Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переплатили зарплату сотруднику – что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если переплата НДФЛ произошла не по причине излишнего удержания налога с доходов сотрудника, а, скажем, из-за сбоя в компьютерной программе или ошибки в платежке, то возврат НДФЛ в таких случаях будет иметь свои особенности.
Возврат переплаченного НДФЛ работнику
Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам обо всех случаях излишнего удержания НДФЛ. Такое сообщение направляется работнику в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога.
НК РФ не определяет форму и способ сообщения работнику о факте излишнего удержания налога и его сумме. Работодатель вправе сообщать работнику о факте излишнего удержания НДФЛ в любой форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения. В частности, сообщить об излишнем удержании разрешается путем направления уведомления по почте или электронного сообщения. Направлять сотруднику справку по форме 2-НДФЛ с указанием излишне уплаченного налога не требуется (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Далее, чтобы вернуть работнику излишне удержанный и уплаченный с его доходов НДФЛ, с работника потребуется получить заявление о возврате налоговой переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК РФ). Обратиться с таким заявлением к работодателю сотруднику разрешается в течение 3 лет с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ). Никакой специальной формы для такого заявления в настоящее время также не предусмотрено. Заявление представляется сотрудниками в произвольной письменной форме, где указывается период, в котором произошла переплата, сумма налога, подлежащая возврату, а также реквизиты счета, на который должны быть перечислены деньги.
Излишне удержанный НДФЛ в таком случае возвращается работодателем в течение 3 месяцев со дня получения заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат осуществляется за счет сумм этого налога, подлежащих уплате в счет предстоящих платежей, как по самому этому сотруднику, так и по другим работникам, с доходов которых работодатель удерживает НДФЛ. Иными словами, для возврата излишне удержанной суммы налога работодатель уменьшает предстоящие платежи по НДФЛ, исчисляемого как по самому плательщику, так и по другим работникам организации. Возврат НДФЛ производится строго в безналичной форме.
О возврате сотруднику переплаты по НДФЛ работодатель налоговую инспекцию не информирует. Налоговики самостоятельно об этом узнают при получении от работодателя расчета по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@).
Если работодатель нарушит 3-месячный срок для возврата налога, НДФЛ возвращается сотруднику с уже начисленными на него процентами по ставке рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.
В ряде случаев работодатель не может в течение 3 месяцев вернуть сотруднику излишне удержанный налог, поскольку сумма к возврату превышает величину НДФЛ, которую можно удержать со всех работников компании за 3 месяца. В этих случаях работодатель может вернуть такой НДФЛ из бюджета, выплатив работнику налог за счет собственных средств. При этом повторное заявление самого сотрудника о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.
Возврат сотруднику переплаченного НДФЛ
Работодатели должна оповещать своих сотрудников обо всех ситуациях, когда НДФЛ был излишне удержан. Это уведомление передается работнику не позже 10 дней с момента выявления факта удержания в излишнем размере.
В налоговом законодательстве не указаны форма и способ оповещения сотрудника об излишне удержанном НДФЛ и его величине. Работодатель может сообщать работнику об этом в любой форме, но нужно предварительно согласовать с сотрудником порядок направления такого сообщения. К примеру, сообщить об излишнем удержании НДФЛ можно через отправку бумажного уведомления по почте или в виде электронного сообщения. При этом не нужно направлять работнику справку 2-НДФЛ с отражением излишне удержанного и уплаченного налога (Письмо Минфина от 16.05.2011 г. № 03-04-06/6-112).
Дальше для возврата сотруднику этой части налога с него требуется получить письменное заявление о возврате переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК). Сотрудник может подать такое заявление не позже трех лет с даты, когда работодатель заплатил излишне удержанный НДФЛ (п. 7 ст. 78 НК). Для этого заявления нет какой-то специальной формы — его можно написать в произвольном виде с обозначением периода, в котором была переплата НДФЛ, суммы налога к возврату, реквизитов расчетного счета для перевода денег.
