Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договор на аренду автомобиля (с физическим лицом)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Составить договор аренды автомобиля между физическими лицами можно в простой письменной форме. Ниже Вы найдете бланк и образец договора, однако при желании Вы можете написать договор самостоятельно. При этом Вы можете вычеркнуть ненужные пункты, а также добавить дополнительную информацию по собственному желанию.
Определяем размер компенсации.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
-
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
-
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
-
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
-
мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Заполнение договора аренды автомобиля
1. В первую очередь следует заключить сам договор аренды. Его нужно заполнить и распечатать на одном листе формата А4 с двух сторон. Договор составляется в двух экземплярах, по одному для каждого из участников сделки.
2. Передачу автомобиля в аренду следует зафиксировать с помощью акта приема-передачи (страница 3). В пункте 2 акта нужно описать все недостатки, которые есть у автомобиля в момент его передачи в аренду. Этот список неисправностей потребуется продавцу впоследствии, при возврате автомобиля.
3. Возврат автомобиля фиксируется с помощью другого акта приема-передачи (страница 4). В этот акт вносятся недостатки, которые есть у автомобиля после завершения срока аренды. Если у автомобиля появились какие-то новые повреждения, то они должны быть устранены за счет арендатора.
Подведем итоги:
- Для передачи автомобиля другому водителю может использоваться как доверенность, так и договор аренды.
- Использование доверенности может вызвать определенные проблемы у собственника машины.
- Заключение договора аренды требует чуть больше времени, зато этот договор защищает автовладельца от возможных претензий со стороны ГИБДД и владельцев других автомобилей.
Удачи на дорогах!
Аренда авто у ИП без экипажа
При аренде авто у ИП без экипажа налогообложение следующее: налог с дохода и страховые взносы уплачивает сам ИП в рамках своей предпринимательской деятельности.
То же самое относится и к вопросу признания затрат на аренду у арендатора: ситуация аналогична предыдущим рассмотренным случаям. Можно признать экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, а при УСН — входящие в список разрешенных затрат.
Стоит отдельно проговорить момент онлайн-касс. Согласно закону 54-ФЗ чек необходимо пробивать при расчетах между юридическими лицами и ИП в случае расчетов наличными деньгами или банковской картой. Таким образом, при оплате аренды авто предпринимателю наличными или переводом с карты на карту необходимо пробить кассовый чек. Если есть желание избежать использования кассовой техники, необходимо оплачивать аренду безналом — переводом денежных средств с расчетного счета организации-арендатора на расчетный счет предпринимателя-арендодателя.
Сдача в аренду машины индивидуальным предпринимателем
Налогообложение сдачи в аренду автомобиля у ИП происходит следующим образом: предприниматель платит налог с дохода (НДФЛ или налог при УСН) от сдачи автомобиля в аренду согласно своей системе налогообложения (если он применяет ОСНО, то необходимо еще заплатить НДС), а также фиксированные страховые взносы за себя.
Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем — налогообложение меняется лишь при наличии работников. То есть, если водителем выступает сам ИП, выплаты аналогичны выплатам при аренде без экипажа. Если же водителем является работник ИП, то с заработной платы, начисляемой этому работнику, ИП платит все социальные страховые взносы и НДФЛ как работодатель. При этом фиксированные страховые взносы за себя ИП также уплачивает.
В зависимости от обязанностей, прописанных в договоре аренды, ИП-арендодатель может учесть у себя в расходах документально подтвержденные затраты в соответствии со своей системой налогообложения.
Форма и статус договора. Согласно требованиям ст. 643 Гражданского кодекса договор аренды автомобиля без экипажа:
- заключается в письменной форме независимо от срока договора;
- не требует государственной регистрации.
Объект договора. Согласно ч. 3 ст. 607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, передаваемое в аренду. Это значит, что в договоре аренды автомобиля нужно указать:
- марку машины;
- год выпуска;
- цвет;
- номер кузова и двигателя;
- государственный регистрационный номер.
Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, договор не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ).
Обратите внимание: работник не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, только если они (ч. 2 ст. 612 ГК РФ):
- отмечены при заключении договора;
- известны арендатору заранее;
- обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника?
