Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Умный Приказ о приеме на работу (составляем по образцу)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.
Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.
Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.
Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.
Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.
Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.
С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.
Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.
Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.
Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.
Образец на принятие сотрудника в организацию
№1
Агрохолдинг «Вереск»
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме сотрудника на работу
6 февраля 2021 г., № 12/21К
ПРИКАЗЫВАЮ:
Принять на работу с 01 марта 2021 г. Шепелева Владимира Георгиевича в Сватовский отдел хозяйства агрохолдинга «Вереск» на должность главного агронома, на период с 1.03.2021 г по 1.10.2023 г.
- с окладом (тарифной ставкой) 25000 руб. 00 коп,
- надбавкой 15000 руб. 00 коп,
- с испытательным сроком 2 недели.
Основание: Трудовой договор (контракт) от 25 января 2021 года № 34/21-н
Руководитель организации: подпись/ Поляков Е.Д.
С приказом (распоряжением) ознакомлен подпись/ Шепелев В. Г.
Дата: 7 февраля 2021 г. Печать
№2
ЗАО «Концерн-Сервис»
ПРИКАЗ
«30» августа 2022 г., № 15 л/с
О приеме на работу по трудовому договору
на должность главного бухгалтера
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Назначить Пригожева Кирилла Ивановича на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного с ним трудового договора от 28 августа 2022 г. № 34-н1.
- С целью обеспечения исполнения условий указанного трудового договора главному бухгалтеру в срок до 5 сентября подготовить проект приказа директора об обеспечении реализации главным бухгалтером прав, предоставленных ему трудовым договором, и иных условий надлежащего труда.
Основание: трудовой договор от «28» августа 2022 г. № 34-н1.
Правила заполнения бланка приказа о приеме на работу
Документ заполняется кадровиком и сотрудником юридической службы, подкрепляется подписью директора или заместителя компании и представляется для ознакомления и росписи принимаемому работнику. При оформлении приказа о приеме на работу может использоваться собственная форма организации. Основная его часть должна содержать:
- Распорядительное действие;
- ФИО принимаемого лица;
- Будущую должность;
- Испытательный срок (если такой имеется);
- Название организации, подразделения или отдела;
- Данные об оплате труда;
- Информацию об условиях испытательного срока;
- Порядковый номер соглашения и дату подписания.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Как заполнить приказ о приёме на работу
Давайте рассмотрим образец заполнения приказа о приёме на работу по форме Т-1. В этом случае надо соблюдать указания, установленные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004. Заполнить форму довольно просто, потому что для всех обязательных сведений есть свои отведённые поля.
Сначала, в шапке приказа, прописывают полное фирменное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя. Справа указывают код ОКПО. Далее, в соответствии с внутренней нумерацией кадровых документов, приказу присваивают номер и указывают дату составления.
В строке «Принять на работу» в обязательном порядке указывается, с какой даты принимается сотрудник. По общему правилу, трудовой договор не имеет срока, но если есть основания для заключения срочного договора, тогда заполняют и нижнее поле.
Теперь надо вписать основные данные о работнике, о занимаемой им должности, а также особенности работы (например, основное место работы, разъездной характер и др.). Указываются размер заработной платы и надбавка, если она будет выплачиваться. Остаётся только вписать реквизиты трудового договора, заключённого с работником, и проставить подписи.
На основании подписанного приказа кадровая служба или другое уполномоченное лицо вносят запись в трудовую книжку, оформляют личную карточку работника и открывают его лицевой счёт.
Особенности назначения главного бухгалтера
При назначении нового главного бухгалтера организации всегда производится процедура передачи полномочий от сотрудника, ранее занимавшего эту должность. При этом новый главбух сам определяет тот период, за который он готов принять отчетные документы (по закону бухгалтерские документы должны храниться в архивах предприятия не менее пяти лет). В случаях, когда глубокая детальная проверка документов за пятилетний срок невозможна, особо пристальное внимание следует обратить на отчетность за последние месяцы, а также на те документы, которые понадобятся в ближайшее время.
Таким образом, к моменту ухода с должности предыдущий главный бухгалтер обязан сдать отчетность по налогам и бухгалтерии за последний период.
Если дела принимаются в начале следующего отчетного периода, то он обязан предъявить новому сотруднику всю первичную документацию в полном объеме, бухгалтерские журналы и тетради и готовый баланс оборотных средств за истекший период. То есть новый бухгалтер перед тем, как принять на себя ведение дел, обязан проверить:
- документы первичной отчетности (приходные и расходные ордера, платежные поручения, расчетные ведомости);
- учетные документы по работе с контрольно-кассовой техникой, кассовую книгу;
- книги покупок и продаж;
- журнал регистрации ценных бумаг;
- журнал регистрации доверенностей;
- журнал регистрации счетов-фактур;
- наличие и регистры чековых книжек банковских организаций;
- прочие документы.
По сути дела, передача дел от одного главного бухгалтера другому в чем-то схожа с выездной налоговой проверкой.
Приказ о приеме на работу и унифицированная форма
Согласно закону прием на работу оформляется только приказом работодателя, но требования к этому документу и его бланку законодательством в настоящее время строго не регламентированы. Главное тут – наличие обязательных для этого документа реквизитов и соответствие условиям трудового договора, являющегося основанием приказа.
До 2013 года в этом случае была обязательной для применения унифицированная форма приказа о приеме на работу № Т-1 (Т-1а), утвержденная в числе прочих форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.
Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу.
