Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проведение инвентаризации без материально ответственного лица». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Также при формировании комиссионного состава нужно учитывать заинтересованность отдельных служащих. Матответственные сотрудники заинтересованы в том, чтобы в результате не было выявлено серьезных нарушений или недостач. Поэтому их нельзя включать в список, но они обязательно должны присутствовать в ходе процесса и наблюдать за тем, чтобы штат ответственно относился к своим обязанностям, не пропуская важных мелочей и деталей. Это регламентируется п. 2.3, 2.8 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49. Если такие работники будут входить в комиссию, ее результаты могут быть оспорены в судебном порядке.
Процесс проверки имущества и обязательства компании относится к бухгалтерскому учету на производстве. Поэтому основные положения о проведении содержатся в соответствующем законодательном акте ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402. В нем указаны сроки, периодичность, что должно входить в процедуру.
Есть еще несколько постановлений, в которых прописываются законодательные нормы:
- Положение Минфин от 29.07.1998 № 34н.
- Методические указания по инвентаризации, Министерство Финансов от 13.06.1995 №49.
- Ст. 21 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Основные положения о том, как, когда и кем нужно проводить, содержатся в Методичке № 49. Однако игнорировать и другие постановления нельзя, прописанное в любом законе выполняется неукоснительно.
Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по участкам учета
На крупных предприятиях существует необходимость формирования нескольких групп инвентаризаторов. Нужно учитывать, что материально ответственные лица в конкретной области учета не могут быть проверяющими, но должны присутствовать при проведении инвентаризации. В таком случае требуется заменять одного или нескольких сотрудников на тех, что не заинтересованы в результатах.
Например, проверка производственного участка проводится административными рабочими, чтобы служащие цеха не были включены, и наоборот.
Сама процедура не сильно отличается от обычного создания приказа, единственное исключение составляет то, что надо четко разграничить зоны, а также в соответствии с каждым назначить проверяющих. Это можно сделать в формате таблицы или просто расписаться отдельными пунктами. Четкого установленного образца нет, разработка документа полностью ложиться на руководителей фирмы.
Обязательные данные:
- название и форма хозяйственной деятельности;
- номер распоряжения;
- нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
- срок активности комиссии (на постоянной основе или для полной проверки);
- список работников, включенных в состав по каждой отдельной зоне ответственности (материальные ценности, нематериальные активы, расчеты с покупателями и др.);
- обязанности;
- должность и инициалы лица, ответственного за исполнение приказа;
- Ф. И. О и подпись инициатора.
Каждый из участников должен до начала проведения работ ознакомиться с документом и поставить подпись. Если кто-то из членов не может до старта явиться для выполнения возложенных на него обязательств, то следует издать дополнительное распоряжение о его замене.
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
|
Проводка |
Операция |
|
Д 94 — К 10 (41, 43) |
Списана стоимость утраченного имущества |
|
Д 20 (25, 26, 44) — К 94 |
Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
Состав инвентаризационной комиссии
Оценка остатков проводится по инициативе управляющего с целью пересчета фактических ценностей и сопоставления их с остатками, указанными в отчетах. Ревизия дает возможность выявить естественный убыток, связанный с порчей и другими причинами, не относящиеся к человеческому фактору, а также установить ошибки арифметического или технического характера. Кроме того, качественный переучет позволяет навести порядок в исходной документации, исправить неточности.
Порядок процедуры регламентируется Методическими указаниями Приказа Министерства финансов (от 13 июня 1995 года). В случае подозрения на хищение к процедуре привлекаются независимые эксперты, аудиторы, правоохранительные органы, сотрудники налоговой инспекции.
Представители каждой вышеперечисленной инстанции включаются в комиссионный состав, что прописывается в соответствующем распоряжении.
Непосредственно при пересчете присутствует работник, ответственный за хранение, но не включенный в комиссионный состав. Это прописывается в приказе руководителя.
Количество представителей инвентаризационной комиссии:
- Для небольших предприятий – от 3 человек;
- Для больших организаций – 6 и более человек.
Как правило, в комиссию входят:
- Главный бухгалтер (или его заместитель);
- Руководитель фирмы (или заместитель);
- Сотрудник логистического отдела;
- Представитель охраны;
- Лицо, ответственное за соблюдение прав трудового законодательства.
После формирования итоговых документов с результатами пересчета составляется протокол (о работе комиссионного состава), проводится перевод несоответствий в денежный эквивалент.