Ответ: да, можно.
За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.
В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм.
Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены.
Однако перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ).
Порядок компенсации использования по ТК
Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.
При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Не требуется обслуживание имущества | Не свое имущество, увеличение объема документации |
| Работник | Получает полную компенсацию и авто остается в собственности | Если не работал, то не начисляется компенсация |
Бухгалтерский и налоговый учет
Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.
| Дебет | Кредит | Операция |
| 20, 25, 26, 44 | 73 | Компенсация начислена и учтена в расходах |
| 73 | 50, 51 | Выплачено возмещение издержек |
Заявление на возмещение гсм образец
Размер выплаты определяется по соглашению сторон. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана провести соответствующие вычисления.
Ниже представлен примерный образец:
| Операция | Наличие в начале периода | Уменьшение объекта учёта |
| Покрытие издержек на привлечение собственности сотрудника в рабочем процессе. | 26 | 73. |
| Удержан НДФЛ с возмещения, предоставленного сверх, установленной нормы. | 73. | 68. |
| 73. | 50-1. | Выдача денег из кассы. |
| 73. | 51. | Перечисление с расчётного счёта организации на карточку служащего. |
Всем компаниям и ИП нужно представлять ту или иную статистическую отчетность. И форм этой отчетности такое множество, что не мудрено в них запутаться. Чтобы помочь респондентам, Росстат разработал специальный сервис. воспользовавшись которым можно определить, какую статотчетность нужно сдавать конкретному респонденту. Однако, к сожалению, данный сервис работает не всегда корректно. Налоговая служба изменила свою позицию, касательно заполнения поля 101 «Статус плательщика» в платежках на перечисление страховых взносов.
Использование личного автомобиля в служебных целях: как все оформить
Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:
Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т. д. ), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем.
Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях. Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.
Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость.
Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т. д. ), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.
А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов. Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение. Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.
Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Соглашение о покрытии расходов
В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:
Вопрос: Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником?
Посмотреть ответ
Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.
В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.
Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:
Вопрос: Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является (п. 1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217 НК РФ))?
Посмотреть ответ
Образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, скачать бланк 2020
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта.
Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ.
В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику
Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т. . ), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.
Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.
Договор на использование личного автомобиля служебных
Сегодня бизнес развивается все стремительнее. Время определяет деньги и наоборот. Чем более мобильны сотрудники фирмы, тем крепче ее позиция на рынке. Поэтому автомобиль стал не только средством передвижения, но и способом извлечения прибыли и достижения успеха. В настоящее время использование личного автомобиля в служебных целях применяется на многих предприятиях, где у персонала работа разъездного характера.
Руководители также используют личный транспорт в целях урегулирования различных рабочих вопросов на выезде. Способы оформления взаимоотношений с работником на использование транспорта В данной статье разберемся, как это документально обозначить. Оформляются взаимоотношения с работником, который использует свою машину для исполнения служебных обязательств, разными способами. Договор на использование личного автомобиля в служебных целях Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.
Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях. Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.
Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы. Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя».
Возмещение расходов за использованные горючесмазочных материалов производится в соответствии с нормативно-технической документацией изготовителя в пределах следующих норм: бензин л/100 км пробега моторное масло согласно инструкции по эксплуатации; трансмиссионные масла согласно инструкции по эксплуатации; охлаждающие жидкости согласно инструкции по эксплуатации; прочие технические масла и жидкости согласно фактических затрат, но не более 5% стоимости горюче-смазочных материалов. 6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ 6. 1. Все изменения и дополнения к настоящему договору оформляются в виде дополнительных соглашений, подписываются сторонами и являются неотъемлемой частью настоящего договора. 7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 7. 1.
Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон. Во-первых, можно указать пункт об эксплуатации собственности в трудовом договоре и выплачивать компенсации, которые предусмотрены законодательством. Во-вторых, можно также составить и подписать с работником договор (который называется гражданско-правовым) с указанием аренды собственного транспорта с предоставлением помощи управления и технического использования. При этом соблюдая нормы использования личного автомобиля в служебных целях.