарную накладную можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Если организация составляет накладную на товары в бумажном формате, то не обязана использовать форму ТОРГ-12. Можно применять самостоятельно разработанный регистр. В бланк можно включать необходимое количество граф в соответствии с потребностями и отраслевой спецификой предприятия. Решение, в какой форме будет формироваться первичная документация, отражающая поставку товаров, принимает руководитель. После разработки и утверждения самостоятельного бланка его нужно закрепить в учетной политике организации.
В собственный бланк товарной накладной включите обязательные реквизиты:
- номер и дату формирования;
- название грузополучателя и его реквизиты;
- наименование грузоотправителя и его реквизиты;
- документ, на основании которого производится отгрузка товаров — контракт, счет, счет-фактура и проч.;
- таблицу, в которой приводится список поставляемых товаров, единица измерения и ценовые характеристики;
- место для подписей ответственных лиц с указанием их должностей;
- место для оттисков печатей сторон в случае их использования организациями.
Кто подписывает груз принял и груз получил в товарной накладной
Старший бухгалтер имеет право подписи только при отсутствии главного бухгалтера, когда обязанность по ведению бухгалтерского учета руководитель или предприниматель возложили на себя.
- В графе ТОРГ-12 «Отпуск груза произвел» — лицо, непосредственно передающее товар представителю получателя. Как правило, это работник склада, курьер или водитель, доставившие груз по месту нахождения получателя.
Со стороны получателя подписи ставят:
- В графе «Груз принял» — лицо, непосредственно получившее товар от представителя продавца. Это могут быть, например, работники склада или отдела материально-технического снабжения.
- В графе «Груз получил грузополучатель» — руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
Заполнение бумажной накладной ТОРГ-12
Если поставщик использует унифицированный бланк ТОРГ-12 из альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, необходимо соблюдать правила оформления регистра. Накладную ТОРГ-12 можно формировать и в бумажном, и в электронном виде, но для электронного бланка понадобится электронная цифровая подпись. Унифицированный документ составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Его необходимо формировать непосредственно в период поставки груза — либо в момент поставки, либо сразу после ее завершения.
Шаг 1. Заполняется вводная часть.
Вносятся данные о наименовании, адресах и банковских реквизитах следующих организаций:
- организация-отправитель и ее структурное подразделение (при необходимости);
- грузополучатель;
- поставщик;
- плательщик.
Шаг 2. В обязательном порядке указывается основание, по которому и осуществляется поставка — договор или государственный контракт. Основанием может выступать счет.
Шаг 3. Необходимо отразить коды в специально отведенной таблице справа.
Инструкция: заполняем товарную накладную ТОРГ-12
Шаблоны и формы Товарная накладная ТОРГ-12 — это универсальный первичный документ, который используют, чтобы отразить движение материальных запасов и товаров.
Бюджетные учреждения используют унифицированный бланк по ОКУД 0330212, который утвержден Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998. Но применять его не обязательно.
Организация вправе самостоятельно разработать удобный бланк и утвердить его в учетной политике (ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Унифицированная форма накладной ТОРГ-12 имеет преимущества:
- структура проста, удобна и понятна;
- полностью отвечает законодательным требованиям к составлению и ведению документации;
- послужит доказательством в спорной ситуации (например, при выявлении претензий к качеству поставленной продукции);
- подтверждает получение товара, работы или услуги;
- считается обоснованием для принятия НДС к вычету;
- подтверждает продолжительность гарантийного срока.