Получение этого показателя позволяет проанализировать степень убытков либо эффективности производства. На практике недостача часто является следствием несоблюдения условий хранения, хищения, халатного отношения материально ответственных лиц.
Незаконные действия влекут за собой материальную ответственность. Виновные лица обязуются компенсировать ущерб в положенном размере. Как правило, сумма вычитается из зарплаты. Это прописано в трудовом кодексе и контракте.
При выявлении кражи в крупных размерах руководитель предприятия оставляет за собой право уволить виновного работника, а также обратиться с заявлением к правоохранительным органам.
Приказ о проведении инвентаризации
Прежде всего, необходимо оформить приказ генерального директора компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:
В документе следует указать:
1. Дату составления и номер.
2. Состав комиссии (ФИО и должность председателя и членов).
3. Перечень проверяемых активов и обязательств.
4. Даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – Методические указания).
5. Причину инвентаризации (контрольная проверка, переоценка и так далее).
6. Дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.
Приказ необходимо внести в журнал учета контроля за в ы полнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации определяет руководитель компании. Они могут быть конкретизированы в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний).
Сроки зависят от случая проведения проверки и особенностей деятельности компании.
При установлении сроков годовой инвентаризации необходимо учитывать, что (п. п. 1.5, 2.1 Методических указаний):
Годовую опись имущества обычно осуществляют в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01). Завершить годовую проверку необходимо до даты подписания годовой бухгалтерской отчетности.
Сроки проведения инвентаризации при реорганизации (ликвидации) организации устанавливают так, чтобы завершить ее до даты составления передаточного акта или промежуточного ликвидационного баланса (п. 1.5 Методических указаний).
Срок проверки в ряде случаев может быть продлен. Такая необходимость может возникнуть, например, когда количество имущества значительно, оно находится далеко и так далее.
Законодательство не содержит каких-либо ограничений на такое продление. Однако годовую инвентаризацию и проверку при реорганизации или ликвидации компании надо завершить к определенному сроку.
Срок продлевают приказом генерального директора компании.
Порядок проведения инвентаризации при смене мат. ответственного
Как было указано выше, при смене материально ответственного лица в обязательном порядке проводят инвентаризацию. Этот процесс включает:
- Издание приказа о проведении инвентаризации, создании и утверждении состава инвентаризационной комиссии.
- В назначенный в приказе срок комиссия в присутствии материально ответственных лиц проводит пересчет имущества.
- По итогам пересчета оформляют инвентаризационную опись и акт приемки передачи ТМЦ от выбывающего материально-ответственного лица к поступающему на работу.
Инвентаризационные описи и акты оформляют в 3-х экземплярах:
- первый – принимающему ценности работнику;
- второй – сдающему сотруднику;
- третий – в бухгалтерию компании.
Их все подписывают материально-ответственные лица и члены комиссии.
Как организовать работу по инвентаризации запасов
Общеизвестно, что материальные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие компании, но числящиеся в бухгалтерском учете (в частности, имущество, находящееся на хранении, арендованное, полученное для переработки), подлежат инвентаризации. Цели инвентаризации по запасам:
- выявление и документальное подтверждение фактического наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
- оценка имущества, выявление некондиционных материальных ресурсов и подготовка документов для их уценки или списания (утилизации) cогласно обоснованным заключениям, сформированным с привлечением необходимых специалистов и специальных организаций;
- определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов и подготовка документов для привлечения их к материальной ответственности.
Нередко у компаний возникают проблемы по процедуре проведения инвентаризации, по основным организационным моментам. В связи с этим рассмотрим вопросы, касающиеся организации проведения инвентаризации.
Основания для проведения инвентаризации ТМЦ
Нужно понять, что руководство самостоятельно определяет регламент и периодику плановых проверок. В зависимости от того, насколько интенсивно идет товарооборот в компании, процессы могут быть чаще или реже. Только перед сдачей финансовой отчетности всегда стоит крупная сверка. Дальше же – на усмотрение директоров. Но при этом, обычно серьезные фирмы с крупным оборотом стремятся к показателям раз в три месяца. То есть, 4 раза в год.
