Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплата компенсации за использование личного автомобиля: инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с п. 40 ст. 270 НК РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм, установленных Правительством Российской Федерации, не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли.
В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.
Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.
Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.
В состав расходов на автомобиль включается:
- Топливо для заправки
- Сумма амортизации
- Затраты на ремонт и техобслуживание
- Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы
Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.
Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.
Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.
Как документально можно оформить использование личного автомобиля
Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:
| Трудовой договор | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Договор аренды |
| При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017 | Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации | Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать |
Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.
Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме
Вопрос 1
Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?
Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.
Вопрос 2
Как определить размер компенсации за ГСМ?
Сделать это можно несколькими способами.
Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.
Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.
Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.
В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.
Ошибка
Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.
Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.
Налогообложение выплат компенсации
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
| Тип договора | Взимание НДФЛ |
| Соглашение к трудовому договору | С сумм компенсации налог не удерживается |
| Договор аренды | Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом |
| Договор оказания услуг в форме ГПХ |
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать
Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).
Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.
Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:
- Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
- Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
- Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.
Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях
Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:
- Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
- Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
- Видов затрат, оплачиваемых работнику.
Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.
Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.
Какие сведения вносятся в договор?
При назначении компенсации сотруднику за использование личного автомобиля учитываются многочисленные параметры автомобиля. Все сведения относительно назначения компенсации вносятся в трудовой договор. К ним относится:
- точные параметры машины, принадлежащей сотруднику компании;
- порядок эксплуатации авто в рабочих целях;
- основания для владения машины, так как работник может являться не только ее собственником, но и доверенным лицом, а также арендатором;
- срок, в течение которого должностные обязанности будут выполняться с помощью ТС;
- точный размер компенсации;
- другие затраты, связанные с эксплуатацией машины;
- документы, которые должны подготавливаться работником, чтобы он смог подтвердить свои расходы на автомобиль;
- порядок, на основании которого должны перечисляться средства;
- сроки, в течение которых выплачивается компенсация работнику.
Если нарушается хотя бы один пункт договора, то работник может отказаться от использования своей машины в рабочих целях.
Работодатели, привлекающие для работы сотрудников, имеющих собственные транспортные средства, должны знать, как грамотно оформить им компенсацию за использование машины. Для этого грамотно подготавливается соответствующая документация. Процедура назначения компенсации предполагает выполнение следующих действий:
- при трудоустройстве гражданина необходимо, чтобы в трудовой договор была внесена информация о необходимости перечисления компенсации, так как новый сотрудник будет пользоваться своей машиной для выполнения заданий руководителя;
- передается правоустанавливающая документация на автомобиль работодателю, причем сюда относится не только свидетельство о регистрации, но и ПТС, а если гражданин является доверенным лицом, то дополнительно передается копия доверенности, на основании которой он пользуется машиной;
- далее оговариваются все условия сотрудничества, которые должны быть выгодными для обоих участников трудовых отношений;
- если давно трудоустроенный работник покупает машину, которой начинает пользоваться в служебных целях, то формируется дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору;
- если передается машина для использования другими должностными лицами компании, то составляется акт приема-передачи автомобиля;
- ежемесячно или еженедельно работником компании составляется отчет, в котором указываются все траты на автомобиль, используемый в рабочих целях;
- к этому отчету прикладываются многочисленные платежные документы, подтверждающие траты и представленные разными чеками, накладными или другими аналогичными бумагами.
Управлять автомобилем может непосредственный собственник или другие работники компании, назначаемые ответственными лицами приказом работодателя.
Можно ли взять авто в аренду?
Не облагается компенсация за использование личного автомобиля НДФЛ, но она используется для уменьшения налога на прибыль только при условии, что ее размер не превышает установленные в законодательстве нормы. Но нередко требуется перечислять владельцу авто сумму, которая превышает данную норму. Чтобы предотвратить необходимость уплачивать значительный налог, руководитель компании может принять решение о составлении с работником арендного договора.
При формировании данного документа учитывается, будет ли арендован автомобиль с экипажем или нет. Дополнительно в этом соглашении прописываются сведения о том, по каким правилам будет осуществляться обслуживание машины.
Такой договор составляется только в письменном виде, но не требует нотариального заверения или государственной регистрации. В качестве предмета договоренности выступает непосредственный автомобиль, поэтому в текст вносятся сведения о его регистрационных номерах, а также переписываются данные из ПТС и свидетельства о регистрации.
Если работник компании пользуется машиной на основании доверенности, то при составлении арендного договора придется привлекать непосредственного владельца имущества. Если арендуется авто без экипажа, то дополнительно к нему прикладывается действующий полис ОСАГО.
Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?
В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).
Расчет компенсации за использование автомобиля
Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036 ). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
- не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
- более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.
Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.
Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.
Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника?
Ответ: да, можно.
За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.
НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.
Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.
Образец служебной записки на компенсацию затрат
Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.
ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:
- сведения о работодателе;
- информация о работнике;
- краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
- количество служебных поездок за последний месяц;
- значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
- сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
- сумма к выплате;
- дата составления заявления;
- собственноручная подпись заявителя.
Основание для компенсации личного авто
Основные условия оплаты за пользование легковыми автомобилями в сфере труда регулируются законом, поэтому необходимо учитывать эти основания оплаты:
- приказ управляющего директора о размере вознаграждения на основании прилагаемых документов
- Оплата работнику при выполнении служебных обязанностей в связи с командировками в соответствии с должностными инструкциями.
- размер компенсации в соответствии с законом
- Оплата производится один раз в месяц.
- Если работник не пользуется личным транспортным средством, вознаграждение не выплачивается.
Использование работником имущества работника в виде автомобиля для выполнения работ, таких как износ, ремонт, парковка, бензин, должно быть документально подтверждено. Вы можете использовать такие опции:
- Вознаграждение в соответствии с ТК РФ
- договор аренды
- бесплатная регистрация
Во всех случаях существуют преимущества и недостатки как для работника, так и для работодателя.