Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень кадровых документов, обязательных для организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) не предполагает вышеописанных трудовых отношений, что снимает с работодателя бремя ответственности за сотрудника. Он заключается для возмездного оказания конкретной услуги или выполнения работ (подряда) с конкретным результатом.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

  • Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
  • Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
  • Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Варианты трудовых договоров

Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.

Срочный договор – это документ, который заключается на определенный срок действия. Он может иметь разный характер в зависимости от специфики работ и в зависимости от принятого соглашения. Можно выделить самые распространенные причины заключения таких договоров:

  • устройство в целях практики или стажировки;
  • сезонная работа;
  • временное замещение отсутствующего работника;
  • увеличение объемов производства на определенный промежуток времени.
  • Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
  • Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
  • Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
  • Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
  • За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.

Как понять, что в договоре нет скрытых условий и юридических хитростей

Обычный рабочий, чаще всего, не силен в юридической терминологии и сложных узкоспециализированных формулировках, поэтому перед подписанием трудового договора, могут возникнуть определенные проблемы. Особенно, это касается тех предприятий, которые любят вместо нескольких бумажек составлять целые книжки.

Чтобы ознакомиться с соглашением поближе, ведь так и в рабство попасть недолго, можно с копией документа посетить юриста или другого специалиста, который разбирается в таких бумагах. Можно также скачать бланки типичных договоров, ознакомиться с ними и сравнить свои бумаги.

Скачать бланк трудового договора можно из официальных государственных источников, а также популярных юридических сайтов, к которым, в случае чего, можно обратиться за помощью онлайн.

Стоит отметить, что прием сотрудников может осуществляться с нарушениями. Это означает, что форма документа работодателя не соответствует никаким требованиям и юридической силы не имеет. Это может осуществляться как сознательно, с целью обмана работника, так и несознательно. Это еще раз актуализирует необходимость проверить документ.

Если работодатель случайно составил «плохой» договор, прием на работу даже сотрудника-кассира может обернуться для компании крахом, ведь тот, фактически, не несет ответственности за деятельность на объекте.

Какие проблемы могут возникнуть у сторон при составлении контракта

Существует ряд «подводных камней», которые встречаются при составлении договоров. Одни из самых громких скандалов выплывают относительно приема на работу несовершеннолетних. Подделка паспорта юношей или оплошность HR отдела могут привести к резонансным судебным тяжбам.

Некоторые работодатели любят хитрить. Например, «бесплатные» курсы и обучение в период стажировки, могут оказаться еще какими платными. Это компании, которые не боятся текучки кадров и привыкли зарабатывать на неопытных новичках. Поэтому стоит указывать даже такие мелочи в договоре.

Работа по совместительству (форма вторичной занятости), также часто выступает камнем преткновения. Возможность дополнительного заработка должна прописываться, ведь некоторые работодатели хотят, чтобы их работники отдавали компании 100% своих сил, но бывает так, что сотрудник работает дополнительно. Это может стать причиной скандала и поиска способов расторгнуть контракт. Стоит отметить, что на «подработки» тоже нужны договора.

Кто вы: кадровик или HR? Определяем зоны ответственности

Причины расхождения наименований в кадровой сфере — исторические. В Советском Союзе не было как такового рынка труда: плановая экономика, распределение на работу после вузов, единая сетка оплаты труда и пр. Социальное обеспечение было серьезно завязано на трудовой деятельности человека и жестко регламентировалось государством — нужны были кадровики, обеспечивающие документооборот.

С появлением рыночной экономики появилась конкуренция. Чтобы завоевать авторитет, зарабатывать больше, быстрее продвигаться по карьерной лестнице, человек должен быть эффективен. Поэтому встал вопрос об управлении человеческими ресурсами: обучении, развитии, правильном подборе персонала.

В итоге документационное обеспечение кадровой работы и управление персоналом разделились в отдельные направления и должности:

  • Кадровый специалист — тот, кто занимается оформлением документов по приему, переводу, увольнению и пр. Сюда относится и отчетность перед госорганами.
  • HR — тот, кто занимается управлением персонала: поиском, подбором сотрудников, их адаптацией, оценкой, обучением и пр. В эту сферу изначально приходили люди с социологическим или психологическим образованием, не знавшие трудового законодательства. Из-за этого до сих пор возникают конфликты между подразделениями.