Но это то, что касается плановых вариаций. А есть еще масса незапланированных. Они возникают по различным причинам. К наиболее частым основаниям следует отнести следующие варианты:
- Передача имущества. Это зачастую самые разные варианты, аренда части производственных или иных ценностей, продажа или покупка. Например, была закуплена партия нового оборудования. И их поместили в конкретное хранилище. Неплохо будет сверить после проверки, как наличие всей поставки, так и то, не пропали ли прошлые модели, которые нужно будет перевести в другой отдел.
- Появление нового ответственного лица. Еще до того, как новый сотрудник начнет свою деятельность, стоит точно сверить все ценное. Иначе непонятно, недостача была виной предыдущего работника или это уже ошибки нового.
- Смена руководителя. Принцип примерно тот же, только данный сотрудник мог производить незаконные манипуляции с имуществом в гораздо более крупном размере. Поэтому нужно понять, осталось ли после его ухода имущественная часть компании в неприкосновенности.
- Также инвентаризация товаро-материальных ценностей проводится, если произошла смена организационного устройства юридического лица. В том числе полная ликвидация действующего предприятия. Необходимо понимать, что особенно это важно, если подразумевается ликвидация при банкротстве. Наличие долгов предполагает формирование конкурсной массы, куда входит все материальные активы компании в полном объеме.
- Чрезвычайные ситуации, обстоятельства непреодолимой силы и схожее. Различные стихийные бедствия, пожары на складе, торговом зале. А также небольшие локальные проблемы. К примеру, затопления из-за проблем с сантехникой. Неясно, сколько объектов в результате могли испортиться и потерять свою потребительскую пригодность.
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба
Если факт того, что организация понесла урон, уже установлен и не подлежит сомнению, так же однозначно должна быть выяснена противоправность действий предполагаемого виновника и что именно с этим и ни с чем другим и связан означенный ущерб.
А также — что нет ни одного обстоятельства, которое могло бы исключать ответственность. Только в этом случае можно ставить вопрос об истребовании компенсации.
В полной мере можно спрашивать с тех, кто подписывал установленной формы соглашение о материальной ответственности, устраиваясь на работу. Более того, должность, которую человек занимает, должна быть отражена в перечне постановления Минтруда №85.
К таковым относятся кассиры, банковские работники и все те лица, через чьи руки так или иначе проходят материальные ценности и деньги. Сюда же включены руководители отделов, заведующие складами, директора, их заместители, также заведующие библиотек и главы фармацевтических организаций (а также лабораторий).
Перечень этот — исчерпывающий и никакая импровизация, в том числе даже если что-то кажется работодателю очевидным, недопустима.
Во всех остальных случаях речь может вестись только о материальных обязательствах ограниченного характера. Их размер эквивалентен среднемесячному доходу виновного.
Судебным порядком ущерб взыскивается:
- при полной материальной ответственности;
- сотрудник не согласен с предъявленными к нему требованиями;
- согласен, но подписал соответствующий документ и уволился;
- работодатель пропустил сроки для истребования компенсации за ущерб;
- работодатель не успел произвести сверку в двухнедельный срок перед увольнением сотрудника.
Исковое заявление подается в количестве экземпляров по числу задействованных лиц в районный суд по месту пребывания отвечающей стороны. Бумага составляется в произвольной форме, но обязательно содержит:
- название судебного участка, куда жалуетесь;
- данные ответчика, какую должность занимал;
- причина подачи заявления;
- ссылки на действующее законодательство РФ;
- досудебные меры урегулирования (номера документов, акты);
- требование;
- список прилагаемых документов;
- дата, подпись.
В качестве доказательств используются:
- акты проверок, инвентаризации;
- досудебная служебная переписка (в том числе электронная);
- трудовой договор;
- прочие локальные бумаги, указывающие на ответственность;
- показания свидетелей;
- бухгалтерские проводки;
- результаты частного детективного расследования
Основные этапы проведения инвентаризации:
1. Подготовительный этап:
- подготовка приказа о проведении инвентаризации;
- формирование инвентаризационной комиссии;
- определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
- получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
- распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.
Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).
2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:
- Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
- Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.
Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.
Выявлены излишки имущества
Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).
Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».
В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.
Бухгалтер делает следующую проводку:
Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов
Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов
Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.
В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).
Состав инвентаризационной комиссии
Этот вопрос также не регламентирован и оставлен на усмотрение руководителя. На практике председателем комиссии назначается один из заместителей руководителя, руководителей подразделения и т.п.
