Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если нужно внести изменения в журнал учета (в т. ч. после завершения налогового периода), регистрируют счет-фактуру (в т. ч. корректировочный) за тот налоговый период, в котором он был зарегистрирован до внесения в него исправлений.
Заполнение журнала учета полученных и выданных счетов-фактур
Регистр содержит два раздела: первый предназначен для внесения данных о выданных счетах-фактурах, второй — о счетах-фактурах, поступивших в организацию.
Заполним регистр на конкретном примере:
Пример
ООО «Стройторг» (заказчик, ОСНО) подписало договор на организацию погрузочно-разгрузочных работ с ООО «Транзит» (исполнитель на упрощенке) и заказало организовать перегрузку принадлежащего ему товара за вознаграждение в размере 19 500 руб. (без НДС). Исполнитель в лице ООО «Транзит» осуществил перегрузку товара через ООО «Грузчик», подписав с ним договор на погрузочно-разгрузочные работы. Сумма договора составила 275 500 руб., в том числе НДС 45 916,67 руб.
Движение первичной документации:
- От ООО «Грузчик» получены: счет-фактура авансовый, акт выполненных работ и счет-фактура на ООО «Транзит», сумма — 275 500 руб. в том числе НДС 45 916,67 руб.
- ООО «Транзит» перевыставляет счет-фактуру и акт выполненных работ в адрес своего заказчика, ООО «Стройторг», — 275 500 руб., в т. ч. НДС 45 916,67 руб.; оформляет акт на посредническое вознаграждение, сумма — 19500 руб. (без НДС), заполняет отчет о проделанной работе, прилагая к нему копии первички, полученные от ООО «Грузчик».
Кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Посредники, освобожденные от уплаты НДС, но при этом в целях предпринимательской деятельности выставляющие и получающие счета-фактуры, обязаны заполнять и сдавать ежеквартально специальную форму журнала учета. При этом не имеет значение налоговая система, по которой работают данные лица.
К данной категории посредников относятся:
- лица, работающие по договорам комиссии (комиссионеры согласно п. 1 ст. 990 ГК РФ);
- лица, работающие агентским договорам (агенты согласно п. 1 ст. 1005 ГК РФ);
- лица, работающие по договорам транспортной экспедиции (экспедиторы, привлекающие сторонних лиц и не участвующие сами в перевозках согласно п. 1 ст. 801, 805 ГК РФ);
- застройщики, привлекающие подрядчиков, при этом сами в строительстве не участвующие (ст. 740 ГК РФ);
- некоторые посредники — налоговые агенты.
Кто сдает журнал учета счетов-фактур
В отделение ИФНС предоставлять учетный документ обязаны только компании, занимающиеся посредничеством. Исключение составляют лишь случаи, когда контрагенты достигли между собой договоренности по поводу невыставления счетов-фактур – документа, который удостоверяет отгрузку продукции или предоставление услуги по факту их реальной стоимости.
Письмо Минфина № 03-11-11/63683 (31.10.16 г.) сделало пояснение: «Если установлено, что покупатель не оплачивает НДС, то агент имеет право подписать с ним документ о невыставлении фактурного счета». Данная процедура говорит о том, что заводить журнал по приобретению товаров не нужно.
Внимание! Фактическую сдачу документации осуществляет назначенный руководителем компании ответственный сотрудник.
Исправление журнала после сдачи
Ситуация: должен ли посредник – неплательщик НДС сдать в инспекцию исправленный журнал учета счетов-фактур? После сдачи первоначального журнала организация обнаружила в нем ошибки.
Обязанность подавать в инспекцию исправленный журнал налоговым законодательством не предусмотрена. Но уточненный журнал лучше все же сдать.
Посредники должны представлять в инспекцию журнал с зарегистрированными в нем счетами-фактурами, которые они выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Эти сведения нужны налоговой инспекции для контроля за полнотой уплаты НДС организациями, которые работают через посредников.
На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например комитентами, при продаже товаров, тем суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Таким образом, если посредник обнаружил после подачи в инспекцию ошибки в журнале учета счетов-фактур, в него нужно внести исправления и представить в инспекцию исправленный документ. Для исправления аннулируйте неверную запись в журнале, то есть отразите ошибочный счет-фактуру со знаком минус. В следующей строке журнала отразите верную запись.
Такой порядок в устных разъяснениях подтверждают представители ФНС России и Минфина России.
Как исправить журнал
Чтобы исправить ошибку в журнале, аннулируйте ошибочный счет-фактуру. То есть отразите со знаком минус стоимость товаров (работ, услуг) и сумму налога (показатели по графам 14 и 15 журнала). Затем зарегистрируйте правильный счет-фактуру со знаком плюс.
