Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать выплаты для сотрудников в период отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Предоставление отпуска в рабочих днях
В некоторых случаях работникам предоставляется отпуск в рабочих днях:
- работникам, трудовой договор с которыми заключен на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ)
- работникам, которые заняты сезонными работами (ст. 295 ТК РФ)
Данным категориям работников предоставляется 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы. Порядок расчёта отпускных при этом такой же, как и при расчёте отпуска в календарных днях.
Пример. С Орловой Юлией заключен срочный трудовой договор на период с 1 по 30 сентября. За отработанный месяц ей было начислено 33 000 рублей. Так как договор заключен только на 1 месяц, Юлии предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня (с 1 по 2 октября) с последующим увольнением.
Произведём расчёт отпускных.
- Определяется количество дней, на основе которых будут исчисляться отпускные. Из общего количества календарных дней в сентябре необходимо вычесть выходные дни в соответствии с календарём 6-дневной рабочей недели: 30 – 4 = 26 дней.
- Определяется средний дневной заработок: начисленная за сентябрь зарплата делится на полученное в предыдущем пункте количество рабочих дней:
33 000 руб. / 26 дней = 1 269,23 рубля.
- Определяется сумма отпускных: средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска:
1269,23 руб. * 2 дня = 2538,46 рубля.
Как определить расчетный период
За расчетный период берут 12 месяцев, предшествующих наступающему месяцу ухода в официальный отпуск.
Если период для расчета составляет меньше 12 месяцев, то расчет исчисляется по фактически отработанному времени на предприятии.
В случае, если начало отпуска совпадает с месяцем трудоустройства, то в расчёт тоже принимается по факту отработанное время.
Если сотрудник по месту работы в период расчетных 12 месяцев, по официальным причинам не получал зарплату, в качестве расчетного периода всё равно берутся только последние месяцы, за которые была зарплата.
Порядок предоставления отпусков
Отпуск предоставляется работникам в соответствии с положениями главы 19 ТК РФ «Отпуска».
На основании ст. ст. 114 и 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока.
В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Однако, согласно ТК РФ, хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ) составляет 28 календарных дней.
Таким образом, за год работы каждый сотрудник имеет право как минимум на 28 календарных дней отпуска. Соответственно, за каждый отработанный месяц сотрудник получает право на 2,33 отпускных дня (28 дней/12 месяцев).
Из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются (ст. 121 ТК РФ):
- время отсутствия работника без уважительных причин.
- время отпусков по уходу за ребенком.
Законодательная основа
Источник информации, к которому нужно обращаться при появлении каких-то сомнений по предоставлению отпуска, располагается в главе девятнадцать Трудового кодекса России.
Кроме того, не менее важный нормативный акт для подсчета отпускных выплат – Постановление Правительства от 24.12.2007 N 922. Оно содержит подсчет среднего заработка отпускных, а также начисление в случае неполного месяца.
Помимо указанных выше документов, условия труда и отношений работодателя и наемного сотрудника регулируются следующими нормативно-правовыми актами:
- ФЗ РФ от 19.04.1991 N 1032-1,
- Федеральным законом от 12.01.1996 N 10-ФЗ,
- Федеральным законом от 19.06.2000 N 82-ФЗ,
- ФЗ РФ от 19.02.1993 N 4520-1.
Помогут работодателям рассчитать отпускные дни следующие статьи Трудового кодекса:
- разделение общего числа отпускных дней на части, как правило, на две по четырнадцать дней, зафиксировано в статье 125,
- общий механизм для подсчета компенсационных выплат – статья 139,
- алгоритм расчета финансовых выплат для лиц, трудящихся в трудных условиях, – статьи 315 и 316. Ими регулируется районный коэффициент,
- частичная занятость влияет на отпускной период, что зафиксировано в статье 93. На ее основе подсчет отпускных дней при неполном рабочем дне в текущем году осуществляется аналогично расчету работникам с полной занятостью,
- статья 136 устанавливает, в какой день начислять выплаты. Отпускные предоставляются не позже, чем за три дня до отпуска. В ином случае к руководителю организации будут применены санкции согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Важно! Выплата страховых взносов с отпускных производится в соответствии с частью 1 статьи 420 Налогового кодекса, а выплата подоходного налога – согласно статье 226 Налогового кодекса.
