Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Об изменениях в стандартах государственного финансового контроля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такой источник, как карта внутреннего финансового контроля, используется, как правило, в государственных структурах. Минфин РФ в п. 16 разд.1 Методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового контроля, утв. приказом Минфина от 07.09.2016 №356 устанавливает, что данный документ является подготовительным относительно реализации мероприятий внутреннего финансового контроля в организациях, являющихся главными распорядителями бюджетных средств. В подобной карте Минфин рекомендует подробно раскрывать данные о должностных лицах, участвующих в финансовом контроле, в корреляции с каждой операцией, проводимой в рамках контрольных мероприятий.
Порядок составления плана
Для проведения проверки составляется план контрольных мероприятий по внутреннему финансовому контролю, индивидуальный для каждого подведомственного учреждения. Для аудиторской проверки необходимо указать:
- тему;
- перечень вопросов, которые будут изучаться в ходе проверки;
- сроки проведения;
- список ответственных должностных лиц.
Подготавливая карту внутреннего финансового контроля на 2023 год, учитывайте:
- существенность операций, то есть оказывают ли проверяющиеся операции значительное влияние на показатели отчетности;
- объем выборки операций, которые будут тестироваться для определения надежности контроля;
- возможные риски после проведения контроля;
- сроки проведения проверки;
- возможность проведения внеплановых аудиторских проверок.
Специфика карты внутреннего финансового контроля
Сформированная Минфином форма карты внутреннего финансового контроля, рассчитанная на использование распорядителями бюджетных средств, утверждена в приложении № 3 к Методическим рекомендациям по осуществлению внутреннего финансового контроля.
Положение о внутреннем контроле в учреждении
В бюджетном учреждении должно быть разработано Положение о внутреннем контроле. Это один из определяющих документов по контролю деятельности организации.
Унифицированной формы Положения нет, учреждение разрабатывает его самостоятельно. Наша задача — помочь грамотно составить этот важный документ.
Положение о внутреннем контроле в учреждении должно содержать следующие разделы:
1. Общие положения:
- цели и задачи внутреннего контроля;
- принципы внутреннего контроля.
2. Организация системы внутреннего контроля.
3. Субъекты внутреннего контроля.
4. Функции и права службы внутреннего контроля.
5. Ответственность субъектов внутреннего контроля.
6. Оценка эффективности системы внутреннего контроля.
7. Заключительные положения.
Фрагмент Положения о внутреннем контроле
…
1. Общие положения
1.1. Положение о внутреннем контроле (далее — Положение) разработано в соответствии с законодательством РФ и уставом учреждения.
1.2. Настоящее Положение устанавливает единые цели, задачи и принципы проведения внутреннего контроля.
1.3. Внутренний контроль направлен на:
- соблюдение требований законодательства РФ в области бухгалтерского (бюджетного) учета, внутренних процедур составления и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности;
- эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами (нормативами);
- соблюдение финансовой дисциплины;
- повышение качества ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления отчетности;
- повышение результативности использования субсидий и средств, полученных от приносящей доход деятельности.
1.4. Основные цели внутреннего контроля:
- подтверждение достоверности бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности учреждения;
- соблюдение действующего законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности.
1.5. Основные задачи внутреннего контроля:
- установление соответствия совершаемых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете требованиям нормативных правовых актов;
- установление соответствия проводимых операций регламентам и полномочиям сотрудников;
- анализ системы внутреннего контроля учреждения, позволяющий выявить существенные аспекты, влияющие на ее эффективность.
1.6. Принципы внутреннего контроля учреждения:
- принцип законности — неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных нормативным законодательством РФ;
- принцип объективности — внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;
- принцип независимости — субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей не зависят от объектов внутреннего контроля;
- принцип системности — периодичная проверка всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре управления;
- принцип ответственности — каждый субъект внутреннего контроля несет ответственность за ненадлежащее выполнение своих контрольных функций;
- принцип профессиональной компетентности и добросовестности — проверяющий должен владеть необходимым объемом знаний и навыками для проведения проверки.
1.7. Внутренний контроль осуществляют:
- сотрудники учреждения в соответствии с их полномочиями и функциями;
- служба внутреннего контроля, созданная приказом руководителя учреждения.