Излишне удержанный налог возвращается работодателем не позже трех месяцев с даты поступления заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК). Возврат производится из сумм НДФЛ, которые подлежат уплате в счет будущих перечислений как по этому работнику, так и по другим сотрудникам, с чьих доходов удерживается и перечисляется налог. Получается, что для возврата излишне удержанного НДФЛ работодатель уменьшает будущие перечисления по налогу, рассчитываемому как по самому налогоплательщику, так и по другим сотрудникам компании. Возврат налога осуществляется только в безналичной форме.
Работодателю не нужно извещать ИФНС о возврате сотруднику переплаченного НДФЛ. Налоговая инспекция сама об этом узнает, когда работодатель подаст расчет 6-НДФЛ (Письмо ФНС от 18.07.2016 г. № БС-4-11/12881@).
Если работодатель не соблюдает трехмесячный срок по возврату НДФЛ, налог возвращается работнику с начисленными процентами за задержку — по ставке рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки.
Иногда работодатель не имеет возможности вернуть работнику лишний НДФЛ в срок три месяца, поскольку сумма к возврату больше величины НДФЛ, которую можно удержать со всех сотрудников организации за этот период. В такой ситуации работодатель вправе вернуть налог из бюджета, для чего выплачивает сотруднику налог из своих средств. При этом с работника не нужно снова брать заявление о возврате налога.
В данном случае работодатель от своего имени подает в ИФНС заявление на возврат НДФЛ и прикладывает к нему выписку из регистра налогового учета за год переплаты, а также документы, которые подтверждают излишнее удержание и перечисление налога. Заявление и документы передаются в ИФНС в течение 10 дней с даты получения заявления от сотрудника (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК). Налог вернут работодателю на банковский расчетный счет в течение месяца. Если до этого работодатель не перечислит сотруднику переплату по НДФЛ из своего бюджета, он переведет суммы, которые поступили из ИФНС.
Наряду с возвратом НДФЛ через работодателя налоговым законодательством предусмотрен также самостоятельный возврат сотрудником переплаты напрямую через ИФНС. Но это возможно лишь при отсутствии работодателя, к примеру, из-за его ликвидации. В данной ситуации сотрудник имеет право самостоятельно подать в налоговую инспекцию заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ одновременно с подачей налоговой декларации по окончании налогового периода (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК).
Однако если работодатель не отсутствует, то сотрудник не вправе самостоятельно возвращать НДФЛ из налоговой инспекции, а ИФНС не может возвращать излишне удержанный НДФЛ без обращения самого работодателя.
Кроме того, невозможно вернуть налог и через того работодателя, который не удерживал НДФЛ с сотрудника, к примеру, при устройстве на новое место работы. Возврат излишне удержанного НДФЛ производится всегда работодателем, непосредственно удержавшим эту сумму. Иными словами, в налоговом законодательстве отсутствует возможность вернуть переплату по НДФЛ иным налоговым агентом (Письмо Минфина от 06.07.2016 г. № 03-04-10/39533).
Шаг 1. Убедитесь, что в уведомлении о подтверждении налоговым органом права работника на имущественный налоговый вычет правильно указаны все реквизиты вашей организации (наименование, ИНН, КПП), а также фамилия, имя, отчество и паспортные данные вашего работника. Если в данных допущены какие-то ошибки, то попросите работника принести правильное уведомление.
Шаг 2. Перенесите указанную в уведомлении сумму имущественного вычета в налоговую карточку 1-НДФЛ , заведенную на этого работника. Если вы используете стандартную форму 1-НДФЛ, то вам нужно добавить в разд. 3 карточки сотрудника новую строку «Имущественный налоговый вычет» сразу после строки «Стандартные налоговые вычеты».
В уведомлении по отдельным строкам указываются сумма вычета, приходящаяся на стоимость жилья, и сумма вычета, приходящаяся на проценты по целевым займам (кредитам), взятым на приобретение жилья. Если ваш работник принес уведомление, в котором указаны две суммы, то, сложив их, вы получите общую сумму вычета, которую надо перенести в карточку 1-НДФЛ.