Определяем размер среднего дневного заработка
Расчет среднего дневного заработка зависит от того, были ли в расчетном периоде не отработанные сотрудником дни.
Формула расчета среднего дневного заработка следующая:
Средний дневной заработок = Выплаты расчетного периода, учитываемые в расчете / Количество отработанных сотрудником дней в расчетном периоде
То есть вам нужно сложить выплаты за каждый месяц расчетного периода. Напомним, что к выплатам, учитываемым при расчете среднего дневного заработка, относятся, в том числе, зарплата, надбавки и доплаты. Более подробно о таких выплатах можно почитать в п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее – Положение).
Что же касается количества отработанных сотрудником дней, то за каждый полностью отработанный сотрудником месяц засчитывайте ему 29,3 дня. Если месяц отработан не полностью, то количество отработанных дней в этом месяце рассчитывается так:
Количество отработанных дней = Количество отработанных дней в месяце / Календарное число дней в месяце х 29,3
К отработанным дням, кстати, относятся не только дни, когда работник фактически трудился, но и выходные и нерабочие праздничные дни (Письмо Минтруда от 15.04.2016 N 14-1/В-351 ). А из состава отработанных дней исключаются, в частности, дни отпуска, болезни, нахождения в командировке (п. 5 Положения).
Полученные данные количества отработанных дней по месяцам расчетного периода суммируйте.
Пример расчета отпускных
Для наглядности приведем небольшой пример определения суммы отпускных.
Условие. Сотрудник Иванов И.И. принят на работу 16.01.2017. С 14.05.2018 он идет в отпуск на 7 календарных дней. Расчетный период в данном случае — с 01.05.2018 по 30.04.2018. Общая сумма выплат за эти месяцы, учитываемая при определении суммы отпускных, составляет 600000 руб. В расчетном периоде были не полностью отработанные Ивановым И.И. месяцы: с 19.03.2018 по 25.03.2018 он находился на больничном (7 календарных дней).
Решение.
1. Определим количество отработанных дней в расчетном периоде.
11 месяцев Иванов отработал полностью. Соответственно, количество отработанных дней за этот период – 322,3 дня (29,3 х 11 месяцев).
Продолжительность расчетного периода при расчете отпускных в 2015 году зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. Расчетный период не может быть больше года.
1-вариант
Сотрудник до отпуска отработал больше года. Расчетный период составит 12 календарных месяцев до того месяца, в котором он уходит в отпуск. За календарный месяц берут период с 1-го по последнее число включительно. То есть в мае с 1 по 31, а в феврале – по 28-е число включительно.
2-вариант
Сотрудник до отпуска отработал меньше года.
Расчетный период составит все время, в течение которого он числится в организации.
При расчете отпускных в 2015 году из расчетного периода исключите дни, когда сотрудник:
- получал средний заработок (был в крмандировке …);
- болел или получал пособие по беременности и родам;
- был в отпуске без сохранения зарплаты и т. д.
Если суммированный учет рабочего времени не установлен
Для определения суммы отпускных необходимо среднедневной заработок работника умножить на 28 (количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска). Среднедневной заработок работника для оплаты отпуска определяется путем деления всей суммы заработной платы работника за период 12 календарных месяцев (предшествующих месяцу расчета и выплаты отпускных) на 12 и на 29,4. При этом учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. Полный перечень таких выплат приведен в п. 2 Положения.
Рассмотрим порядок начисления отпускных на конкретном примере.
Пример 1. В соответствии с трудовым договором кладовщик ООО «Максимум» Иванова Е.П. работает два дня в неделю (понедельник и четверг) по 6 часов.
С 1 ноября 2006 г. она уходит в отпуск.
За расчетный период, который был отработан полностью, ей начислено 124 900 руб.
Рассчитаем сумму отпускных:
124 900 руб. : 12 мес. : 29,4 к. дн. x 28 к. дн. = 9912,70 руб.
А если работник не полностью отработал расчетный период, средняя заработная плата для начисления отпускных будет рассчитываться по-другому. Приведем пример.