2. Организация системы внутреннего контроля
2.1. Система внутреннего контроля обеспечивает:
- точность и полноту документации бухгалтерского учета;
- соблюдение требований законодательства;
- своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
- предотвращение ошибок и искажений;
- исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
- выполнение планов финансово-хозяйственной деятельности учреждения;
- сохранность имущества учреждения.
2.2. Система внутреннего контроля дает возможность оценить эффективность работы структурных подразделений и отделов учреждения.
2.3. В учреждении используется три типа контрольных мероприятий: предварительный, текущий и последующий контроль.
2.3.1. Предварительный контроль предшествует совершению хозяйственной операции. Он позволяет определить ее целесообразность и правомерность.
Цель предварительного контроля — предупредить нарушения на стадии планирования расходов и заключения договоров.
Предварительный контроль осуществляют руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер, специалисты юридической службы и службы внутреннего контроля.
Основные методы предварительного контроля:
- проверка финансово-плановых документов (расчетов потребности в финансовых средствах, плана финансово-хозяйственной деятельности и др.) руководителем, главным бухгалтером, их визирование, согласование и урегулирование разногласий;
- проверка и визирование проектов договоров (контрактов) специалистами юридической службы и главным бухгалтером;
- предварительная экспертиза документов (решений), связанных с расходованием финансовых и материальных средств, осуществляемая заместителем руководителя по административно-хозяйственной части, главным бухгалтером, руководителями подразделений, специалистами службы внутреннего контроля.
2.3.2. Текущий контроль производится путем повседневного анализа исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности, ведения бухгалтерского учета, мониторинга расходования денежных средств по назначению.
Методы текущего внутреннего контроля:
- проверка расходных денежных документов до их оплаты (расчетно-платежных ведомостей, платежных поручений, счетов и т. д.). Фактом контроля является разрешение документов к оплате;
- проверка наличия денежных средств в кассе;
- проверка полноты оприходования полученных в банке наличных денежных средств;
- проверка у подотчетных лиц наличных денежных средств, полученных под отчет, и оправдательных документов;
- контроль за взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;
- сверка аналитического учета с синтетическим счетом (оборотная ведомость);
- проверка фактического наличия материальных средств.
Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе специалистами службы внутреннего контроля и бухгалтерии.
2.3.3. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, проведения ревизий и иных необходимых процедур.
Цель последующего внутреннего контроля — обнаружение фактов незаконного, нецелесообразного расходования денежных и материальных средств, вскрытие причин нарушений.
Методы последующего внутреннего контроля:
- внезапная проверка кассы;
- проверка поступления, наличия и использования денежных средств в учреждении;
- документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Для последующего контроля используются плановые и внеплановые проверки.
Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной графиком проведения внутренних проверок финансово-хозяйственной деятельности.
Объекты плановой проверки:
- соблюдение законодательства РФ, регулирующего порядок ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и норм учетной политики;
- правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском (бюджетном) учете;
- полнота и правильность документального оформления операций;
- своевременность и полнота проведения инвентаризаций;
- достоверность отчетности.
В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.
Проведение последующего контроля осуществляется специалистами службы по внутреннему контролю.
Проверка оформляется приказом (распоряжением) руководителя учреждения, в котором указывают:
- тему проверки;
- вид и форму проверки;
- проверяемый период;
- срок проведения проверки;
- состав комиссии по проведению внутреннего контроля.
2.4. Лица, ответственные за проведение проверки, анализируют выявленные нарушения, определяют причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.
2.5. Результаты предварительного и текущего контроля оформляются в виде протоколов проведения внутренней проверки. К ним может прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.
2.6. Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта. Акт проверки должен включать следующие сведения:
- характер и состояние систем бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности;
- методы и приемы, применяемые при проведении контрольных мероприятий;
- анализ соблюдения законодательства РФ, регламентирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;
- выводы о результатах проведения контроля;
- описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок.
2.7. Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме обязаны представить руководителю учреждения объяснения по вопросам, связанным с результатами проведения контроля.
2.8. По результатам проведения проверки специалистами службы внутреннего контроля разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем учреждения.
По истечении установленного срока уполномоченный специалист службы внутреннего контроля незамедлительно информирует руководителя учреждения о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин.
