Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отказное (разъяснительное) письмо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для того, чтобы получить отказное письмо, фирма, которая в нем нуждается, должна отправить в аккредитованное учреждение специальный запрос-заявку. В нем следует указать, в отношении какой продукции требуется справка и для каких целей она нужна.
Составление отказного письма
На сегодняшний день отказное письмо не имеет унифицированного образца, так что составляться оно может в произвольной форме, исходя из того, как видит данный документ аккредитованная организация, которая его выдаёт. Главное, чтобы бланк по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства и правилам делового документооборота.
Кроме того, следует иметь в виду, что в бланке отказного письма должны содержаться и некоторые обязательные сведения. В частности, к ним относятся:
- наименование организации, выдающей документ, ее контактные данные;
- название компании, которой он требуется;
- исходящий номер письма и дата составления;
- суть послания, а именно информация о том, что в отношении названного в запросе от предприятия продукции или товара не применяется сертификация и декларирование.
Срок действия документа
Для отказных писем не предусмотрен срок действия, документ можно считать бессрочным. Но стоит помнить о возможных изменениях в законодательстве. Требования к сертификации продукции регулярно пересматривают. Сегодня ваш товар отсутствует в перечнях, но это не значит, что так будет всегда. Возможно, в следующем году на него потребуется оформлять сертификат или декларацию. В этом случае отказное письмо станет недействительным.
Перечни товаров, сертифицируемых в обязательном порядке, обновляются каждый год. Чтобы избежать недоразумений, советуем следить за изменениями.
Если вы продаете не только на маркетплейсе, но и в своем онлайн-магазине, попробуйте сквозную аналитику для электронной коммерции. Отслеживайте конверсию в покупку, какие категории товаров чаще покупают, какая реклама убыточна, анализируйте спрос и грамотно распределяйте рекламный бюджет.
- Отказное письмо получают на товары, для которых не нужен сертификат соответствия.
- Документ не обязателен с точки зрения законодательства, но его желательно получить, чтобы избежать проблем с покупателями и контролирующими органами.
- Отказные письма выдают аккредитованные организации, уполномоченные проводить сертификацию продукции.
- Срок действия документа формально не ограничен, но в перечни сертифицируемых и декларируемых товаров регулярно вносятся изменения. Если ваша продукция попадет в список, ОП станет недействительным.
- Для подготовки отказного письма требуется минимум документов, сама процедура происходит быстро и стоит недорого.
Понятие и сущность отказных писем
Отказное (разъяснительное) письмо — документ, на официальном уровне подтверждающий (опровергающий) соответствие материалов (продукции) группе товаров, в которой он заявлен. В тексте документа подробно разъясняется вопрос о нахождении товарной позиции в списках товаров, производители которых обязаны подтверждать их соответствие действующим стандартам и нормативам. Именно поэтому второе наименование документа — разъяснительное письмо.
Необходимость предоставить отказное письмо чаще всего возникает, когда в ходе проверок или таможенного оформления у контролирующих органов возникают вопросы и поставщику необходимо доказать правильность оформления документации (разрешительной).
Пояснительные документы могут быть следующих видов:
- для прохождения таможенной очистки груза — предоставляется работникам таможенных организаций при осуществлении импортно/экспортных операций, т.е. при перемещении товара через границу России или Евразийского экономического союза;
- для торговли — предъявляется по запросу покупателей, заказчиков и партнеров. Особенно востребовано при заключении партнерских соглашений с крупными сетевыми магазинами и маркетплейсами, в которых строго следят за наличием разрешительной документации на товар;
- от Министерства по чрезвычайным ситуациям (МЧС) — гарантирует, что товар не подлежит сертификации в области пожарной безопасности;
- от Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзора) — подтверждает факт того, что объект не нуждается в санитарно-эпидемиологической проверке и государственной регистрации;
- от Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (Россельхознадзора) — свидетельствует об отсутствии в законодательстве требований по оценке соответствия правилам, установленным данным ведомством.
Продолжительность действия отказного письма
Разъяснительная документация выдается производителю (импортеру) товара без указания конечного срока действия. Она актуальна до момента внесения изменений в действующее законодательство.
Переделать письмо необходимо в следующих ситуациях:
- изменение наименования, адреса, реквизитов или ФИО руководящего состава компании;
- расширение линейки производимых (поставляемых) изделий;
- внесение поправок в действующие нормативы (перечни подконтрольной продукции, указанные в ПП РФ 982, правила технических регламентов ТС или ЕАЭС, Решение КТС №299);
- смена или добавление новой торговой марки изделий (требуется актуализировать в письме тип товара, коды классификации товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности и общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности).
Вносить правки в действующий документ запрещено, так как ведется внутренний реестр с присвоением регистрационного номера. Необходимо будет подготовить новый.
Отказное письмо является официальным доказательством того, что изделие не требует оценки соответствия и безопасности в любой системе сертификации. Выдается документ в добровольном порядке, но часто его требуют сотрудники таможни при затруднении идентификации продукции. Оно устраняет формальные препятствия, которые могут возникнуть при обращении товаров. Это возможность предотвратить спорные ситуации с покупателями, проверяющими организациями и заказчиками.