Ольга Куцко, руководитель направления по обучению и развитию персонала компании «Росагролизинг»:

«Трудовое законодательство я хорошо знала, когда была hr generalist и занималась подбором персонала, реструктуризацией и пр. Тогда мы работали в плотной связке с отделом кадров. Если стояла задача провести оптимизацию или внести существенные изменения в условия трудового договора сотрудника, например повысить заработную плату, я обращалась к ним для подготовки документов.

Бывали сложные ситуации, когда сделать нужно, а кадровики отказывали, обосновывая какой-нибудь узкой нормой трудового права. Искали варианты, при которых можно решить задачу и при этом не нарушить закон.

Читайте также:  Как открыть крестьянско-фермерское хозяйство в России, с чего начать

Считаю, что hr-менеджеры должны обязательно знать законодательство, потому что кадровики зачастую консервативны и упираются в «нельзя» и «так исторически сложилось». А у менеджера задача — найти решение, потому что бизнес диктует свои правила игры. И для аргументированного диалога с отделом кадров надо знать базу».

Сейчас эти два направления кадрового делопроизводства и кправления персоналом объединил профстандарт «Специалист по управлению персоналом».

Елена Федорова, эксперт по трудовому и гражданскому праву:

«В профстандарте требования к разным должностям сведены по факту в одно направление, в одну профессию. Я считаю, это правильно. Базовая позиция профстандарта с кодом «А» — это «документационное обеспечение работы с персоналом», то есть любой специалист должен начать свою деятельность с изучения трудового права и кадрового документооборота. Это пятый уровень квалификации, и именно сюда свели всю работу по делопроизводству. Это стало основой».

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» устанавливает европейский вариант внутри всей системы, в нем нет разделения на кадровое дело и управление персоналом. На каждом квалификационном уровне есть положения, которые касаются двух направлений. И любой, кто приходит в кадровую сферу, вначале осваивает законодательные основы, а далее развивается и растет, опираясь на свои предпочтения.

Посмотреть профстандарт полностью вы можете в нашей шпаргалке в конце статьи.

Это подбор персонала, то есть составление, описание вакансий, анализ резюме, проведение собеседований. Вы должны знать, что такое портрет соискателя, профиль должности пр. Чтобы не нарушить закон, вы должны изучить и основы трудового права.

Примеры. Ограничения в тексте вакансии «только мужчины» или «возраст до 35 лет» могут быть расценены как дискриминация. Такие критерии возможны лишь в редких случаях. А при работе с информацией по соискателям важно знать требования Закона № 152-ФЗ о правилах работы с персональными данными.

Много внимания потребует и адаптация новых сотрудников. Статистика показывает, что большой процент новичков уходит в первые три-шесть месяцев после приема на работу. Это значит, что были зря затрачены деньги на подбор, вы не смогли грамотно включить человека в работу, коллектив, корпоративную культуру. И здесь важно не смешивать эти понятия: адаптационный период и испытательный срок. Сложная адаптация не может стать поводом для увольнения.

  • Обратите внимание: как работодатель проводит адаптацию, закон не регулирует, а вот требования к порядку оформления испытательного срока оговорены в Трудовом кодексе.

В этой сфере многое опирается на зарубежные тренинги обучения или развития и обучения (T&D / L&D). Важно научиться определять потребность сотрудников: кому-то достаточно пары практических мастер-классов, кому-то необходимо полноценное обучение. В этом направлении, пожалуй, влияние кадрового законодательства заметно в меньшей степени.

Сюда относятся компенсации и бенефиты (C&B), внутренний и внешний HR-бренд, корпоративная этика и пр. Такое дробное деление есть только в крупных организациях, в небольшом бизнесе будет только работа по нематериальному стимулированию. Законодательство строго не регулирует эту деятельность, но отдельные требования все же есть. Например, нужно тщательно продумать порядок обработки персональных данных, к примеру, о членах семьи, когда внедряются системы нематериального стимулирования.

Это высшая точка профессионального развития согласно профстандарту. Нужны дополнительные управленческие навыки, стратегическое мышление, умение проводить переговоры… И комплексное понимание специфики работы подразделения. Начальник отдела, директор по персоналу отвечают за полное соблюдение трудового законодательства. Это тот случай, когда штраф могут наложить не только на организацию, но и на должностное лицо. На этом уровне важны знание трудового законодательства и постоянное обновление знаний.