3. Субъекты внутреннего контроля
3.1. В систему субъектов внутреннего контроля входят:
- руководитель учреждения и его заместители;
- служба внутреннего контроля;
- руководители подразделений, отделов и работники учреждения.
3.2. Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами учреждения, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
При составлении Положения о ВФК необходимо учесть, что ВФКнаправлен на соблюдение законодательства и внутренних стандартов при составлении и исполнении бюджета, ведении бюджетного учета, а также составлении бюджетной отчетности, на подготовку и организацию мер по повышению экономности и результативности использования бюджетных средств.
Подготовительный процесс к проведению ВФК осуществляется посредством формирования (актуализации) Карт ВФК, по каждой внутренней бюджетной процедуре, где указывается:
- наименование подразделения, ответственного за ведение бюджетной процедуры;
- бюджетная процедура;
- операция;
- должностные лица, осуществляющее операцию и контроль;
- метод контроля;
- способ контроля;
- периодичность.
Что такое внутренний контроль?
Под внутренним контролем понимается процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:
- эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
- достоверность и своевременность бухгалтерской отчетности;
- соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.
Система внутреннего контроля включает в себя совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством бюджетного учреждения в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного учреждения и его силами надзор и проверку:
- соблюдения требований законодательства;
- точности и полноты документации бухгалтерского учета;
- своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
- предотвращения ошибок и искажений;
- исполнения приказов и распоряжений;
- обеспечения сохранности имущества учреждения.
Задачами системы внутреннего контроля являются:
- установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бухгалтерском учете и отчетности требованиям нормативных правовых актов;
- определение соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников;
- соблюдение предусмотренных технологических процессов и операций при осуществлении функциональной деятельности. С этой целью учреждение должно разработать и утвердить положение о внутреннем финансовом контроле. Указанное положение может быть как самостоятельным нормативным актом учреждения, так и составной частью его учетной политики.
Система внутреннего контроля может включать в себя следующие элементы:
- Контрольная среда включает позицию, осведомленность и действия руководства относительно системы внутреннего контроля учреждения, а также понимание значения такой системы для деятельности учреждения. Контрольная среда оказывает влияние на сознательность сотрудников в отношении контроля. Она является основой для эффективной системы внутреннего контроля, обеспечивающей поддержание дисциплины и порядка.
Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности учреждения, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю на уровне учреждения в целом. Она отражает культуру управления экономическим субъектом и создает надлежащее отношение персонала к организации и осуществлению внутреннего контроля.
- Оценка рисков представляет собой процесс выявления и (по возможности) устранения рисков хозяйственной деятельности, а также их вероятных последствий. Для целей финансовой (бухгалтерской) отчетности важно, каким образом в процессе оценки рисков руководство выявляет риски, имеющие отношение к финансовой (бухгалтерской) отчетности, определяет их значение, оценивает вероятность их возникновения и принимает решение относительно того, как ими управлять.
- Контрольные действия включают политику и процедуры, которые помогают удостовериться, что распоряжения руководства выполняются. Указанные действия могут осуществляться вручную или с применением информационных систем, имеют различные цели и применяются на различных организационных и функциональных уровнях. Учреждением могут использоваться следующие процедуры внутреннего контроля:
- документальное оформление. Например, записи в регистрах бухгалтерского учета должны осуществляться на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок. Существенные оценочные значения, включенные в бухгалтерскую (финансовую) отчетность, должны основываться на расчетах;
- подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям. Например, при принятии первичных учетных документов к бухгалтерскому учету должна производиться проверка их оформления на соответствие требованиям законодательства. К данным процедурам внутреннего контроля относятся также процедуры контроля связанных операций, в частности соотнесение перечисления денежных средств в оплату материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей;
- санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, которое подтверждает правомочность совершения операции и, как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем инициатор операции. Например, авансовый отчет сотрудника должен быть утвержден руководителем;
- сверка данных. Например, для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженностей учреждения должна проводиться сверка его расчетов с поставщиками и покупателями; остатки по счетам учета наличных денежных средств должны сверяться с остатками денежных средств по данным кассовой книги;
- разграничение полномочий и ротация обязанностей. С целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений полномочия по подготовке первичных учетных документов, санкционированию (авторизации) хозяйственной операции и отражению результатов хозяйственных операций в бухгалтерском учете, как правило, должны возлагаться на разных лиц на ограниченный период;
- физический контроль, в том числе охрана, ограничение доступа, инвентаризация объектов;
- надзор. Данные процедуры внутреннего контроля предполагают оценку достижения поставленных целей или показателей. Например, оценка правильности выполнения хозяйственных и учетных операций, точности составления бюджетных смет (планов финансово-хозяйственной деятельности), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской отчетности;
- процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами, среди которых, как правило, выделяют процедуры общего компьютерного контроля и процедуры контроля уровня приложений. Процедуры общего компьютерного контроля включают правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и другие процедуры, обеспечивающие бесперебойное использование информационных систем. Процедуры контроля уровня приложений включают, в частности, логическую и арифметическую проверку данных в ходе обработки информации о фактах хозяйственной жизни (проверку правильности заполнения полей документов, контроль введенных сумм, автоматическую сверку данных, отчеты об операциях и ошибках, др.).
