Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление и учет возврата бракованного товара поставщику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Возврат бракованного товара поставщику после приемки
Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.
Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.
Основания для возврата качественного товара поставщику
Не всегда возвращается сломанный или некомплектный груз. Иногда отправить приходится полностью рабочую технику или мебель, потому что:
-
на эту продукцию претендуют другие люди (согласно ст. 460);
-
не сходится объем — его больше или меньше необходимого (ст. 466);
-
неверная ассортиментная матрица — незаказанный цвет, вкус, функционал (ст. 468);
-
неполный комплект или отказывают в доукомплектации (ст. 480).
Перечень нельзя назвать полным. Можно договориться об изменении условий, дополнении их. В договор вписывается возможность обратной погрузки нереализованного в срок. Для этого обычно прописывают дополнительное формальное основание:
-
нет спроса на модель;
-
продукт просрочился;
-
завершился сезон, в который продается деталь;
-
иные согласованные обоснования.
Это лишь часть причин, как можно вернуть качественный товар поставщику: порядок возврата здесь не различается с основной последовательностью. Но бывают и ситуации, когда претензий вообще нет, но поставку отправляют назад.
Чтобы своевременно проверить количество и ассортимент поставляемого груза, можно пойти двумя путями. Сотрудник может ппосмотреть каждую коробку, сравнить комплектность и сверить штрихкоды вручную. А есть более быстрый способ — просто установить специальное программное обеспечение.
Для этого достаточно обратиться в «Клеверенс». Компания подберет правильное оборудование для бизнеса, которое упростит не только приемку, но и автоматизирует многие другие процессы. Это минимизирует издержки и проблемы с пересортом и несоответствием по количеству, сделает учет более быстрым.
Как документально вернуть нереализованное
Важно помнить, что возвращать качественную продукцию допускается, только если это согласовано заранее в договоре. Иначе не получится отправить диван назад только потому, что он не продается.
Есть иной путь. Если такая процедура не закреплена документально, но компании договорились о возможности подобных исходов, то допускается просто оформить обратную продажу. Например, если не все велосипеды реализовались до конца лета и производитель согласен их забрать.
Фактически это будет продажа бывшему хозяину его же упаковок. Создается:
-
ТОРГ-12;
-
счет-фактура.
В строку «продавец» вписывается наименование собственной фирмы, в ячейку покупатель — подрядчик, который вывозит свой бывший груз. Заполнять ТОРГ-2 по образцу не нужно. Документально такая рокировка не отличается от обычной продажи.
Что может требовать покупатель, получивший некачественный заказ?
Поставщик обязан предоставить заказчику товар, отвечающий заявленным требованиям и характеристикам, указанным в тексте договора, заключённого сторонами.
Если у изделий имеется брак или несущественный изъян, об этом следует проинформировать покупателя. Доставка некачественной продукции допустима, если заказчик согласен на подобное условие.
Согласно 475 статье ГК РФ, в случае получения товаров несоответствующего качества, покупатель вправе предъявить поставщику одно из нижеуказанных требований:
- возместить затраты, связанные с устранением дефектов товара;
- уменьшить стоимость заказа;
- устранить обнаруженные изъяны за счёт продавца.
Если недостатки являются существенными, покупатель вправе настоять на расторжении договора и возврате ранее потраченных денег или безвозмездной замене некачественных изделий.
При отказе предприятия, поставляющего заказ вернуть деньги за продукцию нужно обратиться к нему с письменной претензией. Составить ее можно следующим образом:
- отметить наименование организации и личные данные руководителя предприятия;
- обозначить в письме договор, который был заключен между юридическими лицами, предоставленный товар;
- определить причины, по которым второе лицо желает осуществить возврат товара и денег;
- при наличии можно сопроводить свои слова результатом проделанной экспертизы или иных свидетельств;
- важно сделать ссылку на законодательный акт на который вы основывались;
- указать свои требования и сроки их выполнения;
- при желании можно обратить внимание юридического лица на ваши намерения действовать в случае отказа решить сложившуюся ситуацию.
Возврата товара надлежащего качества
Закон «О защите прав потребителей» на работу юридических лиц не распространяется, поэтому возврат товара надлежащего качества возможен только в соответствии с договором купли-продажи, в котором могут отражаться эти случаи, например:
- поставка неполная;
- отсутствие упаковки;
- нет необходимой информации;
- обратная реализация (в договоре есть условие о возврате нераспроданной или неиспользованной продукции). Этот процесс, по сути, является продажей бывшему владельцу, которая происходит, как и обычная, с оформлением накладной ТОРГ-12 и счет-фактуры.