Примечание
Если работник только начинает применять имущественный вычет, то в уведомлении может быть указан максимальный размер вычета (без учета процентов по целевым займам (кредитам)) 1 млн руб. или 2 млн руб. — зависит от того, когда возникло право на вычет . А если работник уже заявлял вычет в одном из прошлых годов, то в уведомлении будет указана сумма остатка неиспользованного вычета, перенесенная на 2009 г. В любом случае правильность указанных в уведомлении сумм вы не контролируете.
Не удержали НДФЛ и заметили ошибку в текущем налоговом периоде
По налогу на доходы физических лиц налоговый период составляет один год. Как исправить ситуацию, если, например, в июле 2021 года не удержали НДФЛ, а в сентябре этого же года заметили, при этом сотрудник работает и продолжает получать заработную плату?
Решение: пересчитать НДФЛ за прошедшее время и удержать из будущих доходов сотрудника. При этом необходимо предупредить сотрудника о том, что он получит меньше денег, и при необходимости предоставить ему расчёты. Тут компания успевает доначислить и удержать налог в текущем налоговом периоде (до 1 марта 2022 года).
В данном случае (если не удержан с работника НДФЛ в июле, а нашли ошибку в сентябре) необходимо пересчитать налог за квартал и перечислить недостающую сумму до конца квартала. Также необходимо исправить форму 6-НДФЛ за этот квартал и 2-НДФЛ по сотруднику. В ФНС надо отправить корректирующий отчёт по форме 6-НДФЛ с указанием номера корректировки и верной суммы.
Что делать если не удержан НДФЛ за несколько месяцев? Бывает и такое. Например, у ИП был бухгалтер, который начислял зарплату и уплачивал налоги. Бухгалтер уволился, а ИП несколько месяцев по незнанию не начислял НДФЛ, а просто платил зарплату. В этом случае, скорее всего, придется удерживать из зарплаты сотрудника несколько раз, так как по закону нельзя забирать у работника более 50 % дохода.
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ
Случается так, что бухгалтер предприятия обнаруживает излишне удержанные суммы налога на доход физических лиц. Предлагаем разобраться, как вернуть излишне удержанный НДФЛ, кому и в какой срок сообщить об имевшей место переплате, как грамотно вернуть деньги сотруднику.
В том случае, если бухгалтер предприятия обнаружит, что имело место излишнее удержание НДФЛ у работников фирмы, он обязан сообщить сотрудникам об этом нарушении в течение 10 рабочих дней с даты его обнаружения (ст. 231 НК РФ).
После того, как трудящиеся получат информацию об излишнем удержании налога (в виде извещения о факте удержания), руководство фирмы не должно совершать каких-либо дополнительных действий.
С этого момента сотрудник должен проявить инициативу и написать заявление на имя своего налогового агента (работодателя), чтобы тот вернул ему излишне удержанные суммы НДФЛ.
Важно! Несмотря на то, что НК РФ не содержит предписаний на счет срока написания сотрудником заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ, обратиться к налоговому агенту с требованием о возврате средств следует в течение 3 лет с момента получения сведений об излишне удержанном налоге (именно таков общий срок возврата налога, согласно ст. 78 НК РФ).
статью ⇒ “Кто является налоговым агентом по НДФЛ, его обязанности“.
Базовые правила зачета / возврата переплаты
В 2021 году действуют следующие правила зачета / возврата излишне уплаченных сумм в бюджет:
1. Переплату нельзя вернуть, если есть задолженность перед бюджетом.
Получив заявление от налогоплательщика контролеры сначала проверят состояние расчетов с бюджетом. Если у налогоплательщика есть недоимки, набежали пени, висят неоплаченные штрафы, то эти долги погасят за счет переплаты. Если после погашения всех обязательств деньги еще остались — их вернут на расчетный счет заявителя.
2. Зачет нельзя провести при наличии долгов перед казной.
Работает та же схема. Нельзя зачесть излишек в счет будущих платежей, если есть долги перед бюджетом Сначала налоговики погасят все недоимки, а уже потом зачтут остаток средств (при его наличии) в счет будущих платежей.