- Качественная и своевременная информация обеспечивает функционирование внутреннего контроля и возможность достижения им поставленных целей. Основным источником информации для принятия решений являются информационные системы учреждения. Качество хранимой и обрабатываемой в них информации может существенно влиять на управленческие решения учреждения, эффективность внутреннего контроля.
Система информирования персонала может принимать такие формы, как внутренние регламенты деятельности, руководства по составлению финансовой (бухгалтерской) отчетности, инструкции и указания. Доведение информации до сведения сотрудников может осуществляться с использованием средств электронной связи, устно и посредством распоряжений руководства.
- Одними из важных обязанностей руководителя учреждения являются создание и поддержание системы внутреннего контроля в режиме непрерывной работы. Оценка внутреннего контроля осуществляется в отношении всех остальных иных элементов внутреннего контроля с целью определения их эффективности и результативности, а также необходимости изменения их. Оценка внутреннего контроля должна проводиться не реже одного раза в год.
Как документально оформить внутренний контроль?
Собственно, саму процедуру документального оформления внутреннего контроля можно разделить на следующие этапы.
Планирование. Планирование мероприятий внутреннего контроля является наиважнейшим этапом проведения такого контроля. Планирование контрольной деятельности осуществляется путем составления и утверждения плана контрольной деятельности на календарный год.
В плане контрольной деятельности по каждому контрольному мероприятию устанавливаются проверяемый период, форма контрольного мероприятия, срок проведения контрольного мероприятия, ответственные исполнители. Разработанный план следует утвердить у руководителя учреждения.
Проведению контрольного мероприятия (в рамках осуществления последующего контроля) должен предшествовать этап составления программы проверки. В программу могут быть включены следующие вопросы:
- сохранность денежных средств и бланков строгой отчетности: полнота и своевременность оприходования наличных денег в кассу, правомерность списания денежных средств, оформление приходных и расходных денежных документов, соблюдение порядка ведения кассовых операций, установленного лимита остатка наличных денег в кассе;
- проверка правомерности банковских операций;
- правомерность образования и использования фонда оплаты труда, в том числе на премирование и материальную помощь;
- соблюдение установленного порядка выдачи авансов под отчет;
- обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей: полнота учета материальных ценностей, наличие письменных договоров с ответственными лицами о полной материальной ответственности, правильность ведения учета и оформления документов по приемке и выдаче материальных ценностей материально ответственными лицами, соответствие этих данных данным бухгалтерского учета, правомерность списания материальных ценностей (в том числе основных средств, ГСМ, строительных материалов, запасных частей и других материальных запасов), своевременность проведения инвентаризации, качество оформления результатов и принятие мер;
- состояние дебиторской и кредиторской задолженностей на отчетные даты: правомерность расчетов по взаимным обязательствам, реальность кредиторской и дебиторской задолженностей по срокам и характеру ее возникновения, наличие актов сверок;
- достоверность ведения бухгалтерского учета и отчетности: соответствие данных синтетического и аналитического учета, данных бухгалтерской отчетности и данных учета.