Пример 2. Менеджер ООО «Спринт» Уткин К.Л. работает два дня в неделю (вторник и четверг) по 6 часов.
Пример расчета среднего заработка
Когда бухгалтер просчитал протяженность расчетного периода, потребуется определить среднедневную зарплату. Конечно же, в неполный расчетный срок эта сумма будет меньше положенной.
Так, например, служащий числится в штате предприятия полгода. Его средняя зарплата составляет 9 000 рублей. К этому показателю потребуется добавить, если есть, районный коэффициент, премии, различные надбавки и прочее. Включаются все типы выплат, которые начисляются вместе с зарплатой и с которых взымаются необходимые отчисления. Допустим, у нас получится 9 423 рубля за 5 месяцев и 9 200 рублей за первый календарный месяц работы. Напомним, расчетный период – полгода. Расчет среднедневного показателя будет осуществляться так:
(9 423 х 5) + 9 200) /6/29,4 = 319, 25 руб.
В формуле 29,4 обозначает среднюю сумму трудодней за месяц. Коэффициент определен государством и не подлежит изменениям.
319, 25 рублей – сумма, которую получит сотрудник за каждый отпускной день.
При увольнении через, к примеру, 10 месяцев, работнику придется вернуть выплаченные ранее средства на отдых, т.к. они были выданы авансом. Подробнее в статье 139 ТК РФ.
Коэффициент расчета отпускных
Важное значение при расчете отпускных принадлежит используемому в формулах коэффициенту. С 2014 года в процессе определения среднего дневного заработка нужно ориентироваться на новое значение среднемесячного числа календарных дней. Ранее использовался коэффициент 29,4, сейчас вместо него используется коэффициент 29,3.
В 2012 году к нерабочим дням прибавили 6 и 8 января. В результате праздничных дней стало не 12, а 14 (согласно ст. 112 ТК РФ). При 14 праздничных днях среднемесячное число календарных дней составило 29,25 дня, что определяется по формуле: (365 дней – 14 дней) / 12. Путем округления это число достигает 29,3. До этого времени расчет выглядел так: ((365 – 12) / 12) = 29,41 день.
12 в указанной формуле – это количество месяцев при условии расчетов за полный год, вместо нее может быть иная цифра.
Как вычислить среднедневной заработок при расчете компенсации при увольнении
- во время нахождения в командировке, поскольку за это время за ним был сохранен его заработок (ст. 167 ТК РФ);
- за время оплачиваемого либо административного отпуска (ст. 114 ТК РФ);
- период временной нетрудоспособности (болезнь, уход за близким человеком, беременность и роды);
- дополнительные свободные дни, предоставленные для ухода за детьми-инвалидами;
- простой не по вине работника;
- забастовка, в которой работник не принимал участия, помешавшая исполнению его трудовых обязанностей;
- другие периоды, предусмотренные в п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Бухгалтерия производит расчет этих выплат по предусмотренному законодательством алгоритму, в основе которого лежит средний заработок за определенный учетный период. Чаще всего в основу берется среднедневной заработок. Его расчет предусматривает некоторые нюансы, которых следует придерживаться во избежание финансовых погрешностей.
Средний заработок за 3 месяца: как посчитать
Но может так случиться, что все 3 месяца полностью состоят из таких «исключительных» дней. Как посчитать среднемесячный заработок за три месяца при таком исходе? Всё просто: период расчета автоматически переносят на предыдущие 3 месяца. Назовём возможные издержки:
Рекомендуем прочесть: Госпрограммы для покупки авто
- Также не берут во внимание периоды, когда бывший сотрудник болел и, соответственно, получал пособие по временной неработоспособности.
- Еще одно основание, когда зарплатный доход не учитывают, это – освобождение от должностных обязанностей по любым причинам. Но при этом был сохранён средний заработок.
Как рассчитывается количество отпускных дней
Если стаж работника составляет полный год у работодателя, то исчислить количество отпускных дней не составит особого труда. Продолжительность отпуска конкретного работающего человека прописывается в трудовом договоре при приёме его на должность. Обычно через год работы в организации предоставляют отпуск в том количестве дней, который установлен в этом документе или же его половину.