Заказать его могут юридические лица и ИП, для частного лица эта процедура невозможна.
Отказное письмо потребуется в следующих случаях:
- Если общепринятое название товара не совпадает с наименованиями из классификаторов.
- Изделие инновационное, требует проверки со стороны экспертов и имеет новые свойства или характеристики.
- Появилась новая область применения, отличная от стандартной.
- Попадание в исключения нормативно-законодательных актов.
- Когда изделие по наименованию попадает под действие какого-то техрегламента, но по характеристикам не входит в область действия ТР.
В российской практике встречается несколько разновидностей документа, поскольку официальное отказное письмо — это подтверждение отсутствия необходимости разных типов оценки соответствия. Обычно оно требуется при таможенных перевозках либо по запросу Роспотребнадзора, Росстандарта, пожарных служб или иного контролирующего ведомства. Во всех этих случаях устанавливается неограниченный срок действия отказного письма на продукцию любого типа. Наиболее распространенными сейчас являются следующие виды ОП.
|
Тип ОП |
Для кого предназначено |
Что подтверждает |
|
Пожарные |
МЧС |
Отсутствие требования об обязательной пожарной сертификации |
|
Сертификационные |
Росстандарт |
Отсутствие требования об обязательной сертификации по стандартам РФ или ЕАЭС |
|
Санитарно-эпидемиологические |
Роспотребнадзор |
Отсутствие требования об обязательном санитарно-эпидемиологическом контроле |
|
Таможенные |
ФТС |
Отсутствие требования об обязательной сертификации по стандартам РФ или ЕАЭС, карантинного контроля |
|
Торговые |
Клиенты и партнеры |
Отсутствие требования об обязательной сертификации по стандартам РФ или ЕАЭС |
Какие пункты обязательно должны быть в Отказном письме
Обязательная информация, которую несёт любое Отказное (разъяснительное) письмо:
- Наименование и реквизиты организации-исполнителя (органа по сертификации, ведомства, др.)
- Название и реквизиты организации-Заявителя (ФИО и реквизиты ИП, самозанятого)
- Исходящий номер документа
- Дата составления документа
- Наименование продукции
- Коды ОКПД 2 или ТН ВЭД
- Информация о том, что конкретная продукция не требует обязательной сертификации или декларирования со ссылками на следующие законодательные акты:
— Технические регламенты таможенного союза ЕАЭС (ТР ТС, ТР ЕАЭС);
— Единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, утверждённый ПП РФ № 982 от 01.12.2009 года (со всеми изменениями на текущий год);
— Единый перечень продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия Декларации о соответствии, утверждённый ПП РФ № 982 (со всеми изменениями на текущий год);
— Единый перечень продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия с выдачей Сертификатов соответствия и Деклараций о соответствии по единой форме, утверждённый Решением КТС № 602 от 07.04.2011 года (со всеми изменениями на текущий год).
Какие виды отказных писем существуют?
По области применения разъяснительные документы разделяют на два вида:
-
Для таможенного оформления. Письма для таможни предоставляют в таможенные органы во время импорта и экспорта товаров. Ввозить на территорию РФ без процедуры подтверждения соответствия установленным стандартам можно продукцию, которая была в употреблении, комплектующие для ранее готовых изделий и образцы товаров для проведения оценки качества.
-
Для торговли. Отказное письмо для торговли носит исключительно разъяснительный характер. Его не проверяют таможенные органы. Документ предъявляют заказчикам, контролирующим органам и потребителям, которые хотят удостовериться в том, что продукция не должна проходить сертификацию или декларирование по системе ГОСТ или ТР ТС.
Для оформления потребуется подготовить следующие сведения:
— заявление-запрос на имя руководителя Органа по сертификации;
— реквизиты фирмы (ИНН, ОГРН, КПП и др.);
— техническое описание продукции;
— код ОКПД2 или код ТНВЭД;
— контракт или инвойс (перечень товаров) при необходимости.
Список документов может быть иным в зависимости от вида и количества продукции. Например, для таможни дополнительно потребуются:
— упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;
— заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как б/у);
— удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью;
— разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний;
— сертификаты соответствия на конечный продукт, если ввозимый товар является запчастью);
— регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);
— свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);
— иные необходимые сведения.
Все бумаги должны быть подписаны и заверены печатью организации-соискателя.
Для каких групп товаров необходимо отказное письмо
В печень продукции, для оформления которой необходимо ОП, входят товары, не попадающие под действие Технических регламентов Евразийского экономического союза, а также Постановления Правительства РФ № 982 от 01.12.2009 г. Список продукции, которая должна сопровождаться отказным письмом, составляет несколько десятков видов.
Приведем некоторые из них:
- Аксессуары для телефонов (силиконовые чехлы, держатели, защитные стекла, бамперы и т.д.).