Оформление результатов контроля. Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде служебных записок на имя руководителя учреждения, к которым могут прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок. В том случае, если в учреждении не создается отдельный отдел внутреннего контроля, а сам контроль осуществляется силами работников бухгалтерии, в положении о внутреннем контроле следует прописать, с какой периодичностью указанные работники должны представлять сведения о проведенных контрольных мероприятиях.
Как составить план ВФА
Перед проверкой составляют план внутреннего финансового аудита. В нем указывают:
- тему;
- перечень изучаемых вопросов;
- сроки проведения;
- список ответственных.
При составлении плана внутреннего финансового аудита нужно учесть важность проводимых операций, их объем. Рассматривают риски после проведения контроля, сроки проверки. Анализируют законность хозяйственных операций и бюджетную отчетность.
В структуру плана входят пункты:
- тема проверки;
- что проверяют;
- вид проверки;
- проверяемый период;
- срок проведения.
Рекомендации Минфина: общие положения
В сентябре 2013 г. на сайте Минфина появился проект «Рекомендации в области бухгалтерского учета «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» (далее — Рекомендации). На момент подготовки данного материала этот документ не изменил своего статуса.
Сразу оговоримся, что названный документ содержит рекомендации по организации и осуществлению экономическим субъектом внутреннего контроля, предусмотренного ст. 19 Федерального закона N 402-ФЗ. Внутренний контроль, установленный иными федеральными законами, организуется и осуществляется экономическим субъектом в соответствии с такими федеральными законами (примеры Законов см. выше).
Виды внутреннего контроля
Практические рекомендации по осуществлению внутреннего контроля как хозяйственной жизни организации, так и ее бухгалтерской отчетности, содержатся в Информации от Минфина РФ № ПЗ-11/2013.
Описывая экономическую целесообразность данного ревизионного мероприятия, авторы документа помимо всего прочего упоминают общую результативность деятельности компании и сохранность ее активов. А в качестве возможных негативных факторов, способных повлиять на точность результатов внутренней проверки, называют не только ошибки руководства и персонала, но и превышение полномочий, а также сговор сотрудников.
Таким образом, государство, выступая на стороне собственника, рекомендует оценивать обоснованность и правомерность действий ключевых сотрудников на разных этапах хозяйственных операций и на всех уровнях управления.
Условно виды контроля можно разделить на предварительный, текущий и последующий.
Предварительный предусматривает определение «уместности» и безопасности грядущих действий, которые могут повлиять на благополучие компании.
Текущий контроль исключит необоснованные расходы и другие риски, связанные с деятельностью предприятия, обеспечит повседневный анализ ведения бухгалтерской отчетности.
Последующая ревизия подытожит, насколько соответствует бухгалтерская документация реальным фактам совершенной сделки и действующему законодательству. Этот же этап предусматривает инвентаризацию и другие необходимые процедуры для того, чтобы определить, как по факту повлияла конкретная хозяйственная операция на благосостояние компании.
Все виды ревизии должны выполнять разные сотрудники, не связанные друг с другом в рабочей и личной жизни, что обеспечить довольно сложно.
Мероприятия и действия по ВФК
|
Форма мероприятия |
Контрольное действие |
|
Камеральная проверка |
Получение объяснений, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности), сверка данных |
|
Выездная проверка |
Осмотр, опрос, получение объяснений, инвентаризация, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности), сверка данных |
|
Рейд |
Осмотр, опрос, получение объяснений, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности) |
|
Мониторинг |
Видеонаблюдение и фотофиксация, сбор и использование информации (отчетности) |
|
Контрольная закупка |
Осмотр, опрос, получение объяснений, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности) |
|
Постоянный ВФК |
Осмотр, видеонаблюдение и фотофиксация, опрос, получение объяснений, экспертиза, сбор и использование информации (отчетности), сверка данных |
Настоящее Положение о финансовом управлении и контроле в бюджетных учреждениях (далее — Положение) устанавливает принципы и требования к системе финансового управления и контроля в бюджетных учреждениях и основывается на Законе Кыргызской Республики «О внутреннем аудите».
1. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:
адекватное финансовое управление и контроль — планирование и организация процессов для предоставления разумной гарантии того, что риски бюджетных учреждений эффективно управляются, цели и задачи бюджетных учреждений будут достигнуты эффективным и экономичным способом;
аудиторский след — осуществление записей, обеспечивающих полное документирование и определение всех этапов проведения операций и позволяющих отслеживать операции от суммированных до отдельных деталей;
государственные средства — все средства, собранные, полученные, учтенные, выделенные и использованные бюджетными учреждениями, включая бюджетные ассигнования, специальные средства, кредиты, расходы и субсидии;
надлежащее финансовое управление — управление государственными средствами в соответствии с принципами экономичности, результативности и эффективности;
разумная гарантия — удовлетворительный уровень уверенности в каком-либо вопросе с учетом данных затрат, выгод и рисков;
результативность — степень достижения целей деятельности, то есть соответствие между запланированными и фактическими целями;
риск — возможность наступления какого-либо события, которое может оказать влияние на достижение целей бюджетных учреждений. Риск измеряется путем оценки последствий и вероятности наступления события;
экономичность — минимизация издержек ресурсов, использованных для достижения предусмотренных результатов деятельности, включая гарантию надлежащего качества таких результатов;
эффективность — максимизация результатов деятельности в соотношении с вкладом.
2. Финансовое управление и контроль представляют собой всеобъемлющий процесс, встроенный в деятельность бюджетных учреждений, осуществляемый их руководителями и работниками.
3. Финансовое управление и контроль осуществляются через систему правил, процедур и мероприятий, разработанных бюджетными учреждениями, в целях предоставления разумной гарантии достижения учреждениями стоящих перед ними целей и задач путем:
— соблюдения законодательства, внутренних актов;
— надежности и достоверности финансовой и операционной отчетности;
— результативности и эффективности операций;
— сбережения активов и информации по финансовому управлению и контролю.
4. Руководители бюджетных учреждений должны управлять государственными средствами законным, экономным, эффективным и результативным путем и несут ответственность за достижение целей бюджетных учреждений.
11. Руководители бюджетных учреждений осуществляют финансовое управление и контроль через следующие взаимосвязанные компоненты:
— контрольная среда;
— управление рисками;
— контрольные мероприятия;
— информация и коммуникация;
— мониторинг.
12. Контрольная среда включает в себя:
— профессиональную этику руководителей и персонала бюджетных учреждений;
— управленческий стиль руководителей бюджетных учреждений;
— организационную структуру, обеспечивающую распределение обязанностей, иерархию и четкие правила, права, обязательства и уровни отчетности;
— правила и практику управления персоналом;
— компетентность персонала.
13. Руководители бюджетных учреждений осуществляют управление рисками, которое включает в себя выявление, оценку и контроль за потенциальными событиями или ситуациями, которые могут оказать негативное воздействие на достижение целей бюджетных учреждений, и предназначено предоставлять разумную гарантию достижения целей.
14. Руководители бюджетных учреждений составляют и утверждают программу управления рисками, которая обновляется каждые три года.
15. Контрольные меры, направленные на уменьшение риска, подлежат анализу каждый год.
16. Руководители бюджетных учреждений устанавливают и осуществляют контрольные мероприятия, включая письменные правила и процедуры, созданные для предоставления разумной гарантии ограниченности рисков в приемлемых пределах, определенных в процессе управления рисками.
17. Контрольные мероприятия должны быть адекватными, и расходы на их реализацию не должны превышать ожидаемую от них пользу и соответствовать характеру риска финансовых операций.
18. Контрольные мероприятия проводятся в следующих формах:
— предварительный контроль, осуществляемый до начала операции посредством процедур внутреннего контроля, в целях предотвращения ошибок, существенных искажений, а также неэффективной или несоответствующей деятельности;
— текущий контроль, осуществляемый во время операции, для выявления и исключения ошибок или существенных искажений;
— последующий контроль, осуществляемый после завершения операции.
19. Руководители бюджетных учреждений создают и реализовывают контрольные мероприятия, которые включают:
— процедуры выдачи разрешений и одобрения;
— распределение обязанностей таким образом, чтобы один и тот же работник не отвечал одновременно за утверждение, выполнение, представление отчета и проведение контроля;
— систему двух подписей, при которой никакое финансовое обязательство не может быть принято, никакой платеж не может быть произведен без подписи руководителя бюджетного учреждения и главного бухгалтера или другого лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета;
— правила доступа к активам и информацию по финансовому управлению и контролю;
— процедуры полного, достоверного, точного и своевременного учета всех финансовых операций;
— проверку и представление отчетов об эффективности и результативности операций;
— процедуры мониторинга финансового управления и контроля;
— процедуры управления персоналом;
— правила документирования всех операций и действий, связанных с деятельностью бюджетных учреждений.