  • Не забывайте: трудовое законодательство — одно из самых подвижных в России. Изменения вносятся каждые полгода.

Определившись с тем, куда вы хотите двигаться, подумайте об образовании. Вы можете выбрать профпереподготовку или курс повышения квалификации, смотреть отдельные вебинары и читать статьи по профильным темам.

Татьяна Козинец, специалист по кадрам общеобразовательной школы:

«Если нужен только документ, учиться можно где угодно — центров очень много. Но если нужны реальные знания, внимательно выбирайте программу. Многие центры предлагают только теоретическую основу, которую многие опытные кадровики уже давно знают. Хочется ведь не просто слушать общие лекции, но и задавать вопросы по своему профилю, разбирать спорные ситуации, выяснять, а где же правда. Практикам это важно».

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

  • Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
  • Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
  • Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Как правильно составить трудовой договор

Самое важное в договоре с директором — обязанности и ограничения. Гендиректор — такой же наемный сотрудник, как и бухгалтер или кадровик, но на нем лежит ответственность за развитие компании. Генерального директора можно нанять со стороны, выбрать одного из учредителей или назначить самого себя в своей компании. Им может быть только физлицо.

Если в фирме работает один человек — учредитель — и выполняет работу бухгалтера, кассира и гендиректора, договор можно не заключать, но тогда налоговая придет с проверками.

Роман Виноградов, юрист:

Я вижу много судебных дел, когда налоговая начинает споры, потому что учредитель не заключил сам с собой трудовой договор и не платит отчисления и взносы. Суды встают на сторону налоговой, потому что это недоплаты в бюджет. Мы рекомендуем заключать такой договор, потому что формально единственный учредитель общества это работник, который может нанять сам себя на работу. Хотя специальных требований к этому нет.

Должность можно назвать как угодно: руководитель, директор, генеральный директор, президент. В моей практике встречалась компания ООО «Инопланетяне», а должность директора называлась «Повелитель».

Назвать должность «генеральный директор» важно там, где есть есть градация должностей: заместитель генерального директора, финансовый директор, коммерческий директор по маркетингу, директор по производству, директор по снабжению.

Почему нельзя сокращать

В преамбуле трудового договора указывается наименование организации-работодателя, с которой работник заключает трудовой договор. Наименование организации указывается полностью строго в соответствии с учредительными документами: уставом (положением об организации — для бюджетных организаций). Сокращенное наименование может быть использовано только в том случае, если оно зафиксировано в учредительных документах, любые произвольные сокращения недопустимы.

Читайте также:  Как не платить за коммунальные услуги, если в квартире никто не прописан?

Также в преамбуле полностью указываются фамилия, имя, отчество руководителя и документ, на основании которого он действует от имени организации при заключении трудового договора.

Например:

«Закрытое акционерное общество «Куб» в лице генерального директора Сухова Анатолия Петровича, действующего на основании устава…».

Если по каким-то причинам (отсутствие первого руководителя, делегирование права подписи) договор подписывается другим должностным лицом, то в трудовом договоре указываются фамилия, имя и отчество и основание, дающее право на подписание договора. Им также является устав (положение об организации) или нотариально заверенная доверенность.

Приказ о делегировании полномочий дает право на подписание организационно-распорядительных документов, действующих, как правило, внутри организации, а договор является «соглашением между работодателем и работником» (ст. 56 ТК РФ), где работник выступает как равноправная сторона договора и самостоятельное лицо.

Где указывать размер зарплаты?

Еще одна ошибка, которая встречается при оформлении трудового договора, связана с указанием условий оплаты труда: должностного оклада (тарифной ставки) и надбавок, доплат, поощрительных выплат. Иногда с целью «сохранения коммерческой тайны» в этом разделе даются ссылки на штатное расписание и положение о премировании. Делается это также с целью экономии времени: при изменении размера заработной платы можно ограничиться внесением изменений в штатное расписание, издать приказ директора без внесения последующих изменений в трудовой договор работника. Такие же ссылки даются и в приказе о приеме на работу. О том, какую путаницу такая «предусмотрительность» вносит в информационно-справочную работу в текущем делопроизводстве и в дальнейшем при выдаче архивных справок при оформлении пенсии, можно даже не упоминать. Но наличие таких ссылок в трудовом договоре не просто противоречит обычной логике: получается, что работника при приеме на работу необходимо под роспись знакомить со штатным расписанием организации, а лучше выдавать его копию (что, конечно же, никто не делает), иначе вообще непонятно, под чем он ставит свою подпись в последнем разделе трудового договора, а элементарно и грубо нарушает положения ст. 57 ТК РФ.