Материально ответственное лицо не может быть назначено председателем комиссии и входить в ее состав, так как выполняет другие функции во время инвентаризации – не проверяющего лица, а лица, чью деятельность проверяют, к примеру, сохранность и ведение учета ТМЦ. Таким образом, если резюмировать, кто может входить в состав инвентаризационной комиссии, то можно сделать вывод, что любой работник организации и даже привлечённые специалисты, не являющиеся работниками организации, могут быть включены в состав комиссии, которая проводит проверку фактического соответствия данных бухгалтерского учета.
Обязательно только участие работников бухгалтерии, которые ведут учет, и администрации.
В остальном состав комиссии зависит исключительно от объема, сроков инвентаризации и других факторов.
Протокол инвентаризационной комиссии (образец)
Одним из важнейших этапов инвентаризации является заключительный – подведение итогов и документальное оформление ее результатов. Методика проведения инвентаризаций приведена в приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Так, сведения о фактическом наличии имущества в ходе проведения проверки вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Для каждого вида (группы) имущества (например, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей и т.д.
) стоит предусмотреть свою форму описи или акта, или воспользоваться унифицированными образцами.
Если в ходе инвентаризации будут выявлены расхождения между фактическим наличием и данными, которые содержатся в документах учета, их необходимо отразить в сличительных ведомостях.
После завершения инвентаризации, как правило, проходит заседание комиссии, в ходе которого целесообразно оформить протокол заседания инвентаризационной комиссии, образец которого вы найдете в конце данной статьи. Давайте разберемся, обязательно ли заполнять этот документ, как его правильно составить и какую информацию в нем отразить.
Состав инвентаризационных комиссий и их ответственность за качественное проведение инвентаризации
⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 11
Инвентаризацией называется фактическая проверка наличия товарно-материальных ценностей и денежных средств путем перемеривания, перевешивания, пересчета.
Основными задачами инвентаризации, как средства контроля за сохранностью кооперативной собственности, являются:
• сопоставление фактического наличия товарно-материальных ценностей и денежных средств с данными учета;
• выявление товаров, частично потерявших свое первоначальное качество, не пользующихся спросом у населения, а так же неиспользуемых материалов и установленного оборудования;
• проверка соблюдения правил хранения ценностей;
• приведение учетных данных в соответствие с фактическим наличием всех видов ценностей;
• проверка достоверности состояния расчетов и всех других статей баланса.
Плановые инвентаризации проводятся не реже двух раз в год, а в книжных магазинах — один раз в год.
Внеплановые инвентаризации проводятся при смене материально ответственных лиц, при стихийных бедствиях, при кражах и хищениях, по требованию судебно-следственных органов по распоряжению руководителя организации и в некоторых других случаях.
Инвентаризацию проводят в нерабочее время, а если в рабочее, то в минимально сжатые сроки.
Состав инвентаризационных комиссий и их ответственность за качественное проведение инвентаризации
Общее руководство и контроль за качеством проведения инвентаризации возлагается на руководителя организации и главного бухгалтера.
Для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия в составе представителя организации (он является председателем инвентаризационной комиссии), представителя общественной организации и материально ответственного лица, т.е. в состав комиссии включаются работники, хорошо знающие порядок проведения инвентаризации. Этомогут быть бухгалтеры, инвентаризаторы, экономисты, товароведы .
Категорически запрещается назначать председателем комиссии одно и то же лицо два раза подряд для проведения инвентаризации на одном торговом предприятии.
При бригадной ответственности для проведения плановой инвентаризации разрешается назначать инвентаризационную комиссию в большем составе с тем, чтобы инвентаризацию провести во всех отделах и секциях одновременно.
При кражах, хищениях в состав инвентаризационной комиссии включается работник милиции, а при стихийных бедствиях — представитель страховой компании.
Инвентаризационная комиссия назначается письменным распоряжением руководителя и главного бухгалтера. Распоряжение выдается председателю комиссии за 2-3 ч до начала инвентаризации.
Категорически запрещается предупреждать материально ответственных лиц о сроках проведения инвентаризации. Инвентаризационная комиссия несет ответственность за: своевременное проведение инвентаризации; полноту и точность внесения в опись ценностей; правильность цен, указанных в инвентаризационной описи, на товары и тару; точность подсчета сумм в описях; правильность оформления материалов инвентаризации; внесение в опись данных со слов материально ответственных лиц без фактической их проверки.