Бывают случаи, когда работник просит отпуск до истечения года исполнения своих обязанностей или же решает увольняться. В таких случаях приходится вычислять, сколько дней отдыха ему полагается этому сотруднику.
Его можно вычислить по формуле:
- К – это количество причитающихся дней отпуск за то время, что он проработал в организации,
- М – количество отработанных в полной мере месяцев,
- Ко – количество дней отпуска, установленного за год работы.
Например. Непрерывный стаж работника в организации составляет 7 месяцев. В трудовом договоре прописано, что за год работы ему причитается 44 дня отпуска. Количество дней отпуска, который полагается ему на этот момент составляет: (7 мес. * 44 дня) / 12 месяцев = 25,67 дней.
При расчёте отпускных дней необходимо отработанное количество месяцев округлять до целого месяца. По правилам округление следует делать следующим образом. Излишки, которые составляют менее двух недель, не берутся в расчёт. Если же излишки составляют более двух недель, то их необходимо округлить до целого месяца.
Сроки выплаты отпускных
Согласно статье 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Отсчет ведется в календарных днях (ст. 14 ТК РФ). Так, если начало отдыха приходится на понедельник, выдать деньги необходимо не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157; см. « Отпуск начинается с понедельника: когда выплачивать отпускные? »).
ВНИМАНИЕ. Законодательство не устанавливает самый ранний срок, когда работодатель обязан выплатить отпускные. Значит, компания или ИП может выдать деньги за четыре, пять или большее число дней до начала отпуска, и это не будет нарушением.
Компенсацию за неиспользованный отпуск полагается выдать в день увольнения, либо не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).
Как рассчитать дни расчетного периода для отпуска
На практике редко случается так, что сотрудник полностью отрабатывает 12 календарных месяцев. Он может болеть, уехать в командировку или «гулять» очередной отпуск. То есть, иметь в расчётном периоде дни, когда ему начислялся средний заработок. В расчетное время для отпускных эти периоды не входят.
Кроме того, нужно считать, что месяц отработан не полностью при следующих ситуациях:
- в данном месяце сотрудник имеет 4 дня больничного, но при этом он работал 4 субботы. В этом календарном месяце 22 рабочих дня, и сотрудник отработал 22 рабочих дня. Но считать месяц полностью отработанным нельзя, так как при расчёте среднего заработка не учитываются дни больничного. И не важно, что сотрудник имел переработки;
- сотрудник устроился на работу 9 января, сразу после новогодних праздников. За январь ему начислили полный оклад, так как он отработал все рабочие дни в данном месяце. Но такой месяц полностью отработанным считать нельзя, и не важно, что с 1 по 9 января были выходные дни.
Как рассчитать отпускные, если месяц отработан не полностью
На практике редко бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.
Перечень всех исключаемых периодов вы найдете в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Кроме того, считайте, что месяц также не полностью отработан в двух ситуациях.
Первая — у сотрудника есть переработки, но есть и дни больничного.
Если суммированный учет рабочего времени не установлен
Для определения суммы отпускных необходимо среднедневной заработок работника умножить на 28 (количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска). Среднедневной заработок работника для оплаты отпуска определяется путем деления всей суммы заработной платы работника за период 12 календарных месяцев (предшествующих месяцу расчета и выплаты отпускных) на 12 и на 29,4. При этом учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. Полный перечень таких выплат приведен в п. 2 Положения.
Рассмотрим порядок начисления отпускных на конкретном примере.
Пример 1. В соответствии с трудовым договором кладовщик ООО «Максимум» Иванова Е.П. работает два дня в неделю (понедельник и четверг) по 6 часов.
С 1 ноября 2006 г. она уходит в отпуск.
За расчетный период, который был отработан полностью, ей начислено 124 900 руб.
Рассчитаем сумму отпускных:
124 900 руб. : 12 мес. : 29,4 к. дн. x 28 к. дн. = 9912,70 руб.
А если работник не полностью отработал расчетный период, средняя заработная плата для начисления отпускных будет рассчитываться по-другому. Приведем пример.
Пример 2. Менеджер ООО «Спринт» Уткин К.Л. работает два дня в неделю (вторник и четверг) по 6 часов.