3. Переплату можно зачесть в счет налога любого уровня.
Например: направить переплату по федеральному налогу в счет будущих платежей по региональному налогу.
Важно: это правило заработало с 01.10.2020, но его можно применить к переплатам, которые образовались до этой даты.
4. Зачет переплаты не работает между разными видами страховых взносов.
Например: нельзя излишек по взносам на медстрахование направить в счет будущих платежей по пенсионному страхованию.
5. Можно вернуть переплату по взносам на пенсионное страхование, даже если ПФР уже разнес суммы по лицевым счетам физлиц.
Возврат не проведут только в том случае, если физлицу, на лицевой счет которого была распределена переплата, уже назначена пенсия.
6. Для возврата или зачета переплаты по НДФЛ действует особый порядок.
Свободно распоряжаться переплатой по НДФЛ работодатель не вправе. Ведь это не его деньги, а деньги физлиц, с которых ошибочно был удержан налог в большей сумме. Поэтому при излишнем удержании налога корректировать ошибки нужно внутри предприятия. То есть в следующем месяце перечислить в бюджет меньше налога, а физлицам вернуть на личные счета излишне удержанные суммы.
Если же организация (ИП) по ошибке перечислила в бюджет собственные средства (то есть перевела деньги до того, как удержала их с дохода работников), то эту сумму можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей. Но только не в счет НДФЛ. Так как денежный излишек не удержан с дохода физлиц, а принадлежит налоговому агенту.
7. Нельзя произвести зачет или возврат переплаты, если истек срок исковой давности.
Срок для зачета или возврата переплаты — три года со дня уплаты налога. Если этот срок истек, то в ответ на обращение налогоплательщика инспекторы вынесут решение об отказе.
Однако можно попытаться оспорить это решение в суде. Дело в том, что по ГК РФ срок исковой давности начинает течь с даты, когда налогоплательщик узнал о переплате.
Например: сумму налога по УСН можно признать излишне уплаченной только с даты подачи декларации за год. А дата внесения авансовых платежей не является датой возникновения переплаты по упрощенному налогу. Поэтому, если с даты подачи декларации три года еще не прошли, есть шанс отстоять свои интересы в суде.
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Ситуации, когда налоговым агентом был удержан излишний налог, могут быть самыми разными. Например, работник принёс заявление на имущественный вычет или вычет за ребёнка не в начале года, или же есть вина бухгалтера, или поменялся закон. Все подобные ситуации можно разбить на 2 типа:
- Переплата произошла за счёт работника, то есть с его зарплаты был удержан лишний НДФЛ
- Произошла ошибка в заполнении формы и переплата получилась за счёт средств организации
Сообщение работнику о переплате
Бухгалтер должен сообщить работнику об излишнем удержании налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Сделать это можно разными способами:
— направить письменное уведомление (образец 2 приведен на с. 49);
— дополнить бухгалтерскую справку строкой об ознакомлении работника с фактом выявления излишнего удержания НДФЛ.
Работник распишется в уведомлении или в справке. Его подпись будет означать, что он ознакомлен. Если работник уже уволился, сообщение можно отправить по почте с уведомлением о вручении.
По мнению специалистов главного финансового ведомства лучше предварительно согласовать с налогоплательщиком порядок направления указанного сообщения (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).
Итак, правильно оформленное заявление получено. Теперь надо перечислить работнику деньги. На это НК РФ отводит работодателю целых три месяца, указывая при этом, что деньги можно взять из текущих платежей по НДФЛ. Причем, не обязательно у этого конкретного сотрудника — средства для возврата можно взять из общей суммы НДФЛ, удержанного данным налоговым агентом. Это позволяет произвести возврат как в ситуациях, когда работнику выплат в ближайшие месяцы не будет, так и в случаях, когда сумма НДФЛ, подлежащая удержанию у работника, меньше возвращаемой.