20. Руководители бюджетных учреждений обеспечивают функционирование надежных информационной и коммуникационной систем, которые обеспечивают:
— идентификацию, сбор и распространение, в соответствующей форме и сроки, надежную и достоверную информацию, которая дает возможность конкретному должностному лицу принять на себя определенную ответственность;
— эффективную коммуникацию, как горизонтальную, так и вертикальную, на всех иерархических уровнях бюджетных учреждений;
— создание и развитие соответствующей информационной системы для управления бюджетным учреждением, предназначенной для обеспечения персонала, подразделений соответствующими инструкциями и руководством о их роли, обязанностях, ответственности по отношению к финансовому управлению и контролю;
— применение системы документирования и документооборота, содержащей правила подготовки, выполнения, движения, использования и архивирования документов;
— документирование всех процессов и операций деятельности, чтобы обеспечить адекватный аудиторский след для отслеживания и мониторинга;
— создание эффективной, своевременной и надежной системы отчетности, включая уровни и сроки подготовки отчетов; виды отчетов, предоставляемых руководителям, формы отчетности — в случае выявления ошибок, нарушений, злоупотреблений, мошенничества и нецелевого использования.
21. Руководители бюджетных учреждений разрабатывают систему мониторинга финансового управления и контроля для оценки адекватности ее функционирования и обеспечения своевременного обновления системы управления в случае изменения условий.
22. Мониторинг в бюджетных учреждениях осуществляется через текущий мониторинг, самооценку руководителя и внутренние аудиты.
23. Руководители бюджетных учреждений обеспечивают создание, развитие и функционирование компонентов финансового управления и контроля в соответствии со спецификой бюджетных учреждений и нормативными правовыми актами Кыргызской Республики.
Неоднозначность терминологии
Статья не случайно начинается с вывода о том, что внутренний контроль не является составной частью государственного и муниципального контроля, поскольку именно из того, что это — составная часть общей системы (с общими целями, задачами и правилами, формами, методами и мерами реагирования) или инициатива отдельно взятых руководителей органов власти (со своими задачами, методами, формами и т. д.), следуют совершенно различные подходы к организации внутреннего контроля в конкретном органе власти.
Хочется отметить, что наше бюджетное законодательство по многим моментам грешит неоднозначностью и избыточностью терминологии. Одних только администраторов всего и вся в Бюджетном кодексе и в различных инструкциях Минфина России столько, что можно издавать отдельный справочник. Так же и с внутренним контролем. Словно стремясь окончательно всех запутать, в соответствии с Программой предполагается в рамках развития системы государственного (муниципального) финансового контроля ввести понятия внешнего и внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля, определив на законодательном уровне их формы, методы и объекты. Здесь речь идет уже о внутреннем государственном (муниципальном) финансовом контроле. Что это? Как это соотносится с внутренним финансовым аудитом (внутренним контролем), о котором идет речь в ст. 270.1 Бюджетного кодекса?
Из дальнейших положений Программы можно понять, что внутренний государственный финансовый контроль — это одно, а внутренний контроль — нечто иное, тем более что в Программе прямо говорится о том, что «главные администраторы бюджетных средств в соответствии с Бюджетным кодексом должны осуществлять внутренний контроль…» (и далее по тексту ст. 270.1). Программа также предусматривает отдельно от нормативного урегулирования внутреннего государственного финансового контроля организацию «координации развития и методологического обеспечения систем внутреннего контроля».
Возможно, в этом вопросе была полная ясность, если бы План мероприятий по реализации в 2010 году Программы Правительства РФ по повышению эффективности бюджетных расходов на период до 2012 года в этой части был выполнен в установленные сроки, но мы готовимся уже к встрече нового, 2012 года, а поправок в Бюджетный кодекс и необходимых актов Правительства России и министерств и ведомств пока нет. И это не способствует единому пониманию вопроса.
Последующий контроль учреждение может реализовать через проверки — плановые и внеплановые.
