Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Полный список документов при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Ответственность работодателя
В случае нарушения правил оформления и выдачи документов при увольнении работодатель рискует получить внушительный штраф. За несвоевременную выдачу трудовой книжки на начальника может быть наложено взыскание в размере от 1000 до 5000 рублей, штраф для юрлица достигает 50 000 рублей, а должностное лицо может заплатить до 200 000 рублей. В сумму до 50 000 рублей может обойтись компании отказ в выдаче любых справок из упомянутых выше. Также руководителю может грозить проверка трудовой инспекции.
Для того чтобы не попасть в неприятные ситуации с бывшими сотрудниками и не оказаться под обвинением в недобросовестности, рекомендуем работодателям завести отдельный журнал учета. В нем увольняющийся сотрудник должен расписываться под списком полученных на руки документов с обязательным указанием даты. Можно выдавать под подпись справки, в которых также перечислены все документы, выданные увольняющемуся сотруднику.
Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя
Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):
- справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
- справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
- копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.
Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно:
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Правила оформления дубликата трудовой книжки
Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:
-
а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;
-
б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);
-
в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;
-
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
-
д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
-
е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;
-
ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.
Обязательные документы
Большинство конфликтных ситуаций связано с выдачей трудовой книжки. Часто руководство недовольно увольнением человека по собственному желанию, и под разными предлогами не отдает книжку на руки. Соответственно, работник не может официально устроиться на новое место. Если такое происходит, лучше не терять время, а написать письменное заявление в Трудовую инспекцию. Время на рассмотрение обращения — тридцать дней. Сотрудники ведомства проведут проверку и вынесут предписание руководству организации, оштрафуют ответственных лиц или юрлицо по статье 5.27 КоАП РФ. Кроме того, стоит помнить, что за каждый день задержки трудовой организация обязаны выплачивать работнику заработную плату. Пока трудовая не выдана — работник официально не уволен.
Главное, что должен знать работник — нельзя расписываться в получении документа, пока он не оказался на руках, иначе жалобу признают необоснованной.
В последний день работы увольняющийся получает окончательный расчет по выплате зарплаты, а вместе с ним и расчетный лист, где отражаются все сведения о начислениях.
Нужно помнить, что еще должен выдать работодатель — это документы персонифицированного учета, содержащие информацию о застрахованном лице и его стаже. Для их оформления применяется форма СЗВ-М за последний месяц и СЗВ-СТАЖ. Указанные формы ведутся сводными таблицами на всех сотрудников. Поэтому в отделе кадров делают выписку из них на конкретного сотрудника только с его личными данными.
Обязательно проводится выдача справки о заработке за два предшествующих года, с которого производились отчисления в ФСС. Образцом служит форма 182н. Такую справку необходимо предоставить новому нанимателю для подсчета оплаты больничных листов, пособий в связи с материнством.
Обратите внимание: приведен исчерпывающий перечень, какие документы при увольнении обязан выдать работодатель сотруднику в 2021 году. Жаловаться на непредставление иных бумаг, если они не запрашивались, бессмысленно.
Документы при увольнении по собственному желанию
Итак, увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, т. е. по воле работника, инициируется на основании поданного им заявления. Какие документы выдают при увольнении по инициативе работника?
По истечении срока уведомления о предстоящем прекращении трудового договора, как правило 2-недельного, к выдаче на руки готовятся:
- копия приказа об увольнении;
- трудовая книжка;
- медицинская книжка, если она есть;
- расчетный лист;
- справка по форме 182-н;
- форма СЗВ-стаж;
- копия раздела 3 Расчета по страховым взносам;
- форма СЗВ-М.
По желанию работника ему может быть выдана форма 2-НДФЛ.
Если трудовую книжку выдать не удалось, работодатель отправляет работнику уведомление, в котором просит (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ):
- явиться и забрать свою трудовую;
- дать разрешение отправить документ по почте.