- Декоративные изделия, являющиеся предметами интерьера (багеты, картины, гобелены, вазы и т.д.).
- Инструмент для маникюра и педикюра, не подключаемый к электрической сети.
- Ковры ручной работы.
- Керамическая плитка.
- Лестницы.
- Массажеры, не подключаемые к электрической сети.
- Металлопрокат.
- Пиломатериалы.
- Смесители.
- Сувениры.
- Спортивные тренажеры и снаряды, не имеющие подключения к электрической сети.
- Товары для рыболовства.
- Ювелирные украшения.
Что представляет собой отказное письмо?
Этот официальный документ предприниматели оформляют по собственной инициативе. ОП подтверждает, что в отношении указанной в нем продукции законодательство РФ и ЕАЭС не предписывает проводить оценку перед выпуском на рынок. Следовательно, ее изготовление, ввоз в страну и продажа могут осуществляться без разрешительной документации.
ОП носит информационно-разъяснительный характер. Это аргументированный ответ сертификационного органа со ссылками на действующие нормативно-правовые акты.
Документ возможно получить исключительно на те товары, которые не входят в списки Постановления Правительства № 982 и не попадают под действие техрегламентов ЕАЭС. Это значительный перечень изделий, материалов и иных объектов, которые возможно производить и продавать в России без обязательной декларации или сертификата.
Продолжительность действия ОП не ограничивается какими-то конкретными сроками. Но если в законодательную базу будут внесены изменения (дополнены перечни товаров, подлежащих обязательному декларированию или сертификации), то документ автоматически утратит силу.
Кто выдает отказное письмо
Такое письменное разъяснение выдается уполномоченными Органами по сертификации на проведение работ по подтверждению соответствия Техническим регламентам и в отношении продукции, подтверждение безопасности которой регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от 01.12.2009 г. № 982 и Решением Комиссии Таможенного союза от 07.04.2011 г. № 620.
Отказное письмо может быть выдано Органом по сертификации исходя из положения о порядке ввоза на таможенную территорию Таможенного союза продукции (товаров), в отношении которой устанавливаются обязательные требования в рамках Таможенного союза» (Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. № 294).
В области аккредитации Органа по сертификации должна присутствует продукция, на которую отказное письмо запрашивается. Орган по сертификации даёт разъяснения в ответ на полученное официальное обращение от фирм, индивидуальных предпринимателей, таможенных организаций, органов исполнительной и судебной власти.
Отказное письмо содержит наименование продукции, идентификационные признаки, и может содержать коды ОКПД 2 или код ТН ВЭД и при необходимости другую техническую информацию.
На какие законодательные акты можно сослаться
В тексте приветствуются ссылки на законодательные акты. Все условия и требования должны быть переданы ясно, чтобы исключить неверное толкование.
Покупатель при составлении документа может воспользоваться следующими ссылками:
- Статья 475 ГК РФ позволяет клиенту, который не был предупрежден о недостатках продукции, требовать уменьшения его стоимости, возмещения затрат на устранение неисправностей, замены товара, возврата средств (в зависимости от степени повреждения).
- Статья 518 ГК РФ поясняет, что, если поставщик, уведомленный о несоответствии качества товара, не произвел немедленную замену, покупатель может предъявить ему требования, оговоренные статьей 475 ГК РФ.
- Статья 523 ГК РФ устанавливает право покупателя на односторонний отказ от выполнения условий договора поставки в случае существенного нарушения соглашения второй стороной.
Какие документы необходимо предоставить?
Для того чтобы получить отказное письмо, нужно предоставить определённые документы в центр сертификации.
Для таможни:
- заявку,
- свидетельства о присвоении ОГРН, ИНН,
- статистические коды фирмы заявителя,
- копию контракта,
- подробное описание товара — область применения, артикул, торговая марка, основной материал изготовления.
Для торговли:
- заявку,
- свидетельства о присвоении ОГРН, ИНН,
- статистические коды фирмы заявителя,
- подробное описание товара — область применения, артикул, торговая марка, основной материал изготовления.
Уставные документы организации-заявителя предоставляются в виде копий.
Образец отказного письма (скачать)
Документ оформляется на листе бумаги формата А4. В верхней части в левом углу указывается Министерство торговли и промышленности Российской Федерации Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. Также указывается исходящий номер письма и дата, когда оно было сформировано. В верхнем правом углу указывается название предприятия и фамилия, имя, отчество директора, а также адрес предприятия, где оно зарегистрировано. По центру расположена надпись «Отказное письмо». В тексте письма сообщается о том, что продукция (указывается её полное наименование, например, картриджи для струйных и лазерных принтеров) не включена в номенклатуру продукции законодательных актов РФ и не подлежит обязательной сертификации. Письмо подписывает начальник управления технического регулирования и стандартизации, ставит свою подпись и расшифровку ФИО.
Таким образом, получается, что сам документ является не сильно объемным и занимает фактически полстраницы. Но его наличие у поставщика продукции избавит его от многих проблем, которые могут возникнуть при передаче груза через таможню или при поставке партий товаров покупателям.