Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда сдавать отчет по среднесписочной численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Кого нужно учитывать или не учитывать при расчете среднесписочной численности
Чем больше штат сотрудников и сложнее организована кадровая работа, тем более сложным может оказаться расчет среднесписочной численности. Когда нет текучки, все оформлены по трудовому договору, данные фактически не меняются от месяца к месяцу, а то и от года к году. Если на компанию работают удаленные сотрудники, совместители, привлекаются люди на замещение болеющих или отсутствующих по другим причинам работников, временно назначаются исполняющие обязанности, при этом заключаются разные формы договоров, определить среднесписочную численность работников бывает сложно. Правильно посчитать работников поможет таблица:
| Среднесписочная численность работников учитывает | Среднесписочная численность работников не учитывает |
|---|---|
| учредителя или участника общества, официально оформленного и получающего зарплату; всех официально трудоустроенных в течение отчетного периода, независимо от количества отработанных дней; командированных и отпускников; сотрудников на больничном, в декрете; тех, у кого рабочая неделя менее 15 часов или работающих на дому по трудовому договору; находящихся в учебном отпуске, студентов на балансе, практикантов; находящихся на испытательном сроке; работающих пенсионеров; работников по нарядам или вахтам, временных работников или исполняющих обязанности. |
собственников, не получающих зарплату; внешних совместителей; работников по договору ГПХ; сотрудников, проходящих обучение с отрывом от производства и получающих стипендию от предприятия. |
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Для чего необходимо высчитывать среднесписочную численность сотрудников
Для прямой отчетности:
- для отчета РСВ (расчета страховых взносов), предназначенного для сдачи в ФНС, показатель отражается на титульном листе расчета по страховым взносам в поле «Среднесписочная численность». РСВ подается ежеквартально до 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. За девять месяцев 2022 года отчет нужно сдать не позже 31 октября.
- для титульного листа отчета 4-ФСС, предназначенного для сдачи в фонд социального страхования, 4-ФСС тоже подают по итогам каждого отчетного периода В бумажном виде отчет нужно сдать до 20 числа, в электронном виде до 25 числа;
- для отчетности в Росстат, по форме № П-4, которая подается ежемесячно юридическими лицами (кроме МСП).
Для получения льгот, налоговых преференций, уточнения форм и сроков отчетности:
- для определения способа передачи отчетных данных – в электронном виде или на бумаге. Данные о среднесписочной численности важны, например, при подаче налоговых деклараций – при численности выше 100 сотрудников предприятие обязано передавать данные в электронном виде (согласно 80-й статье НК РФ). Для ряда других отчетов этот показатель является еще ниже – 25 и 10 сотрудников. Например, страхователи, имеющие численность свыше 10 человек обязаны предоставлять 4-ФСС в электронном виде, подписанные цифровой подписью;
- для применения пониженных тарифов страховых взносов. Для примера, в информационных технологических компаниях показатель среднесписочного состава сотрудников должен быть не меньше семи (п. 5 ст. 427 НК РФ);
- для классификации предприятия по масштабу бизнеса. Предприятия, в которых ССЧ не превышает 100 человек относятся к малым, а те, где ССЧ составляет показатель от 100 до 250 человек, относятся к средним (ст. 4 № 209-ФЗ);
- при подтверждении права на льготы по НДС, для освобождения от налога по отдельным операциям (сравнивается среднесписочная численность инвалидов с показателем общей ССЧ в соответствии с требованиями п. 3 ст. 149 НК РФ);
- при определении доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение в соответствии с нормами ст. 288 НК РФ;
- для подтверждения использования спецрежима налогообложения. Например, предприятия на УСН могут использовать этот специальный налоговый режим при определенном показателе численности сотрудников. Ранее применять УСН можно было только если средняя численность работников за налоговый период не превышала 100 человек, с 01.01.2021 г. это показатель был повышен до 130 человек. То есть сейчас компания теряет право на применение УСН с момента превышения средней численности сотрудников в 130 человек (а также с момента превышения уровня доходов в 200 млн руб.)
Когда сдают сведения о численности вновь созданные организации
Вновь созданные (новые) или реорганизованные организации сдают сведения о среднесписочной численности в 2020 году не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.
Например, если компания создана (внесена в единый государственный реестр) 12 февраля 2020 года, сведения о среднесписочной численности работников надо сдать в инспекцию не позднее 20 марта 2020 года.