Порядок увольнения сотрудников в 2021 году – изменения
07.02.2020Российский налоговый портал
Как было до 2021 года? Давайте вместе вспомним, какие документы следовало собрать и выдать на руки сотруднику, который решил уволиться.
Существует два вида документов, которые выдаются сотруднику на руки при увольнении.
Первый вид документов – это обязательные документы, которые работодатель обязан подготовить. И не важно, нужны они сейчас работнику или нет, хочет он их получать или нет, эти документы должны быть выданы под роспись. Если работодатель не выполнит эту обязанность, то его ожидает штраф.
Второй вид документов – документы по просьбе работника. Например, ваш сотрудник при увольнении вправе запросить копии личного дела, приказов о приеме на работу и об увольнении, характеристику.
К обязательным документам относятся:
1) Справка о средней заработной плате (за два года). Данный вид справки понадобится работнику на новом месте. Справка выдается по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 г. № 182н.
- 2) Документ, в котором содержатся сведения персонифицированного учета. Такие сведения персонифицированного учета содержатся в документах:
- – отчет СЗВ-М,
- – отчет СЗВ-стаж,
- – раздел № 6 отчета РСВ-1 (если сведения нужны до 1 января 2017 года),
- – раздел № 3 Расчета по страховым взносам (сведения после 1 января 2021 года).
Полностью выдавать документы работнику нельзя, потому что в этих разделах содержатся данные на других работников. Поэтому все сведения выдаются работнику в форме выписки.
- Как стало в 2021 году?
- В текущем 2021 году работодатель должен выдать работнику при увольнении следующие документы:
- – трудовую книжку в бумажной форме или заполненную форму бланка СТД-Р;
- – документ о стаже (выписку из раздела № 3 Расчета по страховым взносам, выписку из СЗВ-СТАЖ, выписку из СЗВ-М);
- – справку о заработке за два календарных года;
- – медицинскую книжку (если таковая оформлялась);
- – расчетный листок.
- Выписка из Расчета по страховым взносам – документ составляется за период с начала квартала по дату увольнения.
- Выписка из СЗВ-СТАЖ – документ составляется за отчетный год (по дату увольнения работника).
- Выписка из СЗВ-М – документ оформляется за месяц увольнения работника.
Документы, которые обязан выдать работодатель
Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.
- От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
- Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
- Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
- Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
- Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
- Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
- Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.
Работодатель обязан выдать следующие документы:
- трудовую книжку;
- справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
- иные документы по письменному заявлению от работника.
К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:
- приказ о приёме данного сотрудника на работу;
- приказы о повышении работника в должности;
- приказы о переводе работника в другие отделы;
- трудовой договор;
- допсоглашения, если они заключались;
- медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
- приказ об увольнении;
- трудовая книжка.
Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно:
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
Как засвидетельствовать факт выдачи
Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.
Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:
- Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
- Ещё один вариант – журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
- В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки. Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Требования к справке о зарплате
Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.
Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета. Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.
Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Могу ли я при увольнении попросить, чтобы мне выдали приказы о моем премировании и приказ о моем увольнении?
Ответ: Вы можете запросить не сами приказы, а их копии. Организация, в которой Вы работали, должна принять от Вас соответствующее заявление на выдачу этих копий.
Вопрос: Что делать, если мне не выдали никакие документы при увольнении, кроме трудовой книги?
Ответ: Если организация не выдача Вам кроме трудовой никакие документы, Вы имеете право обратиться в Трудовую инспекцию с заявлением о проведении разбирательства.
Вопрос: Могу ли я на новом месте работы не предъявлять справку о заработке с прежнего места работы? Я не хочу этого делать, потому что у меня там маленькие заработки. Пусть лучше считают пособия мне исходя из МРОТ,
Ответ: Вы имеете на это право. Также нужно отметить, что при расчете пособий Ваш реальный заработок за предшествующие два года будет сравниваться с минимальным размером оплаты труда. И в случае, если он окажется ниже МРОТ, то сумма пособия будет рассчитываться исходя из минимального размера оплаты труда.