Например, посредник покупает товары для заказчика. Бухгалтер компании посредника обнаружил, что в журнале учета за III квартал указаны неверные реквизиты счета-фактуры, поступившего от продавца товаров. Указаны следующие реквизиты (неверные): № 1250 от 26 октября 2016 г. А правильные реквизиты счета-фактуры – № 1350 от 26 октября 2016 г. Журнал уже сдан в налоговую инспекцию. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер сделал следующее:
- в части 1 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 12. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс;
- в части 2 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 4. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс.
Вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, целесообразно сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате (утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2020 г. № ММВ-7-6/93).
Остальные организации (плательщики НДС или налоговые агенты) могут вести журналы учета на бумаге. Но данные из этих журналов им все равно придется переносить в декларации по НДС, которые можно передавать в инспекции только в электронном виде через спецоператоров (п. 5–5.1 ст. 174 НК РФ).
Кто составляет журнал
Единый журнал по сути объединяет в себе 2 журнала: журнал учета полученных счетов-фактур и журнал учета выставленных счетов-фактур. В форме журнала эти разделы именуются:
- Часть 1 «Выставленные счета-фактуры»;
- Часть 2 «Полученные счета-фактуры».
Вести данный журнал обязаны определенные лица при выставлении или получении ими счетов-фактур, при этом не важно, являются ли эти лица налогоплательщиками НДС, лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, или лицами, не являющиеся налогоплательщиками НДС.
Так, вести журнал должны лица в отношении следующей предпринимательской деятельности:
- деятельность в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, которые предусматривают реализацию или приобретение товаров (работ, услуг) от имени комиссионера (агента);
- деятельность на основе договоров транспортной экспедиции (при определении своего дохода как вознаграждение при исполнении данных договоров);
- выполнение функций застройщика.
При этом важно учитывать, что в журнале не регистрируются счета-фактуры, выставленные на сумму дохода в виде вознаграждения по указанным выше договорам.
В первую очередь обращает на себя внимание то, что теперь правила четко определяют круг лиц, обязанных вести журнал учета. Как и сейчас, журнал ведется на бумаге или в электронном виде и только в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – ТРУИП) от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), на основе договоров транспортной экспедиции, при выполнении функций застройщика (п. 1 правил).
Журнал (в перечисленных выше ситуациях) нужно заполнять как налогоплательщикам, в том числе исполняющим обязанности налоговых агентов, так и освобожденным от обязанностей плательщика НДС по исчислению и уплате налога, а также лицам, не являющимся плательщиками НДС.
Для экспедиторов в правила введен «свой» пункт (1.1), уточняющий, при каких обстоятельствах им вменено в обязанности вести журнал:
- при осуществлении предпринимательской деятельности на основе договоров транспортной экспедиции;
- в случае приобретения ТРУ от своего имени, стоимость которых не включается в расходы в соответствии с условиями заключенных договоров (то есть при определении налоговой базы в порядке, установленном гл. 23, 25, 26.1 и 26.2 НК РФ);
- если в составе доходов учитываются доходы в виде вознаграждения при исполнении указанных договоров.
Кстати, о вознаграждении при исполнении посреднических договоров (транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика, комиссии (субкомиссии), агенстких (субагентских), предусматривающих реализацию и (или) приобретение ТРУИП от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента)), а точнее сказать, о счетах-фактурах на такие доходы: уточнено, что в журнале они не регистрируются (п. 1.2 Правил ведения журнала учета).
Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.
Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные. Но кардинально поменялись правила работы с журналом. Они следующие:
- ведите журнал, только если относитесь к категории посредников, обязанных это делать;
- оформляйте его и представляйте в налоговую инспекцию ежеквартально;
- вести журнал желательно в электронной форме – в таком виде он передается налоговикам (хотя оформление на бумаге не запрещено);
- записывайте счета-фактуры в хронологическом порядке (по дате их получения или выставления);
- заполняя строки и графы журнала (или корректируя их) сверяйтесь с правилами, описанными в приложении 3 к постановлению № 1137;
- внимательно проверяйте коды операций
- после окончания каждого квартала заверяйте журнал подписью руководителя (или уполномоченного работника), страницы бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте (если ведете его на бумаге);
- ежеквартально передавайте журнал (заверенный УКЭП) налоговикам по электронным каналам связи;
- храните журналы как минимум 4 года с даты последней записи в каждом из них.
Основные правила оформления журнала действуют с момента вступления в силу постановления № 1137 и с тех пор не изменились. Единственная поправка 2019 года была внесна в них в связи с заменой ставки НДС 18% на ставку 20%.
Что это за документ и какими нормативными актами он регулируется?
- Основным законом, устанавливающим необходимость составления счетов-фактур (СФ), а также ведения специальной учетной документации является Налоговый Кодекс РФ, а именно ч.3 ст.169.