Для плановых проверок учреждение устанавливает периодичность самостоятельно, но не реже, чем это требует бюджетное (бухгалтерское) законодательство (п. 20 Инструкции № 157н, п. 1.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
На что смотрят в ходе плановой проверки:
- соответствуют ли бухгалтерский учет и учетная политика требованиям актуального законодательства РФ;
- насколько корректно отражены факты хозяйственной деятельности в учете;
- насколько полно и правильно оформлены операции;
- своевременно ли проводится инвентаризация;
- насколько полно и достоверно составлена бухгалтерская отчетность.
Потребность во внеплановой проверке возникает, когда появляется сигнал о нарушениях. В зависимости от сложности вопроса контрольная проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошная проводится, если нарушения отмечены в сфере кассовых и банковских операций, оплаты труда, подотчетных средств и пр. Это трудоемкий процесс, он подразумевает детальное изучение всей совокупности первичной бухгалтерской документации и/или отчетной документации.
Выборочная проверка позволяет получить данные, основываясь на анализе небольшого числа документов. Сложность составляет сама выборка. Для анализа ревизионная комиссия должна выделить несколько групп элементов (счета-фактуры, договоры, реестры, акты, выполненных работ и пр.) с определенным временным интервалом за произвольный период времени. Главное требование — выборка должна быть репрезентативной.
Что проверяет ревизионная комиссия:
- подлинность документов, качество их оформления, отражение первичных форм в бухгалтерском учете;
- соответствие данных в первичных документах и бухучете;
- подлинность документов, представленных структурными подразделениями, и их корректное отражение в общем учете;
- соответствие бухгалтерского учета и отчетности;
- правомерность хозяйственных операций, соответствие действующему законодательству, государственным нормативным актам и внутренним документам учреждения.
Рассмотрим основные задачи финансового контроля:
- Анализ соответствия операций документам и отчетности.
- Анализ соответствия деятельности регламентам и должностной инструкции.
- Анализ соответствия деятельности технологическим процессам.
- Изучение системы локального контроля для обнаружения элементов, обеспечивающих ее результативность.
Правила внутреннего контроля некредитной финансовой организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения
Контроль базируется на этих принципах:
- Легитимность. Соответствие контрольных мероприятий законам страны.
- Независимость. Исполнители контрольных мероприятий должны быть независимы от объектов, которые проверяются. Только в этом случае возможна объективность результатов.
- Объективность. В процессе контроля должны быть получены достоверные данные. Поэтому мероприятия должны базироваться на фактических сведениях.
- Ответственность. Все специалисты, занятые на контрольных мероприятиях, должны нести ответственность за свою деятельность. Только так может быть обеспечено ее качество.
- Системность. Контроль должен быть комплексным. В его процессе анализируются все аспекты финансовой деятельности компании, имеющиеся взаимосвязи.
Соблюдение всех этих принципов обязательно.
Особенности организации внутреннего контроля
Порядок проведения внутреннего контроля в обязательном порядке прописывается в учетной политике предприятия. Зафиксировать порядок в документах можно на этапе создания компании. Альтернативный вариант – издание отдельных актов. Порядок реализации контроля может быть зафиксирован в отдельном приказе.
Контрольные мероприятия исполняются различными путями:
- Формированием структурного отдела или принятием сотрудника на должность ревизора. Сотрудники, осуществляющие контрольные мероприятия, подчиняются руководителю организации.
- Организацией комиссии, которая будет работать на регулярной основе.
- Возложением обязанностей по проведению контроля на представителей уже сформированных структурных подразделений.
Выбор конкретного пути определяется ожидаемым масштабом работ, возможностями организациями, наличием структурных подразделений, наличием специалистов.
Основные задачи службы финансового контроля: функции и задачи, права и обязанности, полномочия сотрудников отвечающих за внутренний контроль:
1.1. Как организовать контроль ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности;
1.2.Порядок создания, организационно-штатной структуру системы контроля;
1.3. Положение о службе внутреннего контроля;
1.4.Подлежащие проверке сегменты, источники информации при проведении проверки, проводимые процедуры;
1.5. Карта внутреннего финансового контроля;
1.6. Отчет о результатах внутреннего финансового контроля.