Еще один важный для бухгалтера момент: при таком варианте возврата налога уведомлять о произведенной операции налоговую инспекцию не нужно (см. письмо Минфина России от 18.10.13 № 03-04-06/43608; «Налоговые агенты не обязаны сообщать налоговикам о возврате физлицам излишне удержанного НДФЛ»). Таким образом, алгоритм возврата прост: излишне удержанная сумма налога изымается из очередного платежа в бюджет и перечисляется на счет, указанный в заявлении работника. Понятно, что всю документацию по этой операции нужно подшить и хранить на случай возникновения претензий у налоговиков.
Рассмотренный вариант подходит к большинству ситуаций, однако на практике, как говорится, возможны варианты. Так, у небольших организаций может быть ситуация, когда налога к уплате в бюджет нет. В таком случае Налоговый кодекс предусматривает механизм возврата НДФЛ из бюджета на счет налогового агента для выплаты его сотруднику. Такой возврат проводится в порядке статьи 78 НК РФ, то есть так же, как и возврат любого другого налога — по заявлению налогового агента. К этому заявлению НК РФ требует приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет. Отдельно заметим, что в описанном случае НК РФ допускает возможность компенсации излишне удержанной суммы за счет средств агента и уже последующее получение агентом этой суммы из бюджета. То есть, несмотря на то, что НК РФ отводит на возврат денег работнику три месяца (и возврат НДФЛ из бюджета в порядке ст. 78 НК РФ в эти сроки должен уложиться), работодатель может пойти навстречу сотруднику и выплатить ему деньги раньше, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета.
Каким образом можно вернуть излишне удержанный НДФЛ
Подобные разъяснения указываются в письме Министерства финансов №03-04-06/7028, опубликованном 07.03.13. Заявление о возврате налога со стороны физического лица должно быть подано на протяжении трех лет с момента удержания указанной суммы, что прописано в пункте 7 статьи 78 Налогового кодекса. При этом стоит отметить тот факт, что право на обращение за возвратом налога никоим образом не может зависеть от наличия каких-либо трудовых отношений между гражданином и компанией к моменту подачи заявления.
Таким образом, подать заявление на возврат можно и после увольнения, но сделать это нужно до истечения того срока, который предусматривается для возврата в соответствии с действующим законодательством.
Если переплата будет обнаружена компанией, то в соответствии с пунктом 6 статьи 6.1 Налогового кодекса она должна подать соответствующее уведомление налогоплательщику на протяжении десяти рабочих дней, причем действующее законодательство не устанавливает, каким именно образом должно быть направлено это сообщение.
Порядок возврата переплаты ндфл, возникшей по другим причинам.
Согласно п. 1 и 2 ст. 78 НК РФ зачет сумм излишне уплаченных федеральных налогов и сборов, региональных и местных налогов производится по соответствующим видам налогов и сборов, а также по начисленным пеням. Зачет или возврат суммы излишне уплаченного налога осуществляется налоговым органом по месту учета налогоплательщика. Пунктом 5 ст. 78 НК РФ предусмотрено, что зачет суммы излишне уплаченного НДФЛ в счет погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и (или) штрафам, подлежащим уплате или взысканию в случаях, предусмотренных НК РФ, производится налоговыми органами самостоятельно. В силу п. 14 ст. 78 НК РФ правила, установленные данной статьей, распространяются на налоговых агентов, плательщиков сборов и ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков. Сотрудники налогового ведомства, как уже было сказано, считают, что перечисление в бюджет суммы, превышающей величину фактически удержанного из доходов физических лиц НДФЛ, не является уплатой налога. Данная сумма рассматривается ими как денежные средства, ошибочно перечисленные в бюджет. В связи с этим контролеры могут вернуть налог налоговому агенту в порядке, установленном ст. 78 НК РФ, при условии что у такого налогового агента не должно быть задолженности по иным федеральным налогам. В этом случае налоговый агент вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджетную систему РФ. Отметим, что факт ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ, как и факт излишнего удержания и перечисления налога, подтверждается на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов согласно абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ.