Как происходит возврат товара между юридическими лицами надлежащего и ненадлежащего качества
Вне зависимости от того, происходит ли возврат некачественного товара, либо существуют иные обстоятельства, в первую очередь, нужно акцентировать внимание на подготавливаемых в процессе передачи документах. Возврат сопровождается обязательными бумагами:
- товарная накладная (у нее есть унифицированная форма или документ, разработанный самостоятельно);
- счет-фактура.
По этим документам в случае возврата товара между индивидуальными предпринимателями, стороны меняются местами. То есть, покупатель становится продавцом, а последний, соответственно, покупателем.
В случае если поставщик не принимает товар добровольно, то покупатель может обратиться в суд. Но перед этим он обязан соблюсти претензионный порядок. На практике, это означает, что он составляет письмо поставщику. Это письмо называется претензией. Форма ее заполнения – свободная. Но нужно соблюдать деловую переписку. Например, если покупатель требует аннулирования договора, то он должен вписать в претензию обязательные реквизиты:
- полное наименование предпринимателя – поставщика;
- № номер договора поставки;
- дата заключения контракта;
- наименование товаров, их количество;
- описание выявленных дефектов;
- свои требования.
Документы, которые необходимо оформить
При возврате товара юридическим лицом юридическому лицу потребуется составление определенного ряда документов, которыми будет отображаться движение матценностей. Отгрузка товара производится на основании счета-фактуры, накладной, приходного ордера и договора. Если будут обнаружены некачественные товары, то заполнить потребуется следующие документы:
- акт, подтверждающий выявление бракованной продукции;
- уведомление о возврате товара;
- акт приема-передачи;
- претензия поставщику;
- акт, которым будет зафиксировано расхождение в количестве или в качестве;
- заключение специальной комиссии при возврате товара спустя определенное время;
- накладная на товар к возврату.
Документы должны заверяться обеими сторонами, они являются основанием для формирования проводок в бухучете и иных финансовых действий.
Компенсация понесённых убытков
Сторона, продавшая товар плохого качества должна возместить все причинённые убытки, связанные с данным процессом. Помимо возмещения стоимости товара, организация также должна покрыть те расходы, которые понёс покупатель (юридическое лицо).
Например, за проведённую экспертизу.
Все основания для возмещения убытков прописаны в ГК РФ (ст.524):
- если у другого лица купленный товар оказался более дорогим – покупатель может потребовать возместить ему эту разницу в цене (если договор нарушил продавец);
- если проданный товар оказался дешевле, то продавец может предъявить покупателю требование о возмещении убытков (если договор нарушил покупатель).
Налоговые нюансы возврата товара
Рассмотрим некоторые налоговые нюансы при оформлении возврата товара.
- При возврате некачественного товара, не принятого покупателем (не рассматривается налоговым законодательством как отдельная операция по реализации):
- НДС по данной операции не уплачивается, следовательно, покупатель не выдает поставщику счет-фактуру (Письмо Минфина России от 28.01.2020 № 03-07-09/4850);
- поставщик передает покупателю корректировочную счет-фактуру и товарную накладную.
- При возврате товара, принятого покупателем (рассматривается как отдельная операция по реализации):
- покупатель выставляет счет-фактуру, а поставщик на его основании принимает НДС к вычету (п. 5 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ);
- покупатель при необходимости восстанавливает сумму НДС к уплате в бюджет по возвращаемому товару, которую ранее принял к вычету, причем восстановление должно производиться в том периоде, когда был произведен возврат товара (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ);
- поставщик производит перерасчет налоговой базы по налогу на прибыль.
Возврат товара между юридическими лицами регламентируется ГК РФ и договором купли-продажи. Он возможен, если проданная вещь оказалась ненадлежащего качества. Если предмет соответствует заявленным параметрам, то вернуть его можно только когда это предусмотрено соглашением сторон сделки. Процедура возврата начинается с подачи претензии покупателя к продавцу. Сделать это можно в течение 30 календарных дней с момента получения товара. Если претензия остается неудовлетворенной, необходимо обратиться в суд.
Чтобы установить обоснованность своих требований к продавцу, проконсультируйтесь у наших юристов. Также они помогут составить претензионное письмо, а если дело дойдет до суда, напишут исковое заявление, подскажут, какие документы к нему приложить, и представят ваши интересы во время разбирательства с участием органа государственной власти.
ВНИМАНИЕ! В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует — напишите в форме ниже.
Как составить письмо на возврат
Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.
Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:
- Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
- Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
- Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
- Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
- Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.
Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.
Если недостатки выявлены в процессе эксплуатации
К товарам, которые проявили некачественное исполнение в процессе использования, применяются те же нормы законодательства, что и для продукции у которой брак был выявлен в момент приемки. Срок обнаружения недостатков определяется заключенным договором и должен соответствовать статье 477 ГК. Претензии правомерны:
- если для продукции не установлен срок годности или гарантии, требования предъявляются в течение 2-х лет с момента продажи. Для товаров отправленных почтой датой отчета является момент получения товара покупателем;
- в течение гарантийного срока. Если комплектующие имеют меньшее гарантийное время чем основное изделие, то претензии принимаются в соответствие с гарантиями на основной товар;
- в течение срока годности;
- если для товара установлен гарантийный срок менее двух лет, но при этом покупатель может доказать, что недостатки возникли до получения или до момента передачи товара.
Обстоятельства, при которых производится возврат товара, должны быть документированы, а порядок передачи товара покупателем продавцу производится в определенном порядке и имеет установленные законодательством сроки.
Порядок и правила возврата, оформление акта
Если сторона желает оформить возврат качественного товара юридическим лицом юридическом лицу, она может прибегнуть как к досудебному, так и к судебному методу решения конфликта.
Решение диспута вне суда реализуется в случае, если в самом документе прописаны причины возврата объекта соответствующего качества. Чаще всего поставщик не идёт на подписание подобных пунктов в документах, ибо в таком случае его интересы остаются незащищёнными.
Такие споры также рассматриваются арбитражными судами, но шансы выиграть их крайне малы. Одним из оснований для позитивного решения органа судебной власти может стать внезапная смена руководства (например, смерть директора) либо ситуация, в которой организация отказывается от контракта для того, чтобы погасить этими деньгами свои долги.
Процедура возврата товара ненадлежащего качества намного проще. Она разнится в зависимости от того, когда были обнаружены дефекты – во время приёма поставки, либо во время эксплуатации.
Если проблемы с товаром были выявлены во время приёма, то получатель составляет акт, в котором указывает все обнаруженные им дефекты. Так как собственником товара до момента приёма считается продавец, то и все имущественные риски он будет нести самостоятельно. Есть лишь одно исключение из этого правила: если во время подписания договора объект находился в пути, и продавец, соответственно, не мог проверить его качество, то ответственности за возможные дефекты он не несёт.
В случаях, когда дефекты были обнаружены после приёма товара, либо они стали заметны только после начала эксплуатации, то покупателю нужно будет доказать, что проблемы с объектом возникли не по его вине, а по вине продавца. Сделать это можно путём проведения специальных экспертиз в независимых органах. Они же докажут, что товар использовался по назначению и не был специально деформирован для получения выгоды (компенсаций).
Это нужно знать – что считается введением в заблуждение.
Как подать жалобу в ФАС — не пропустите!
Далее с актом и претензией можно направляться к продавцу. Иногда стороны сразу соглашаются решить проблему мирно, и тогда решение проблемы занимает от нескольких часов до нескольких дней. Если же продавец собственную вину отрицает, то дело переходит в суд.
Сроки возврата и ответственность поставщика
Претензия должна быть рассмотрена продавцом в течение трёх рабочих дней с даты её подачи. Рабочими считаются те дни, которые установлены предприятием, а не общим правилом (если компания официально работает в субботу, этот день недели также будет включён в те три, которые даны ей для ответа).
Сам возврат проходит в сроки, указанные в договоре, либо в другие разумные. Термин разумности в данном случае расшифровывается, исходя из расстояния, которое необходимо преодолеть объекту правоотношений, возможных форс-мажорных обстоятельств, необходимости преодоления таможни и прочего.
Судебные разбирательства в подобных спорах могут тянуться от трёх месяцев до полугода. Всё зависит от загруженности конкретного судьи и нюансов дела.
Суд может принудить продавца принять возврат товара, а также выплатить покупателю компенсацию, если объект правоотношений имел дефекты по вине поставщика. Если же оформлялся возврат товара надлежащего качества, то штрафные санкции могут быть наложены на покупателя.
Если стороны ставят перед собой цель избежать большинства проблем при необходимости оформить возврат товара как подходящего, так и несоответствующего качества, им стоит детально прописать эти вопросы в своём документе. Если каждый нюанс будет урегулирован соглашением, тогда обе стороны сэкономят деньги и время, которые могли быть потрачены на судебные разбирательства, в случае возникновения проблем в из гражданско-правовых отношениях.