Если работодатель решает оформлять принятие персонала посредством унифицированной формы Т-1, следует заполнить следующие поля (скачать бесплатно бланк приказа о приеме на работу Т-1 можно в word ниже):
|
Наименование поля бланка Т-1 |
Заполняемая информация |
|
Реквизиты фирмы |
Наименование компании работодателя и ОКПО |
|
№ |
Нумерация разрабатывается каждым работодателем самостоятельно. Номер может включать не только цифры, но и буквы, символы, знаки для удобства учетной деятельности. |
|
Дата составления |
День, когда оформлен приказ. Возможно досрочное оформление. |
|
Принять с |
Дата первого рабочего дня работника, определяется трудовым договором |
|
По |
Ставится дата завершения трудовых отношений, указывается, если договор носит срочный характер.
Если работник принимается на время замещения, то вместо даты в этой поле бланка формы Т-1 пишется событие, при наступлении которого отношения прекращаются. Данное поле формы Т-1 не заполняется, если договор с работником заключен на неопределенный срок. |
|
ФИО |
Сведения о принимаемом работнике на основании предоставленных им документов. |
|
Табельный номер |
Личный персональный номер, присваиваемый работнику при его принятии, номер сохраняется за человеком на протяжении всей его рабочей деятельности. |
|
Подразделение |
Место, где будет работать вновь принятый сотрудник |
|
Должность |
Наименование должности, профессии, согласно штатному расписанию |
|
Условия приема |
Основная или по совместительству |
|
Зарплата |
Указываются составляющие заработной платы работника. Поле заполняется согласно трудовому договору. |
|
Испытание |
Обозначается, если соответствующее условие включено в соглашение трудового типа.
Если в трудовом договоре про испытание ничего не говорится, значится данный срок не установлен и поле не заполняется. |
|
Основание |
Реквизиты трудового соглашение с трудящимся. Заявительная бумага от него о приеме на работу не обязательна. |
|
Подпись утверждающая |
Утверждает заполненный образец приказа Т-1 руководитель организации |
|
Подпись ознакомительная |
После утверждения руководителем документ передается принимаемому на работу сотруднику для ознакомления и подписания |
По какой форме составляется приказ о приеме на работу?
Приказ (распоряжение) о приеме на работу составляется по унифицированной форме Т-1, принятой Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1. Иные правила ведения закреплены в ст. 68 Трудового кодекса РФ.
Типовой бланк немного различается в зависимости от числа сотрудников, принимаемых на работу в организацию. При заключении индивидуального трудового договора имеет место форма Т-1. Для оформления группы работников заполняется форма Т-1а.
Не обязательно применять типовые бланки, принять человека можно и по распоряжению, оформленному в свободном виде.
Ниже представлены образцы оформления приказов как в свободном, так и в типовом виде.
После того, как приказ будет подписан руководителем предприятия, он направляется под подпись трудоустроенному работнику.
Форма приказа о приеме на работу
Как уже упоминалось, Госкомстатом утверждены следующие формы этого документа:
Т-1 — содержит распоряжение о трудоустройстве одного работника;
Т-1а — содержит распоряжение об одновременном принятии на работу нескольких специалистов.
На практике использование второй не рекомендуется ввиду возможности наличия конфликтов о разглашения персональных данных.
В них должны фиксироваться конкретные условия трудоустройства при разных случаях (при наличии испытания на срок, без него, при временном или постоянном принятии на работу, при замещении и т.д.).
С 2013 года, вследствие изменений в законодательной базе, регламентирующей бухгалтерский учет, субъектам предпринимательской деятельности разрешено издание приказа в самостоятельно разработанной форме, которая, впрочем, должна содержать все реквизиты унифицированных бланков. Допускается также внесение в них корректировок и дополнений с утверждением их в составе учетной политики.
В произвольной или скорректированной форме приказа должны содержаться:
- наименование документа;
- личные данные трудоустраиваемого;
- его должность и название структурного подразделения;
- зафиксированная заработная плата;
- при наличии – срок и нюансы испытательного срока;
- номер и дата подписания трудового контракта.
При выборе между произвольной и стандартизированной формой приказа большинством работодателей предпочтение отдается второй. Это объясняется тем, что она требует меньше времени на заполнение, удобна и универсальна.
В случае перемещения штатной единицы из одного структурного подразделения организации в другое либо его переезда вместе с компанией-работодателем в другое место применяется форма Т-5. Основанием для составления служит оформленное в письменном виде согласие сотрудника на подобные манипуляции.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Приказ должен быть подготовлен, подписан и доведен до сведения работника под подпись в течение трех дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей. Фактически оформление этого документа представляет собой перенос сведений из трудового договора в поля унифицированной формы Т-1. Рассмотрим, как заполнить приказ о приеме на работу (образец 2020 года) по шагам.
Кого необходимо ознакомить с приказом о приеме на работу
Помимо сотрудника принятого на работу, с приказом рекомендуется ознакомить и других работников, для которых принятие нового сотрудника имеет значение. Данный порядок не регламентируется законодательством, но многие компании придерживаются установленных ими правил в отношении этой процедуры.
Однозначно, с приказом требуется ознакомить непосредственного руководителя нового работника. Ему предстоит познакомить новичка с его коллегами, показать рабочее место и дать первые наставления и распоряжения. Так как прохождение инструктажа по технике безопасности является обязательным мероприятием при приеме на работу, то с фактом появления в компании нового работника следует ознакомить специалиста по охране труда. Тем более если сотруднику положены рабочая одежда и обувь и средства гигиены, и их выдача, в компании, зависит именно от него.