- Правила ведения бухгалтерских регистров отражены в ст.10 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете». Под бухгалтерскими регистрами стоит как раз понимать необходимую учетную документацию, в случае счетов-фактур это будут:
- журнал учета СФ;
- книга продаж;
- книга покупок.
- Правила заполнения документации, применяемой при расчетах налога на добавленную стоимость отражены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (в ред. 19.08.2017).
Форма и состав показателей книги покупок
Форма книги покупок и состав ее показателей рекомендованы Постановлением Правительства от 02.12.2000 N 914 «Об утверждении порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
Обратите внимание!
Несмотря на то что в отношении вычетов требование об уплате сумм налога налогоплательщиком с 1 января 2006 г. снято законодателем, в книге покупок графа 3 «дата оплаты счета-фактуры продавца» сохранена. Объяснением этому является несколько причин: во-первых, эту графу будут заполнять в течение переходного периода те налогоплательщики, которые до 1 января 2006 г. в целях налогообложения НДС использовали метод «по оплате». Напомним, что указанные субъекты, в соответствии со ст. 2 Закона N 119-ФЗ, до 1 января 2008 г. производят налоговые вычеты по товарам, работам, услугам (включая основные средства, нематериальные активы, имущественные права), принятым на учет до 1 января 2006 г. в порядке, установленном ст. 172 НК РФ при наличии документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Если же указанная категория налогоплательщиков до 1 января 2008 г. не произвела оплату, то вычет будет применен (независимо от факта оплаты) в первом налоговом периоде (месяце или квартале) 2008 г.
Кроме того, эта графа заполняется в том случае, если для реализации права на вычет факт оплаты сумм налога необходим. К таким случаям относятся: вычет по налогу, уплаченному при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, вычет «агентского» налога, вычет по командировочным и представительским расходам, вычет при возврате налогоплательщиком полученных сумм при расторжении или изменении условий договора, вычет при возврате товаров, вычет сумм налога, исчисленного налогоплательщиком с объемов СМР для собственного потребления, вычет правопреемником при реорганизации юридического лица. Кроме того, с 1 января 2007 г. указанную графу обязаны заполнять налогоплательщики при осуществлении товарообменных операций, зачетов взаимных требований, при использовании в расчетах ценных бумаг.
Во всех иных случаях в графе 3 книги покупок налогоплательщиком ставится прочерк.
Порядок заполнения журнала
Условно в бланке журнала регистрации счетов-фактур можно выделить 3 секции:
- Верхняя часть со сведениями о компании;
- Табличная часть, включающая 2 самостоятельных раздела:
- Для выписанных документов;
- Для поступивших документов.
В верхней части указывается полное или краткое название организации, ИНН/КПП или ФИО и ИНН ИП, квартал, за который вносятся сведения. Порядок заполнения таблицы на выставленные счета-фактуры на отгрузку приведен ниже.
|
№ столбца |
Какие данные отражаются |
|
Столбец 1 |
Порядковый номер |
|
Столбец 2 |
Дата выписки документа. Для бумажной версии – дата отправки покупателю, комитенту, для электронной – день получения оператором электронного документооборота. |
|
Столбец 3 |
Код операции по списку из Приказа ФНС России от 14.03.2016 N ММВ-7-3/136, «01» — поставка, «02» — предоплата. |
|
Столбец 4 |
Дублируется номер по порядку и дата составления |
|
Столбец 5 |
Нужен только для исправленных документов, обычно не заполняется |
|
Столбец 6, 7 |
Не вносятся сведения |
|
Столбцы 8, 9 |
Идентификационные данные компании-приобретателя из строк 6 и 6б перевыставляемой счет-фактуры |
|
Столбцы 10, 11 |
Название, ИНН и КПП компании-поставщика или комитента |
|
Столбец 12 |
Номер и дату полученной счет-фактуры, служащей основой для перевыставления текущей счет-фактуры |
|
Столбец 13 |
Название и код валюты |
|
Столбец 14 |
Общая сумма к оплате с налогом |
|
Столбец 15 |
Общий размер НДС |
|
Столбцы 16,17,18,19 |
Задействуются для корректировочных счетов-фактур, поэтому при отгрузке или авансе вносить в них сведения не требуется. |
|
Столбцы 20-23 |
Задействуют только в отношении продукции, подлежащей прослеживаемости |
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Реестр выданных счетов-фактур, или журнал учета — это документ, который обязаны вести все организации, действующие в интересах третьих лиц от своего имени. В их число входят агенты, помогающие в приобретении и реализации товаров и услуг, застройщики, экспедиторы и комиссионеры. Такие посредники могут быть плательщиками НДС или просто налоговыми агентами, от этого их обязанность не зависит. По итогам каждого квартала документ должен быть сдан в ФНС. Как это сделать правильно — в статье. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Получить доступ
Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета — базовая и наиболее часто используемая. Все особенности такой формы были отражены в далеком 1960 году — в Письме Минфина СССР от 08.03.1960 N 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства». Письмо не отменено и является действующим и по сей день. В нем разъяснены способы ведения бухучета, указано, кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, и перечислены основные документы: в том числе журнал учета счетов-фактур и журналы ордера бухгалтерского учета по счетам. Подробно об этом читайте в статье «Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета».