Как вернуть излишне удержанный налог
В том случае, если работодатель по ошибке удержал из заработка больше налога или не учел право на социальный или имущественный НВ, даже если сотрудник уже обратился к нему в установленном порядке за ним, он должен будет вернуть эту сумму на расчетный счет сотруднику. Для возврата части излишне удержанной зарплаты сотрудник подает работодателю заявление, как указано в абз. 4 п. 2 ст. 219 и абз. 6 п. 8 ст. 220 НК.
Примерный текст заявления по возврату излишне удержанного на предприятии НДФЛ:
«В соответствии с п. 1 ст. 231 Налогового кодекса прошу осуществить возврат излишне удержанного из моей зарплаты подоходного налога за июль — декабрь 2019 года в размере 21 060 руб.
Эту сумму прошу перечислить на мой расчетный счет со следующими реквизитами…»
После подачи сотрудником заявления работодатель должен будет осуществить возврат излишне удержанного налога в течение 3 месяцев. Если же по какой-то причине работодатель допустил задержку в возврате подоходного налога, то на сумму образовавшегося долга начисляются проценты, рассчитанные исходя из ставки рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК).
Излишне начислен налог может быть по тем же причинам, что и недоначислен.
Общий порядок возврата и зачета излишне уплаченных и взысканных сумм налогов установлен статьями 78 и 79 НК РФ. Новой редакцией пункта 1 статьи 231 НК РФ (вступила в силу с 01.01.2011) уточнены правила возврата НДФЛ физическому лицу, с которого налоговый агент по какой-либо причине излишне удержал налог.
Если причина излишне удержанного налога в изменившемся состоянии вычетов или доходов, то с начала текущего года налоговый агент обязан сообщать физлицу, у которого он ранее излишне удержал налог, о каждом таком факте в течение 10 рабочих дней со дня, когда это стало известно агенту. При этом указывается излишне удержанная сумма НДФЛ. Форма сообщения не регламентирована и может быть произвольной.
Излишне удержанная сумма налога подлежит возврату на основании письменного заявления налогоплательщика (абз. 1 ст. 231 НК РФ). Поэтому рекомендуем налоговым агентам (работодателям) в сообщение включить фразу о необходимости написания такого заявления. Также следует указать, что возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога возможен только в безналичной форме. Поэтому в заявлении налогоплательщика должен быть указан счет в банке, на который следует перечислить причитающиеся ему денежные средства.
Сообщение можно передать налогоплательщику или направить по почте.
Появившееся в прошлом году в НК РФ требование о своевременном информировании налогоплательщика об имеющейся переплате налога не сопровождается регламентом фиксирования факта обнаружения излишнего удержания НДФЛ из доходов налогоплательщика. Не предусмотрена и ответственность налогового агента за неинформирование налогоплательщика.
Получив от налогоплательщика заявление на возврат излишне удержанной суммы НДФЛ, работодатель решает, за счет каких средств она будет возвращаться. Возврат возможен за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по данному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых агент производит удержание налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Каким способом осуществить возврат, выбирается исходя из размера возвращаемого налога и установленного срока для его возврата. Налог агент должен вернуть налогоплательщику в течение трех месяцев со дня получения им соответствующего заявления налогоплательщика. Налоговому агенту с начала текущего года законодательно предоставлено право осуществлять возврат излишне уплаченного налога за счет собственных средств, не дожидаясь получения денежных средств от налогового органа (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ). Однако Минфин России неоднократно напоминал (письма Минфина России от 11.05.2010 № 03-04-06/9-94, от 25.08.2009 № 03-04-06-01/222),что производить возврат НДФЛ нужно только за счет сумм налога, удержанных с выплат данного физлица.
Для того, чтобы осуществить возврат НДФЛ в «1С:Предприятии 8», нужно ввести в базу документ Возврат НДФЛ: Рабочий стол программы «1С:ЗУП 8» -> закладка Налоги и взносы -> Возврат НДФЛ (рис. 1).