Согласно Федеральному закону от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» размер заработной платы работника тайной вообще быть не может.

В трудовом договоре должны быть зафиксированы также сроки выплаты заработной платы с указанием конкретных дат.

Несмотря на то что в продаже существует значительное число сборников образцов, практических пособий и рекомендаций по заключению трудового договора с различными категориями работников, на каждом конкретном предприятии трудовой договор должен разрабатываться и тщательно анализироваться юристом и кадровиком предприятия. В рамки компетенции этих должностных лиц входит знание действующей законодательной и нормативной базы, специфики деятельности данной организации, а также особенности работы в должности, на которую принимается работник по заключаемому трудовому договору.

Юрист организации занимается разработкой «болванки» и составлением конкретного трудового договора, а кадровик отвечает за правильность его оформления. Именно он печатает текст договора, вносит в него на основании соответствующих документов (устава организации, паспорта работника) необходимую информацию об организации-работодателе и принимаемом по данному трудовому договору работнике. Кадровик знакомит поступающего на работу с текстом трудового договора, следит за полным и точным указанием реквизитов и подписей сторон, печати предприятия-работодателя.

Как хранить эти документы

Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. «б» ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст. 338 указанного Перечня также 75 лет.

Статья 67 ТК РФ допускает фактическое заключение трудового договора (выход работника на работу с ведома или по поручению работодателя) без его письменного оформления на момент начала работы. Но при этом устанавливает жесткие сроки оформления трудового договора в письменной форме: не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. В этом случае датой трудового договора является фактическая дата его оформления, а в тексте договора указывается более ранняя по отношению к дате оформления дата приема на работу (например, работник приступил к работе 4 сентября 2003 г., а трудовой договор с ним был оформлен 6 сентября).

На практике в процессе проведения аудиторских и других видов проверок возникает вопрос о необходимости заключения трудовых договоров в письменной форме с ранее принятыми без письменного оформления трудового договора работниками. Например, работник был принят на работу до вступления в силу нового Трудового кодекса, не настаивал на письменном оформлении своих отношений с работодателем, а кадровик почему-то счел этот момент необязательным, хотя письменная форма трудового договора существует с 1992 г. В результате на сегодняшний момент возникла проблема: как заключить и оформить трудовой договор с работниками, принятыми на работу несколько лет назад?

Договор гражданско-правового характера — соглашение, которое заключается в рамках гражданского законодательства. С его помощью оформляют исполнителя (подрядчика) вне штата. В документе прописываются взаимные права и обязанности. По договору ГПХ могут работать:

  • курьеры;

  • дизайнеры;

  • СММ-менеджеры;

  • юридические консультанты;

  • установщики натяжных потолков и так далее.

Договоры ГПХ бывают двух видов:

Договор ГПХ на оказание услуг

Договор подряда

Результат работы

Результат работы нематериальный — разработка контент-плана, консультация по вопросам банкротства, написание сценария мероприятия.

Работа имеет вещественный результат — установка камина, заливка бетона, уборка территории от мусора.

Особенности оплаты труда

Заказчик указывает ставку за час или стоимость определенного объема работы.

Например, 20 000 рублей за составление контент-плана или 2000 рублей за часовую консультацию антикризисного специалиста.

Устанавливают объем работ и рассчитывают смету (приблизительную или фиксированную). Если затраты определены приблизительно, то к концу работы выставляют уже окончательный счет.

Например, нанимая специалиста по натяжным потолкам можно установить оплату так: 60 000 рублей за установку натяжных потолков к 20:00 вечера.

Строители работают зачастую по приблизительной смете, так как в ходе работы могут возникнуть изменения.

Что делают специалисты по кадровому делопроизводству и чем занимаются?