Порядок заполнения налоговой декларации посредниками
Начиная с I квартала 2015 г., посредники должны заполнять налоговую декларацию по НДС по новой форме. Форма налоговой декларации по НДС, Порядок ее и формат представления в электронном виде утверждены Приказом ФНС РФ от 29.10.2014 г. №ММВ-7-3/558@.
Комиссионеры и субкомиссионеры должны заполнять разделы 10 и 11 налоговой декларации.
Раздел 10 предназначен для отражения информации из журнала учета выставленных счетов-фактур, осуществляемых по следующим посредническим договорам: комиссии, агентского, договора транспортной экспедиции.
Источником заполнения информации являются данные журнала учета выставленных счетов-фактур.
По строкам 010 — 210 графы 3 приводятся данные, указанные соответственно в графах 2-9, 11-19 журнала учета выставленных счетов-фактур.
Сами показатели заполняются в порядке, аналогичном порядку заполнения показателей граф 2-9, 11-19 журнала учета (раздел II Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур).
Раздел 11 предназначен для отражения информации из журнала учета полученных счетов-фактур, осуществляемых по следующим посредническим договорам: комиссии, агентского, договора транспортной экспедиции.
Источником заполнения информации являются данные журнала учета полученных счетов-фактур.
Новые реквизиты для прослеживаемости
РНПТ — это регистрационный номер партии товара. С его помощью налоговики будут отслеживать движение товаров. Указывать РНПТ нужно будет в счетах-фактурах, УПД, отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами и в декларации по НДС.
Порядок получения РНПТ зависит от того, откуда товар попал в Россию:
- Ввоз из стран ЕАЭС. Налогоплательщик направляет в инспекцию по месту учёта уведомление о ввозе. Налоговая присваивает РНПТ, который затем плательщики НДС указывают в счетах-фактурах, а неплательщики — в отгрузочных документах.
- Ввоз из стран, не входящих в ЕАЭС. Налогоплательщики сами формируют РНПТ из номера грузовой таможенной декларации (код таможенного органа/дата регистрации декларации/её порядковый номер) и номера партии (32 графа). Если в ГТД несколько партий, РНПТ присваивается каждой. Уведомлять налоговую не надо, это сделает ФТС.
- Товар был в остатках, когда ввели прослеживаемость. Налогоплательщик подаёт в налоговую уведомление об остатках таких товаров в любой срок, но до их продажи.
Как работает АСК НДС-2 : что важно знать бухгалтерам
На начальном этапе каждая декларация проходит проверку с помощью автоматической системы контроля «АСК НДС» (версии 2 и 3). В ходе такого контроля программа проверяет:
- совпадают ли показатели из декларации с контрольными соотношениями. Например, сопоставляют данные из разделов 8 и 9 с показателями раздела 3 декларации;
- есть ли расхождения между реквизитами проверяемой организации и ее контрагентов. Например, если сумма вычета, которую покупатель заявил в декларации, не соответствует сумме НДС у продавца;
- соответствуют ли платежи суммам НДС, которые налогоплательщики указывают в назначении платежа в платежном поручении. Далее эти суммы программа автоматически сравнивает с декларациями поставщиков и покупателей. Такую информацию система «АСК НДС» проверяет и у налогоплательщиков на спецрежимах.
Если в ходе такой проверки в декларации будут обнаружены ошибки или расхождения, налоговая инспекция направит организации:
- требование о представлении пояснений;
- приложение к требованию с кодами ошибок;
- машиночитаемый файл, который дублирует данные из приложения к требованию.
Программа «АСК НДС» автоматически формирует отчеты о расхождениях в налоговой отчетности, если их не устранили в пятидневный срок.
Пояснения компания направляет по утвержденному электронному формату. Такие пояснения могут без участия инспектора скорректировать технические ошибки, не влияющие на сумму налога. В этом случае нет необходимости сдавать уточненную декларацию.
Этот механизм удобен и эффективен. Инспекторы могут не отвлекаться на технические ошибки и сфокусироваться только на существенных противоречиях в декларации. Это дает возможность тщательно собирать доказательства нарушений для информирования компании о налоговых последствиях либо доначисления налога и штрафа.