Рис. 1
На основании проведенного документа следует произвести перечисление денег: Меню Действие -> На основании -> Зарплата к выплате (рис. 2).
Рис. 2
Но, обратите внимание, — ответственности за неинформирование об излишне удержанном налоге нет. К тому же и проинформированный сотрудник не обязан настаивать на возврате НДФЛ. Т. е. если сотрудник продолжает работать и заявления на возврат налога не предоставлял, то при очередных расчетах НДФЛ в программах «1С:Предприятие 8» автоматически излишне начисленная сумма будет зачитываться при исчислении НДФЛ. В НК РФ нет запрета для продолжения зачета излишне удержанного налога и в следующем налоговом периоде. Например, у сотрудника переплата НДФЛ обнаружилась уже в декабре. Такая ситуация будет в 2011 году у сотрудников, имеющих третьего ребенка или ребенка-инвалида. Напомним, что Федеральным законом от 21.11.2011 № 330-ФЗ увеличены стандартные вычеты по НДФЛ на детей задним числом, т. е. с 1 января 2011 года.
Если сотрудники подадут заявления и предоставят документы о том, что ребенок — инвалид или третий в семье, надо будет занести информацию об этих вычетах с 01.01.2011 (рис. 3). Воспользуйтесь Помощником редактирования вычетов на детей, чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей. Команды вызова Помощника на Рабочем столе программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» -> закладка Налоги -> Редактирование вычетов на детей и в меню Налоги и взносы.
Рис. 3
Если вычет на ребенка инвалида уже был заведен, то его величина изменится автоматически. У этих сотрудников возникнет переплата налога. Сотрудники могут не успеть или не захотеть подать заявление о возврате им НДФЛ. При передаче в ИФНС отчета 2-НДФЛ налоговый агент укажет там сумму переплаты. Налогоплательщик может не обращаться и в ИФНС за возвратом налога. Налоговый агент — организация, может и в 2012 году продолжать зачитывать суммы переплаты при расчете. Такой подход реализован в программах «1С:Предприятие 8».
Статьей 78 НК РФ установлен общий порядок возврата сумм излишне уплаченных налогов. В силу п. 2 названной нормы возврат производится налоговым органом по месту учета налогоплательщика, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом.
Вместе с тем порядок возврата излишне удержанных сумм НДФЛ установлен ст. 231 НК РФ. В соответствии с ним возврат работнику излишне удержанной у него суммы налога должен осуществляться работодателем, а не налоговым органом.
Обратите внимание!Излишне удержанную сумму НДФЛ возвращает налогоплательщику налоговый агент. Возврат налога производится налоговым органом только в случае отсутствия налогового агента. Иных оснований ст. 231 НК РФ не содержит. Разъяснения аналогичного характера представлены в Письмах Минфина России от 27.09.2016 N 03-04-05/56176, от 27.12.2012 N 03-04-06/4-370.
Данный вывод следует также из Определения КС РФ от 17.02.2015 N 262-О (Письмом ФНС России от 17.07.2015 N СА-4-7/12690@ документ направлен нижестоящим налоговым органам для использования в работе). В жалобе гражданин оспаривает конституционность положений ст. 78 и 231 НК РФ. По его мнению, названные нормы Налогового кодекса необоснованно ограничивают право налогоплательщиков на своевременный возврат налога, поскольку не допускают его обращение за возвратом излишне удержанного НДФЛ непосредственно в ИФНС, минуя налогового агента.
Как указал суд, ст. 78 НК РФ установлен порядок зачета или возврата сумм излишне уплаченных налога, сбора, пеней, штрафа, а п. 1 ст. 231 НК РФ — порядок возврата сумм НДФЛ, излишне удержанных налоговым агентом из дохода налогоплательщика. Таким образом, переплата сумм налога, возникшая у налогоплательщика в результате действий налогового агента (с учетом приоритета действия специальных норм над общими), подлежит возврату в особом порядке, установленном п. 1 ст. 231 НК РФ. В остальных же случаях при возврате налога следует руководствоваться общими нормами, а именно ст. 78 НК РФ.