Что считать датой создания организации? Согласно статье 51 ГК РФ это дата записи об организации в ЕГРЮЛ. Соответственно, срок сдачи среднесписочной численности зависит именно от этой даты.
Таким образом, в первый год работы новые и реорганизованные компании должны предоставить сведения дважды: сразу после создания (реорганизации) и еще раз по итогам года.
Обратите внимание!
Вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели не сдают расчет по численности работников.
Как сдавать сведения о среднесписочной численности
Форма, по которой подаются сведения по численности персонала организации – это форма №ММ-3 25/174@, утвержденная приказом ФНС РФ от 29.03.2007г. Представляются сведения в ту ИФНС, где организация или ИП стоит на учете. Если в организации есть обособленные подразделения, то отдельно отчитываться они не должны. Сведения в налоговую представляет головная организация по всем сотрудникам, включая обособленные подразделения.
Сдать сведения можно как в бумажном, так и в электронном виде. На бумаге сведения подаются лично в ИФНС, либо отправляются по почте. Сдавать таким образом сведения могут только те организации, численность персонала которых не превышает 200 человек. Для тех организаций, численность которых более 200 человек обязаны представлять сведения только в электронном виде.
Сведения о среднесписочной численности работников учреждения представляются:
- в налоговые органы. Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются организацией в налоговый орган не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором она была создана (реорганизована). Указанные сведения представляются по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, в налоговый орган по месту нахождения организации (по месту жительства индивидуального предпринимателя). В настоящее время форма сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год утверждена Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@.
К сведению! Непредставление в налоговый орган сведений о среднесписочной численности работников в установленный срок признается налоговым правонарушением и влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- в органы статистики. В силу п. 1 Указаний N 435 форму федерального статистического наблюдения П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» представляют все юридические лица, в том числе некоммерческие организации, всех видов экономической деятельности и форм собственности. Указанные сведения подаются при условии, что средняя численность работников по итогам деятельности за предшествующий год превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера).
Как отчитываются о среднесписочной численности ИП с работниками в 2021 году
Для оформления отчета за 2021 год предпринимателю необходимо внести в него свои данные — фамилию, имя, отчество и ИНН. Знакоместа в графе «КПП» должны быть прочеркнуты, они заполняются лишь организациями.
Дата, на которую рассчитываются данные по итогам 2021 года, — это 1 января 2021 года.
Отчет заполняется единственным показателем, рассчитанным по приведенному выше алгоритму, — среднесписочной численностью.
Заполнить форму можно вручную, используя ручку черного или синего цвета, либо на компьютере и затем распечатать.
Заверять или не заверять отчет печатью, предприниматель решает самостоятельно — для данного документа она необязательна. Об этом высказался Минфин в письме от 30.08.2021 № 03-01-10/61983.
Сведения предприниматель направляет в инспекцию по месту своего жительства.
Как определяет среднесписочную численность работников ИП без сотрудников, расскажем в следующем разделе.
Срок сдачи среднесписочной численности
Сведения о среднесписочной численности за предыдущий календарный год подается в налоговый орган до 20 января.Если этот день выпадает на выходной, то значит крайний срок для сдачи отчета переносится на ближайший рабочий день.
Если организации зарегистрировались в 2018 году, то за этот год они должны отчитаться дважды. Первый раз в месяце, следующим за месяцем регистрации (также до 20 числа), а второй раз – уже по завершению года – до 20 января. Если компания прошла реорганизацию, для них действует такое же правило.
Рассмотрим на примере:
Пример 1. ООО «Компания» зарегистрировалась в качестве юридического лица в августе 2018 года. Первый раз сведения ООО должно подать до 20 сентября 2018 года, по состоянию на 1 сентября 2018 года. А второй раз сведения нужно подать уже по итогам года, до 20 января 2023 года, по состоянию на 1 января 2023 года.
Пример 2: ООО «Организация» зарегистрировалась в январе 2023 года. За 2023 год сведения нужно будет предоставить также дважды. Первый раз – до 20 февраля 2023 года, по состоянию на 1 февраля. Второй раз — в 2023 году, вместе с другими организациями в срок до 20 января. То есть в январе 2023 года ООО «Организация» сведения не подает.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Вправе ли налоговая заблокировать счет компании или предпринимателя в случае несвоевременной сдачи отчета о среднесписочной численности.