Обязанности на примере одной из вакансий:

  • Прием, увольнение, оформление приказов;
  • Составление штатного расписания, графика отпусков;
  • Ведение карточек Т-2; трудовых книжек;
  • Составление табелей учета рабочего времени;
  • Ведение зарплатного проекта (открытие зарплатных карточек)
  • Охрана труда;
  • Сдача кадровых отчетов
Читайте также:  Меняем старое жилье на новое: как продать квартиру без рисков

Что входит в обязанности кадровика?

Примерный перечень функций кадровой службы:

  • организация проведения аттестации работников, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, разработка мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий;
  • участие в разработке комплексной оценки работников и результатов их деятельности;
  • подбор, отбор и расстановка кадров совместно с руководителями заинтересованных подразделений на основе оценки их квалификации, деловых и личностных качеств, внесение предложений о назначении работников на соответствующие должности;
  • обеспечение приема молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью или профессией, совместно с руководителями подразделений организации обеспечение их стажировки и проведение работы по их адаптации к основной деятельности;
  • своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством (заключение, перезаключение, продление трудовых контрактов, оформление дополнительных соглашений) и соответствующими организационнораспорядительными документами (положениями, инструкциями, приказами нанимателя);
  • подготовка проектов документов распорядительного характера по кадровым вопросам (переводы, трудовые и социальные отпуска, установление доплат, выплата компенсаций, предоставление гарантий, командирование, работа в выходные и праздничные дни и т.п.);
  • участие в разработке локальных правовых актов;
  • содействие проведению мероприятий воспитательного характера;
  • информирование работников внутри организации об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для размещения объявлений о найме работников;
  • формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; оперативное предоставление необходимой информации пользователям;
  • визирование проектов документов, касающихся персонала;
  • выдача справок о трудовой деятельности, характеристик по запросам соответствующих организаций и работников;
  • прием, заполнение, учет, хранение и выдача трудовых книжек;
  • ведение персонифицированного учета (ПУ-1, ПУ-2);
  • ведение личных дел;
  • представление всех видов статистической отчетности по работе с кадрами;
  • подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям; по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности;
  • обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций в соответствии с законодательством;
  • сообщение о вакансиях в организации, работа с органами по труду, занятости и социальной защите;
  • подготовка документов, необходимых для назначения пенсии работникам организации и их семьям; предоставление этих документов в органы социального обеспечения;
  • организация эффективной системы учета личного состава, обработка поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров;
  • ведение воинского учета в организации;
  • оформление кадровой документации в установленные сроки, по надлежащей форме и обеспечение их сохранности;
  • подготовка материалов, отчетов, справок, докладов, предложений и других документов по кадровым вопросам;
  • контроль за соблюдением трудового законодательства, исполнением решений и распоряжений по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;
  • систематический анализ кадровой работы в организации, разработка предложений по ее улучшению;
  • контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка;
  • изучение движения и причин текучести кадров, их анализ, разработка предложений (мероприятий) по снижению текучести кадров, контроль за их выполнением.

Также зачастую при отсутствии в организации табельщика его обязанности распределяются между руководителями структурных подразделений, кадровой службой и экономической службой.

Основные работы, касающиеся табельного учета, включают в себя:

  • составление (совместно с кадровой службой) графиков отпусков;
  • обеспечение утвержденными графиками работ (сменности) руководителей подразделений;
  • ведение журналов (табелей) учета фактической занятости работников в условиях, дающих право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка №1. Не указывается дата, с которой сотрудник должен приступить к работе.

Если нет конкретной даты, он выходит на работу со дня, следующего за днем вступления договора в законную силу. Это невыгодно, когда стороны договорились на определенный день.

Ошибка №2. Некорректное описание должностных обязанностей.

Если они не соответствуют действительности и работодатель требует от кадровика большего, тот может отказаться, ссылаясь на требования, указанные в договоре.

Ошибка №3. Указание в трудовом договоре системы штрафов.

ТК РФ предусматривает только три вида взыскания за дисциплинарные проступки: замечание, выговор, увольнение. Штрафы являются неправомерными, хотя и устанавливаются на многих предприятиях. Их нельзя указывать в трудовых соглашениях.

Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.

Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.

В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – ​для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.

Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:

  • сведения об используемой системе ЭДО;
  • порядок доступа к ней;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
  • дата введения ЭДО;
  • срок уведомления работников о введении;
  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.


Похожие записи:

Добавить комментарий