Ответ: Такое наказание распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени и штрафа. Что касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление блокировать расчетный счет налоговая не вправе.
Вопрос: Кого включают в среднесписочную численность?
Ответ: При расчете среднесписочной обязательно учитывают следующих работников:
- которые находятся в командировке или на больничном;
- трудится удаленно;
- находится в отпуске (ежегодном, дополнительном);
- у которых в день расчета выходной;
- находится в отгуле;
- с прогулами.
Не должны учитываться: внешние совместители, сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору, работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением), работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Для чего необходимо высчитывать среднесписочную численность сотрудников
Для прямой отчетности:
- для отчета РСВ (расчета страховых взносов), предназначенного для сдачи в ФНС, показатель отражается на титульном листе расчета по страховым взносам в поле «Среднесписочная численность». РСВ подается ежеквартально до 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. За девять месяцев 2022 года отчет нужно сдать не позже 31 октября.
- для титульного листа отчета 4-ФСС, предназначенного для сдачи в фонд социального страхования, 4-ФСС тоже подают по итогам каждого отчетного периода В бумажном виде отчет нужно сдать до 20 числа, в электронном виде до 25 числа;
- для отчетности в Росстат, по форме № П-4, которая подается ежемесячно юридическими лицами (кроме МСП).
Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных документах организации (уставе), и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.
Заполненные формы предоставляются юридическим лицом в территориальные органы Росстата по месту нахождения соответствующего обособленного подразделения (по обособленному подразделению) и по месту нахождения юридического лица (без обособленных подразделений) в установленные сроки. В случае, когда юридическое лицо (его обособленное подразделение) не осуществляет деятельность по месту своего нахождения, форма предоставляется по месту фактического осуществления ими деятельности.
В том случае, если по каким-либо причинам сведения предоставить не удалось, то считается, что было совершено налоговое правонарушение, выразившееся в непредставлении налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, за которое установлена ответственность в виде штрафа в размере 200 рублей за каждый не представленный документ (ст. 126 НК РФ), в тоже время к административной ответственности могут быть привлечены и должностные лица организации, что выражается в наложении штрафа согласно ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ в размере от 300 до 500 руб.
Сведения о среднесписочной численности работников предоставляются не только в налоговые органы, но и в органы статистики. Обращаем ваше внимание, что ПриказФедеральной службы государственной статистики от 24.10.2011г. N 435″Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», N П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», N П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», NП-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», N П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации», который устанавливал формы для сдачи отчетности, а также порядок ее предоставления, Приказом Росстата от 28.10.2013г. N 428 признан утратившим силу с 01 января 2014г. Этим же приказом (Приказ Федеральной службы государственной статистики от 28 октября 2013г. N 428″Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», N П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», N П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», N П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», N П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации») утверждены указания по заполнению форм федерального статистического наблюдения.
Отметим, что общий порядок заполнения форм не изменился.
Форму федерального статистического наблюдения N П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» предоставляют все юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, а также некоммерческие организации всех видов экономической деятельности и форм собственности (кроме субъектов малого предпринимательства).
За нарушение должностным лицом, ответственным за представление статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, порядка ее представления, а равно представление недостоверной статистической информации установлена административная ответственность в виде штрафа в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей (ст. 13.19 КоАП РФ).
Возвращаясь к порядку предоставления сведений о среднесписочной численности работников, скажем, что срок подачи отчета до 20 января текущего года установлен для организаций, которые работают уже некоторое время, если же организация вновь создана или возникла в результате реорганизации, то срок для подачи сведений установлен не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем, в котором она была создана (реорганизована). Приказ ФНС от 29.03.2007 N ММ-3-25/174 содержит примечание, о том что для вновь созданных организаций среднесписочная численность отражается по состоянию на первое число месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана, но какие-либо иные официальные комментарии, подробно поясняющие порядок определения своей численности вновь созданными организациями на настоящее время отсутствуют.
Установление срока подачи сведений таким образом объясняется тем, что данная информация необходима для предоставления организациям налоговых льгот или возможности применения ими пониженных тарифов страховых взносов во внебюджетные фонды. Что же зависит от количества работников той или иной организации?
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.